Aká je úloha facility managementu pri tvorbe pracovného prostredia?

Jedným z podmieňujúcich faktorov úspešnosti organizácie je vytvorenie takého pracovného prostredia, aby sa v ňom pracovníci cítili príjemne, čo je predpokladom vyššej efektívnosti ich práce a v konečnom dôsledku aj vyššej prosperity organizácie.

Každá organizácia je situovaná v budove, v ktorej majú jej pracovníci k dispozícii rôzne pracovné priestory. Tie tvoria pracovné prostredie, pričom pre organizáciu má prioritné postavenie pracovisko, ktoré je významnou zložkou jej kvalitného fungovania.

Pracovisko má pre organizáciu strategický význam. Kvalitné pracovisko je totiž predpokladom vytvárania vyššej pridanej hodnoty pre organizáciu.

O dôležitosti pracoviska hovorí aj definícia facility managementu celosvetovej asociácie FM IFMA, nazvaná 3P: „Cieľom facility managementu je posilniť všetky procesy, pomocou ktorých pracovníci na svojich pracoviskách podávajú najlepšie výkony a v konečnom dôsledku pozitívne prispievajú k ekonomickému rastu a celkovému úspechu organizácie [1], čo je vlastne prosperita organizácie.

Úlohou facility managementu, ako to vyplýva z definície, je zabezpečiť pre pracovníkov kvalitný pracovný priestor, ktoré je podmieňujúcim faktorom zvýšenia efektívnosti ich práce.

Priestorové plánovanie

Medzi najviac aplikované služby facility managementu v skupine Priestor a infraštruktúra patrí v oblasti priestoru strategické plánovanie a riadenie priestoru. Vytvorením optimálneho pracovného priestoru sa zaoberá priestorové plánovanie [2].

Úlohou priestorového plánovania je organizácia priestoru v budove, ktorá má umožniť:

• umiestnenie jednotlivých pracovísk,
• komunikáciu medzi nimi,
• ich vzájomnú koordináciu,
• vytvorenie pracovnej pohody zamestnancov.

Cieľom je vytvoriť podmienky na efektívne fungovanie organizácie ako celku, ale tiež optimálne podmienky pre jednotlivých pracovníkov. Pri priestorovom plánovaní sa kladie dôraz na flexibilitu prostredia, ktorá je nevyhnutnou podmienkou modernej organizácie s rýchlym tempom vývoja a meniacimi sa požiadavkami na priestor.

Facility manažér sa v procese tvorby pracovného priestoru stáva účastníkom pri tvorbe strategických plánov organizácie. Priestorové plánovanie umiestnenia organizácie v budove – situovanie jednotlivých miestností v nadväznosti na organizačnú štruktúru – je podmienené týmito faktormi:

• požiadavky organizácie na pracovný priestor;
• normy, štandardy,
• potreby pracovníka,
• strategické plány organizácie,
• výška investície potrebná na uskutočnenie zmien,
• zmeny v dôsledku technického pokroku [3].

Požiadavky organizácie na pracovné miesto

Prioritnú úlohu pri definovaní týchto požiadaviek má organizačná štruktúra organizácie, vzájomné prepojenie jednotlivých organizačných zložiek a pracovné vzťahy. Pre facility manažéra je potrebné poznať, aká je organizačná štruktúra, aké sú vzájomné väzby a potreby medzi organizačnými zložkami a druh vykonávaných prác.

Funkcia pracoviska, vzájomná nadväznosť jednotlivých pracovísk a ich prepojenosť v rámci organizačnej štruktúry majú pre organizáciu strategický význam. Sú významnými zložkami jej efektívneho fungovania.
Organizačná štruktúra definuje hierarchiu v organizácii, vzťahy medzi jej jednotlivými subsystémami.

Združuje v sebe ľudský potenciál spolu so synergiou správne vyvážených vzťahov. Zachytáva zloženie subsystémov organizácie, riešenie informačných tokov, formálne vzťahy zamestnancov v organizácii a ich kompetencie.

Funkčné vzťahy definujú vzájomné prepojenie subsystémov s cieľom optimálneho fungovania organizácie. Prepojenie subsystémov je dané grafom funkčných vzťahov, ktorý predurčuje aj ich rozmiestnenie v budove. Graf funkčných vzťahov priamo vychádza z organizačnej štruktúry.

Je v ňom jasne definovaná intenzita komunikácie medzi jednotlivými oddeleniami a úsekmi organizácie. Informácie na definovanie grafu funkčných vzťahov získa facility manažér na základe dotazníka, kde jednotliví riadiaci pracovníci na rôznych úrovniach organizačnej štruktúry definujú množstvo a dôležitosť komunikácie s ostatnými organizačnými útvarmi.

Nepřehlédněte: Efektivní řízení budov

Facility manažér by mal skúmať intenzitu komunikácie medzi jednotlivými oddeleniami a úsekmi organizácie, označiť si ich stupnicou. Vychádzajúc z tohto poznania môže facility manažér správne rozhodnúť o umiestnení týchto oddelení v budove a efektívnom využití priestoru.

Priestorové štandardy

Dôležitým faktorom pri plánovaní priestoru je poznanie priestorových štandardov, ktoré určujú počet štvorcových metrov úžitkovej plochy na osobu. Zároveň je potrebné poznať nábytkové štandardy, vzdialenosť k pomocnému vybaveniu (kopírovacie zariadenie, sekretariát, recepcia atď.), ako aj bezpečnostné a hygienické predpisy a normy.

Exitujú dva typy priestorových štandardov:

• štandardy, ktoré určia počet štvorcových metrov úžitkovej plochy na osobu vzhľadom na potreby a pracovnú náplň,
• priestorové štandardy, ktoré si vytvára organizácia.

Na efektívne využitie priestoru je vhodné použiť poznatky o priestore konkrétnej organizácie a vytvoriť štandardy, ktoré charakterizujú priestorové plánovanie pre túto organizáciu. Tieto štandardy pomáhajú plánovať uzavreté a otvorené plochy a priestory na tradičné pracovné aktivity.

Zahŕňajú aj všetky hlavné a pomocné priestory a plochy. Štandardy vytvorené v organizácii nie sú nemenné, predstavujú iba nosný rámec na riešenie problémov daného priestoru. Pri realizácii plánovania priestoru môžu vzniknúť presné pravidlá a normy, ktoré zohľadnia aj meniace sa požiadavky organizácie na priestor [2].

Literatúra:

1. Somorová, V.: Facility management, Professional Publishing 2014, ISBN 978-80-7431-141-3.
2. Uhrin, D.: Priestorový manažment ako súčasť facility managmentu. Študentská vedecká konferencia, Stavebná fakulta STU Bratislava, 2006.

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov 1/2019.