Ako urobiť z vlastníkov a nájomcov bytu komunitu

Ak sa podarí dosiahnuť medzi vlastníkmi to, že budú fungovať ako jedna komunita, bude správa domu „hračkou“. Dosiahnutie tohto stavu je však veľmi dlhá cesta plná nečakaných nástrah.

Vo väčšine bytových domov (skutočne veľká česť výnimkám) sa podľa mňa nevenuje dosť pozornosti vytváraniu dobre organizovanej a komunikujúcej komunity z ľudí, ktorí v ňom byty vlastnia a ktorí v ňom aj reálne bývajú. Netvrdím, že sa väčšina ľudí nesnaží dobre vychádzať so susedmi, byť tolerantnými voči iným, deliť sa o spoločné náklady a že by ľudia nechceli komunikovať, keď ich priamo oslovíte. Dobre spolu vychádzať a byť komunitou spolupracujúcich ľudí však nie je to isté.

Ono to nie je jednoduché, ale ak to dom zvládne, správa spoločných vecí je efektívnejšia po každej stránke a ľudia majú z bývania lepší pocit. Dobrý pocit z bývania však v žiadnom spoločnom dome nevzniká „len tak“. Dlhodobo ho majú ľudia len vtedy, ak sú s bývaním spokojní po ekonomickej stránke a tiež z hľadiska medziľudských vzťahov v dome. „Spokojnosť“ však tiež môže byť relatívny pojem.

Nazvime „spokojnosťou“ stav, keď ľudia v dome vedia, za čo platia, že platia ceny obvyklé na trhu, majú vysvetlené, kto a čo môže a tiež kto a čo nemôže v konkrétnych záležitostiach pre nich urobiť, v dome vládnu pre väčšinu zainteresovaných ľudí akceptovateľné pravidlá a dôverujú nastaveným procesom riešenia prípadných sporov medzi nimi.

Najdôležitejšia úloha vodcov v dome

Čo však považujem okrem uvedeného za dôležitý predpoklad dobrého bývania v bytovom dome, je schopnosť vlastníkov a nájomcov bytov ísť do spoločnej akcie a realizovať ju. Akejkoľvek. Či už je to výber dodávateľa prác pre celý dom, skontrolovanie stavu niečoho, čo je v každom byte a treba to mať pod kontrolou, alebo spoločný investičný záväzok. Toto je podľa mňa najdôležitejšia úloha zástupcov vlastníkov bytov alebo predsedov spoločenstiev vlastníkov bytov.

V legislatíve sa o tom nepíše, ako povinnosť to nikomu dať nikto nemôže, ale na nedostatok akcieschopnosti vlastníkov bytov ako organizovanej komunity bývajúcej v jednom a tom istom dome dopláca správa mnohých bytových domov. Akosi automaticky sa predpokladá, že sa ľudia budú vedieť správať ako fungujúci celok.

Vytváranie spoločenstva, ktoré nie je len spoločenstvom vlastníkov „na papieri“, ale skutočne fungujúcim tímom ľudí, je proces, ktorý v bytovom dome nikdy nebude dokončený. Nemôže byť. Pre rôznorodosť vecí, ktoré sa v dome riešia, pre rôzne dosahy riešených problémov na rôznych ľudí, neustále sa meniace zostavy vlastníkov a nájomcov bytov a taktiež pre rôzne a v čase sa vyvíjajúce záujmy týchto ľudí. Vytvorenie fungujúcej komunity vlastníkov a nájomníkov bytov je cesta, nie cieľ.

Ilustračné príklady z praxe

V júni tohto roka sme mali absolvovať kontrolu plynových zariadení v našom 85-bytovom dome. Spolupracujeme v tomto smere s jedným dodávateľom už roky v zákonom stanovených intervaloch. Pri každej spolupráci dochádza medzi nami k pre mňa zaujímavému komunikačnému stretnutiu.

Náš dodávateľ si zakladá na tom, že odbremeňuje správcov bytových domov od komunikácie s vlastníkmi bytov a preberá ju na seba. Poctivo sa snaží oznamovať termíny svojich aktivít v našom dome, dáva možnosť vlastníkom bytov komunikovať s ním aj individuálne. To je chvályhodné a pre tento jeho motív skutočne pomáhať vlastníkom a správcom domu si ma ako dodávateľ získal.

Vždy nám však chvíľu trvá, kým sa zladíme, aby sme na účely aktuálnej spolupráce vytvorili fungujúci tím aj s pracovníkmi jeho firmy. Pri svojom spôsobe práce dosahuje v bytových domoch slušné úspechy vo svojej efektivite, ako sám hovorí, „práve preto, lebo vynecháva zástupcov vlastníkov alebo správcov zo svojej komunikácie s vlastníkmi bytov“. Hovorí, že málokedy mu skutočne vedia pomôcť.

Chápem, že je to možné. V našom dome však takéto príležitosti využívame na posilňovanie komunity vlastníkov domu a garantujeme našim dodávateľom vyššiu efektivitu ich práce pre nás, ako by dosiahli sami. Všetci na tom získame. Ušetríme čas a energiu na iné zmysluplné veci. Dodávateľ nám na oplátku uveril túto našu motiváciu k riadenej spolupráci a pristúpil na náš „spôsob hry“.

Motivácia cez potenciálnu hrozbu a rozumné plánovanie

Motiváciu k spolupráci vlastníkov a nájomcov pri kontrole plynových zariadení sme postavili na pripomenutí nešťastia, ktoré sa stalo nedávno. Väčšinou nie sme na nešťastia dostatočne pripravení, žiaľ. Ak sa však už niečo zlé stane, určite má význam využiť to ako motivačný prvok pri získavaní ľudí na spoluprácu.

Takže jedna z prvých viet v rámci písomnej komunikácie a výzvy na spoluprácu nemohla nepripomenúť nešťastie v Prešove. A samozrejme, s apelom na to, že by asi nikto z nás nechcel zažiť niečo podobné. Chyby, ktoré k podobným nešťastiam vedú, môžu byť rôzne, pre pokoj v duši a dobrý pocit však potrebujeme vedieť, že sme žiadnu vedome neurobili a že náš dom má plynové zariadenia pod kontrolou.

Druhým motivačným prvkom v písomnej komunikácii bolo deklarovanie snahy o časovú efektivitu akcie, ktorú sme v záujme všetkých zainteresovaných chceli dosiahnuť. Tretím prvkom, ktorý ľudia v dome ocenili, bolo naplánovanie kontroly na rozumný čas v priebehu štyroch po sebe idúcich dní v podvečerných hodinách a zverejnenie termínov pre každý byt týždeň vopred s možnosťou výmeny so susedmi navzájom.

Zdôraznili sme aj to, že s pracovníkom dodávateľa bude do vybraných bytov vstupovať aj jeden člen nášho výboru vlastníkov bytov (ktorého všetci v dome poznajú), aby sa osamelo žijúce staršie osoby nemuseli obávať, že im do bytu pod zámienkou kontroly plynových zariadení vojde niekto iný. Potenciálna veľká hrozba a viaceré ústretové kroky zabrali.

Istota nevnímania podanej informácie

Už sa ani nepozastavujem nad tým, lebo to považujem za prirodzené, že aj keď bolo tučným písmom v písomnej komunikácii zdôraznené, že v prípade potreby zmien v termínoch treba volať na veľkým písmom označené telefónne číslo dodávateľa, mnohí ľudia z domu volali mne a ja som im musel povedať, aby volali tam, kde im skutočne pomôžu.

Vždy je pre mňa (a zrejme stále aj bude) prekvapujúce, ako povrchne čítame a registrujeme informácie, potom sme málo efektívni. Stáva sa to aj mne, samozrejme, v mnohých situáciách. A tak musím jednoducho vždy a na 100 % počítať s tým, že ľudia nebudú venovať 100 % pozornosť tomu, čo im chcem povedať, aj keby som sa rozkrájal.

V podstate mi to neprekáža, keďže o tom viem. Moja úloha ako „vysielača“ správy ľuďom je počítať s tým a reagovať s úsmevom, ak chcem, aby ľudia boli motivovaní so mnou spolupracovať na dobrom výsledku, aj keď reálne robia niečo iné, nie to, o čo som ich požiadal.

Ľudia chcú byť súčasťou úspechu

Dôležitú prácu vykonal, ako som už písal, kolega z nášho výboru vlastníkov, ktorý na priebeh akcie osobne v problémových bytoch dohliadal, a tak sme boli celkom úspešní. V priebehu naplánovanej akcie sa podarilo skontrolovať 83 z 85 bytov a jeden ďalší sa po zverejnení tejto úspešnosti ponáhľal dohodnúť si náhradný termín samostatne v priebehu nasledujúceho týždňa. A jeden večne problémový byt ešte stále riešime.

Súčasťou dlhodobej motivácie k spolupráci je pochvala v pravej chvíli. Veľmi dôležité je dať ľuďom vedieť, keď urobia niečo dobre. Preto som po akcii poďakoval všetkým, ktorí sa na spoločnom úspechu zúčastnili. Milé bolo, že keď som výsledky akcie v dome zverejnil cez písomnú komunikáciu v hromadnom e-maile vlastníkom, dostal som naspäť aj gratulácie k úspešnosti a vyjadrenia niektorých vlastníkov, že sú radi, že majú byty v dome s tak dobre organizovanou komunitou ľudí.

Nevedomé bezohľadné parkovanie

Iným prípadom, ktorý sa nám nedávno podarilo vyriešiť komunikáciou v rámci našej komunity, bolo bezohľadné parkovanie pred naším domom. Priamo pred vchodom nášho domu je priestor tak na jedno osobné auto a pre dvoch chodcov idúcich vedľa seba. Veľa z našich vlastníkov bytov parkuje v okolí domu aj na chodníkoch, ak je na nich priestor.

Priestor priamo pred vchodom sme však využívali len na krátkodobé parkovanie. Na nakládku a vykládku nákupov, na nastupovanie a vystupovanie starších obyvateľov domu z vozidiel ich detí, prípadne ako priestor pre sanitky, ktorých odvoz alebo službu občas obyvatelia nášho domu potrebujú. Sem-tam sa stalo, že niekto z domu tam auto nechal cez noc. Väčšina vlastníkov domu však chce a predovšetkým potrebuje, aby tento priestor „patril nám všetkým“.

Ak chceme udržať tento stav pri permanentnom probléme s hľadaním parkovacích miest v okolí domu, musíme v dome využívať intenzívnu komunikáciu o veci medzi sebou.

Disciplína jednotlivcov pomáha všetkým

Nikto z nás nemá reálne právo zakázať niekomu, aby parkoval priamo pred vchodom. Ani polícia to nemá ako riešiť. Zapojením polície by sme maximálne dosiahli to, že by tam nesmel nakoniec zaparkovať nikto z nás ani na tú polhodinu, ktorú občas potrebujeme.

Keďže nie som pre prácu celé dni doma, poprosil som každého, kto o to v dome javil záujem, aby vysvetlil ľuďom, ktorých na tomto mieste vidia parkovať, prečo tam nikto z nás neparkuje dlhšie ako pol hodiny. Hovorili sme o tom s každým, o kom sme si mysleli, že sa ho to môže týkať. Ľudia reagovali rôzne, najčastejším argumentom parkujúcich na tomto mieste bolo, že „tam parkujú aj iní“.

Fotím si situácie, v ktorých toto miesto využívali rôzni vlastníci bytov, taxikári alebo sanitky tak, ako to väčšina z nás potrebuje. Posielam tieto fotky vlastníkom, ktorých treba presvedčiť, že ide o miesto na krátkodobé parkovanie pre nás všetkých. Možno je dôležité aj to, že si v iných situáciách v dome navzájom pomáhame, takže je (dúfam) každému jasné, že nejde o obmedzovanie sa navzájom, ale naopak, o vytváranie priestoru pre všetkých cez disciplínu jednotlivcov.

V súčasnosti vlastníci bytov, ktorí začali parkovať celú noc alebo deň na tomto „mieste pre všetkých“, tam už neparkujú. Ak, tak len tú polhodinku, ktorú skutočne potrebujú. Toľko mienkotvorných ľudí z domu im už pripomenulo, že keď budú niečo potrebovať oni, budeme sa všetci stavať k ich potrebám rovnako, ako sa oni stavajú k potrebám ostatných, že „sa uvedomili“ a dali si povedať. Avšak nefungovalo to, keď som ich žiadal len ja. Bolo potrebné, aby im to povedali viacerí.

Podpora komunikácie a sebaorganizácie

Veľmi dôležité je komunikovať o problémoch čo najskôr, kým sú malé. Napríklad, upratovať aj malý neporiadok v dome a hovoriť o tom s tým, kto ho spôsobil. Hovoriť s ľuďmi, keď robia niečo, čo iným spôsobuje problém, ihneď, ako to zistíme. Aby si nezvykli, že problematické fungovanie je normálne.

Čím dlhšie necháme ľudí robiť veci, ktoré iným prekážajú, tým ťažie im bude vysvetliť, že ich správanie nie je v poriadku. Samozrejme, ten kto chce dosiahnuť zmenu, by mal ísť v komunikácii príkladom. Ak teda chcem upozorniť niekoho na bezohľadnosť jeho konania voči iným, moja komunikácia by mala byť opakom. Jasná, pevná v princípoch a hlavne ohľaduplná. Vlastný príklad je najlepší spôsob, ako niekoho niečo naučiť.

Výkonné tímy sa vyznačujú tým, že ich členovia v prvom rade dobre komunikujú a organizujú sa pri uskutočňovaní spoločných zámerov. Som si celkom istý, že pre efektivitu správy bytových domov je viac ako potrebné zo strany správcov venovať dostatok času a pozornosti vnútornej komunikácii ľudí v dome, hľadaniu jej lídrov, mienkotvorných vlastníkov bytov žijúcich v dome a ich aktívnej podpore pri organizovaní ostatných. Aby si každý bytový dom v ich správe vytvoril zo svojich obyvateľov fungujúcu komunitu. Veľa problémov si potom takáto komunita dokáže vyriešiť aj sama.

Ing. Miloslav Frečka
autor je manažér, kouč, tréner a konzultant

Jeho spoločnosť MF Coaching, s. r. o., sa venuje výberu, motivácii, vedeniu a riadeniu výkonov ľudí. Je zástupcom vlastníkov bytov bytového domu na Račianskej 17 – 19 v Bratislave a spoluzakladateľ Združenia pre lepšiu správu bytových domov.

Článok bol publikovaný v časopise Správa budov 03/2020.