Kto je facility manažér

Ak chceme špecifikovať náplň a funkciu facility manažéra, musíme si najskôr zopakovať, čo je obsahom facility managementu (FM). Európska norma STN EN 15221 Facility management, ktorá je základnou normou v tejto oblasti v rámci celej Európskej únie, uvádza: „Facility management je integrácia činností v rámci organizácie na zabezpečenie a rozvoj dohodnutých služieb, ktoré podporujú a zvyšujú efektivitu vlastnej základnej činnosti.“ Voľná interpretácia znamená, že facility management spoločne riadi všetky činnosti (procesy), ktoré vedenie firmy vníma ako podporné (niekedy by sme mohli povedať – druhoradé). Do tejto oblasti patrí správa budov, ale aj ostatné služby spojené s priestorom a podporou zamestnancov spoločnosti. STN EN 15221 uvádza toto rozdelenie:
1       Priestor a infraštruktúra
1.1    Ubytovacie a priestorové služby
1.2    Pracovisko
1.3    Technická infraštruktúra
1.4.    Upratovanie a čistenie

2       Ľudia a organizácia
2.1    Zdravie, bezpečnosť a ochrana
2.2    Starostlivosť o užívateľov objektov
2.3    ICT (výpočtová a komunikačná technológia)
2.4    Logistika

Facility manažér spoločnosti je zodpovedný za všetky tieto činnosti. Jeho prvoradou úlohou je ich plánovanie, riadenie, kontrolovanie a vyhodnotenie. V tomto príspevku nebudeme rozoberať funkciu externého facility manažéra, zodpovedného za výkon služieb (ide o riadiaceho pracovníka poskytovateľa (vykonávateľa), t. j. outsourcera), ale sústredíme sa na inter­ného facility manažéra, ktorý by mal byť vo vedení každej spoločnosti. Základné rozdelenie právomocí medzi oboma typmi facility manažérov je zrejmé z obr. 1.

Obr.1 Rozdelenie právomocí interného a externého facility manažéra

Interný facility manažér je v prvom rade riadiaci pracovník. Jeho hlavným poslaním je nájsť takú formu facility managementu (podporu spoločnosti), pri ktorej dochádza s akceptovateľnými nákladmi k najkvalitnejšej podpore všetkých zamestnancov spoločnosti, k optimálnemu zabezpečeniu evidencie a chodu nehnuteľností a majetku (vybavenia). V prípade, že sa ako koncepcia FM zvolí forma outsourcingu (zabezpečenie väčšiny služieb externými pracovníkmi), je interný facility manažér zodpovedný za:

• politiku facility managementu,
• strategické vedenie facility managementu,
• nastavenie štandardov a taktických pokynov,
• definíciu jednotlivých procesov a ich foriem merania (KPI),
• výber externých dodávateľov (v spolupráci s úsekom nákupu),
• dohodnutie presných podmienok FM zmlúv a SLA (Service level agreement ) zmlúv (STN EN 15221 – Časť 2),
• finančné plánovanie (vrátane vytvárania návrhov na investičné plány rekonštrukcií a veľkých opráv),
• kontrolu výkonu a kvality dodávok externých poskytovateľov,
• kontrolu plnenia finančného plánu a rozpočtu,
• pravidelné vyhodnotenie a odporúčania ohľadom skvalitnenia jednotlivých aj celkových procesov.

Zo zoznamu kompetencií interného facility manažéra je zrejmé, že musí ísť o koncepčne orientovaného riadiaceho pracovníka, ktorý musí zvládať strategické, dlhodobé a strednodobé plánovanie, finančné plánovanie, problematiku štandar­dizácie, špecifikáciu požiadaviek poskytovateľom (vrátane špecifikácie ich merania) a v neposlednom rade musí efektívne kontrolovať výkon týchto služieb.

Vráťme sa teraz na začiatok nášho príspevku a zopakujme si otázku: „Je facility manažér iné pomenovanie správcu budovy?“ Pôvodná funkcia správcu majetku sa orientovala skôr na technický výkon prevádzky objektu (zaistenie chodu technológií, stavebnú údržbu, čistotu areálu, kvalitnú funkčnosť prvkov budovy a zabezpečenie základných potrieb nájomníkov priamo previazaných s nehnuteľnosťou).
Facility manažér je však riadiaci pracovník na vyššej úrovni riadenia. Klasického správcu objektu si často nakupuje od externého poskytovateľa. Správca objektu môže byť povýšený na facility manažéra, v praxi sa to však nestáva. Klasický správca objektu zameriavajúci sa na jeho prevádzku totiž zväčša nie je schopný preorientovať sa na koncepčne orientovaného manažéra. Technickí pracovníci sa viac zameriavajú na zvládnutie detailu, kým facility manažér musí mať strategický nadhľad.

Ďalšou nevyhnutnou vlastnosťou facility manažéra je komunikácia vo všetkých jej formách (forma dohadovania, rokovania so stranami, vysvetľovania, presvedčovania, asertivita pri rokovaní s nájomníkmi, ale aj znalosť najmodernejších komunikačných technológií). Facility manažér musí byť schopný obhájiť kvalitnú koncepciu facility managementu vo vedení spoločnosti. Často býva súčasťou tohto vedenia, jeho oblasť je však tou poslednou, ktorú je vedenie spoločnosti pripravené riešiť. Preto len na jeho komunikačných schopnostiach záleží, ako presadí svoje potreby medzi požiadavkami kolegov z oblasti základného podnikania, obchodu či personalistiky. Od jeho schopností často závisia kvalitné služby, predĺženie životnosti majetku i spokojnosť zamestnancov.

Slovenská a Česká republika v produktivite práce zaostávajú za vyspelými krajinami. Často si kladieme otázku prečo. Jednou z príčin nízkej produktivity je prekvapivo naša „prednosť“, najlepšie vyjadrená heslom: Ferdo Mravec, práca všetkého druhu. Nie je na škodu, že máme zručných a schopných pracovníkov, problém však je, že vedenie spoločnosti to pokladá za samozrejmé a ponecháva na nižších manažéroch a pracovníkoch, aby si vždy a vo všetkom poradili sami. A oni si poradia, ale za aký plat! A práve na facility manažérovi je, aby to zmenil, aby v spoločnosti zaviedol kvalitný požiadavkový systém, ktorý zaistí rýchly prenos požiadavky na príslušnú výkonnú zložku (internú či externú) tak, aby pracovník, ktorý požiadavku zadáva, sa mohol plne venovať svojej činnosti a nemusel strácať drahocenný čas na nerentabilné zisťovanie a hľadanie. Áno, facility manažér má pred sebou neľahkú úlohu – zmeniť neefektívne správanie väčšiny pracovníkov v spoločnosti! Facility manažér na to však zvyčajne nie je sám. Preto ďalšou jeho schopnosťou musí byť riadenie tímu. Facility management sa zavádza formou projektového riadenia, a tak musí dokonale zvládať aj túto formu koordinácie pracovníkov a procesov.

Obr. 2 Facility manažér je riadiaci pracovník na vyššej úrovni riadenia

Zhrňme si na záver, kto teda facility manažér je. Ide o člena vedenia spoločnosti povereného integrovaným riadením všet­kých podporných procesov v spoločnosti. Je zodpovedný za stratégiu facility managementu, jej rozpracovanie do taktického zadania, zadania výberu externých poskytovateľov a v neposlednom rade kontrolu ich výkonov. Dlhodobo musí sledovať rozvoj a plnenie strategických cieľov a súčasne sledovať rozvoj FM trhu. Od schopnosti facility manažéra závisí kvalitná správa majetku, spokojnosť zamestnancov s chodom spoločnosti a spokojnosť vedenia, že zázemie spoločnosti „beží ako švajčiarske hodinky“. Facility manažér sa stane jedným z nenahraditeľných riadiacich pracovníkov na čele spoločnosti. A to najlepšie na koniec: keďže náplňou facility managementu sú prevažne služby, táto pozícia je priamo predurčená pre ženy. Facility manažér bude v budúcnosti často facility manažérka.

Ing. Ondřej Štrup
Foto: IFMA CZ, Dano Veselský

Autor je partnerom českej pobočky medzinárodnej FM/RM poradenskej spoločnosti Hein Consulting Group a vykonáva činnosť nezávislého konzultanta v oblasti facility managementu. Je členom predstavenstva IFMA CZ.