Je elektronická aukcia dobrý nápad?

Správny a hladký výber dodávateľa vám pri väčšom investičnom projekte môže ušetriť nemalé peniaze, či už si zvolíte štandardné výberové konanie, alebo čoraz populárnejšiu elektronickú aukciu.

Finančné benefity pre investorov môžu byť najmä pri väčších investičných projektoch naozaj významné. Dlhodobá štatistika špecialistu na výberové konania a elektronické aukcie, spoločnosti ProSale, s. r. o., hovorí o priemernej úspore na úrovni 10 % investičných nákladov. Aká je hranica medzi úspešnými a neúspešnými výberovými konaniami a elektronickými aukciami? Čo robiť, aby investor ušetril, ale zároveň udržal kvalitu aj naplánované termíny? Je veľmi nízka vysúťažená cena skutočnou výhrou? Je lepšie rozbehnúť výberové konanie na vlastnú päsť alebo si najať poradcu? Čo všetko treba definovať na začiatku a čo možno nechať na zhotovovateľovi?  

Výberové konanie: Kedy a s kým?

Ak nemáte v skupine firiem aj stavebnú spoločnosť, s ktorou ste spojení takpovediac pupočnou šnúrou, odporúčame robiť výberové konania vždy. Viac možností vždy prináša lepší výber. Často práve širší výber z potenciálnych dodávateľov poskytne inovatívne riešenia, vďaka ktorým ušetríte peniaze i čas. Výberové konanie by však investor bez skúseností v oblasti obstarávania a prípravy stavby mal prenechať odborníkovi, ktorý pozná všetky súvisiace problémy, a keďže v stavebníctve je každé dielo originálom, tak aj každé výberové konanie má svoje nezameniteľné špecifiká, ktoré treba pri jeho realizácii zohľadniť.  

Elektronická aukcia: áno či nie?

Elektronická aukcia je štandardom vo verejnom obstarávaní a rýchlo sa udomácňuje aj pri súkromných investíciách. Vo všeobecnosti sa považuje za najspoľahlivejší a naj­efektívnejší spôsob výberu dodávateľa pri stredne veľkých a veľkých investíciách. Úskalím elektronických aukcií je riziko príliš nízkej vysúťaženej ceny. To môže nastať v prípade nedostatočne zvládnutej odbornej prípravy elektronickej aukcie (predovšetkým nedostatočnej exaktnosti definície podmienok v zadaní – technológie, materiálov, kvality, hraničných termínov) – alebo úmyselne/neúmyselne podhodnotenej cenovej ponuky uchádzačov. V takomto prípade vzniká reálne ohrozenie úspešnosti projektu – časové (vybraný dodávateľ nedodrží termíny) i kvalitatívne (vybraný dodávateľ nedodrží technologické postupy, resp. použije lacnejšie materiály, ako definuje v ponuke). Tomuto negatívnemu javu sa však dá predísť tak, že po ukončení elektronickej aukcie sa víťazná ponuka v prípade podozrenia zo zámerného podhodnotenia rozpočtových nákladov podrobí cenovej analýze, pri ktorej sa zisťuje reálnosť cenovej ponuky. To znamená, že firma musí dokladovať opodstatnenosť sporných jednotkových cien za práce a dodávky a v prípade, že nepredloží relevantné dôkazy o korektnosti cien, napr. zmluvami s dodávateľmi materiálov a výrobkov, zmluvami so subdodávateľmi a pod., je zo súťaže vyradená. Tým vzniká tlak na stavebné firmy, aby nemohli predkladať také cenové ponuky, za ktorými si samy nestoja.

Čo je základom ­úspechu

Dobre pripravená a realizovaná e-aukcia vám zabezpečí nemalé úspory. Aby to tak ale aj naozaj bolo, treba vedieť, čo všetko je potrebné na dosiahnutie úspechu urobiť na samom začiatku. Bez výnimky platí, že alfou a omegou je kvalitná odborná príprava, ktorá zahŕňa:

1. Prípravu projektovej dokumentácie. Je mimoriadne dôležité, aby bola projektová dokumentácia čo najpresnejšie vyšpecifikovaná. ­Investor by mal mať pred ­realizáciou k dispozícii zodpovedajúci stupeň projektovej dokumentácie stavby, čo spĺňa jedine dokumentácia realizačného stupňa (DRS), ktorá je najpodrobnejšia, čím sa dá veľmi presne špecifikovať záväzný predmet obstarávania, čiže presný rozsah stavebného diela…V projektovej dokumentácii nesmú chýbať podrobné technické správy s podrobnými výpočtami spotreby energie a ostatných médií ako podklad na správny návrh technických zariadení, presné špecifikácie technologických postupov, resp. dodávaných materiálov, zariadení a komponentov s určením ich vlastností a parametrov, koordinačné výkresy všetkých inštalovaných častí infraštruktúry stavby, čo najpodrobnejšie rozpracované výkresy stavebnej časti vrátane statiky. Podstatný je výkaz výmer všetkých prác a dodávok a časový plán výstavby. Sofistikované harmonogramy umožňujú detailné finančné plánovanie a následne aj úplnú podrobnú kontrolu v ktoromkoľvek okamihu samotnej výstavby.
2. Kontrolu projektovej ­dokumentácie. Kontrola projektu, jeho výkresovej a rozpočtovej časti, je základným predpokladom úspešného odštartovania celého procesu výberového konania. V tejto fáze odporúčame pomoc odborného poradcu s mnohoročnými skúsenosťami s podobnými projektmi. V prípade nedostatkov investora okamžite upozorní a prekonzultuje problém s projektantom. Takto sa hneď na začiatku eliminujú problémy, ktoré by mohli negatívne ovplyvniť alebo úplne znemožniť výstavbu diela alebo jeho plnohodnotné užívanie. A práve tu sa už začína priestor na prácu odborného poradcu, ktorý okrem vyššie spomenutého definuje hlavne úskalia, ktoré môžu pri realizácii projektu nastať, aby sa na ne mohol investor vopred pripraviť.
3. Ekonomické prepočty ­investičných zámerov, ­rozpočtov, výkazov výmer do tendra. Už vo fáze investičného zámeru je vhodné spracovať objemové prepočty na stanovenie hodnoty investície. Je to dôležité hlavne z pohľadu zabezpečenia finančných prostriedkov na výstavbu diela a posúdenia budúcej efektivity celej investície. Pri spracovaní projektu projektant investorovi (ideálne s odbornou pomocou poradcu) predloží rozpočet projektu diela. Najlepší je podrobný položkový rozpočet a výkaz výmer celej stavby postavený tak, aby tento materiál bolo možné použiť pri výbere zhotovovateľa stavby a vypracovaní časového plánu výstavby.
4. Spracovanie časového plánu výstavby, jeho kontrola a aktualizácia počas výstavby (harmonogram výstavby, sieťový graf, histogram zdrojov, finančný plán). Pri väčších investičných projektoch sa odporúča podrobný časový plán výstavby diela. Taký, ktorý vám poskytne absolútne transparentný prehľad o stavbe v ľubovoľnom okamihu jej realizácie, aby ste prípadne mohli priebežne informovať klientov alebo spoluinvestorov. Taktiež vám to umožní predvídať a včas odstraňovať možné problémy pri výstavbe diela. Tým šetríte vo významnej miere svoj čas a peniaze.
5. Kompletnú prípravu a organizáciu procesu výberového konania a výber dodávateľa formou elektronickej aukcie. Po spracovaní rozpočtu a harmonogramu výstavby prichádza najdôležitejší krok – výber dodávateľa stavby. Jednoznačne odporúčame realizovať výber využitím elektronickej aukcie. Hlavnými benefitmi e-aukcií sú výrazná úspora finančných prostriedkov potrebných na stavebnú investíciu a jej následná bezproblémová realizácia.

Jeden či viac ­dodávateľov?

V praxi existuje niekoľko modelov realizácie diela s ohľadom na počet dodávateľských subjektov. V  prípade realizácie diela jedným, t. j. generálnym, dodávateľom prebieha súťaž medzi uchádzačmi jednou e-aukciou na celú stavbu a klient má zmluvný vzťah iba s generálnym dodávateľom. Ten pre investora zabezpečí kompletnú výstavbu v stanovenej lehote a za stanovenú cenu. V prípade realizácie diela prostredníctvom výberu dodávateľov na jednotlivé ucelené časti stavebných objektov sa na každú časť objektu alebo stavby uskutoční osobitné výberové konanie pomocou e-aukcie v logickom slede podľa harmonogramu výstavby. Takto možno samostatne tendrovať napríklad zemné práce, realizáciu zakladania, hrubej stavby či montáž a dodávku jednotlivých PSV konštrukcií. Investor má zmluvu o dielo s každým dodávateľom určitej časti stavby zvlášť. Tento model prináša oveľa väčšie finančné úspory. Pre investora však znamená väčšiu personálnu (keďže je počas realizácie nutné koordinovať jednotlivých dodávateľov) a časovú náročnosť. Vytvára tiež väčšie riziko vyplývajúce z nadväznosti jednotlivých dodávateľských činností. V prípade sklzu je nutné samostatne posúvať všetkých ďalších dodávateľov v reťazci. Ďalšou možnosťou je, že investor si vyberie generálneho dodávateľa celej stavby a s týmto subjektom uzatvorí iba jednu zmluvu o dielo. Súčasne si vyhradí právo určenia subdodávateľov jednotlivých častí stavby. Tento spôsob riešenia dodávateľského systému je pre investora najvýhodnejší. Získa benefit najnižšej ceny čiastkových dodávok na jednotlivé práce, ale zmluvu má pritom len jednu – s generálnym dodávateľom.
Koho pozvať do e-aukcie?

Investor vyberá uchádzačov buď zo svojho portfólia firiem (s ktorými už má skúsenosti), alebo mu poradca podľa stanovených kritérií odporučí overené firmy z vlastnej databázy. Je nevyhnutné určiť tzv. dodávateľský systém. Uchádzači v ňom musia akceptovať kritériá stanovené v súlade so súťažnými podmienkami s nastavením ich vopred určenej váhovosti.

Najnižšia cena – jediné ­kritérium?

Na Slovensku sa stretávame s tým, že váhovosť kritérií sa často stotožňuje len s cenou. Cena je dôležitá a z dlhodobého hľadiska bude vo väčšine prípadov kľúčovým kritériom. Pri kvalitnej odbornej príprave by však cenové rozdiely medzi jednotlivými ponukami nemali byť extrémne vysoké. V prípade, že sa tak stane a odchýlka najnižšej ceny je príliš veľká, po preskúmaní ponúk sa využíva pravidlo vyradenia podlimitných vstupných ponúk ešte pred začatím elektronickej aukcie, aby sa zabránilo špekuláciám uchádzačov a pokusom zmariť samotnú elektronickú aukciu prostredníctvom dávania mimoriadne nízkych cenových ponúk. Musí však byť evidentné, že taká nízka cena nie je reálna a jej akceptovanie by vyústilo do vážnych problémov pri realizácii. Pri cenovo podobných ponukách získavajú dôležitosť ďalšie kritériá. Najčastejšie je to kombinácia termínu dokončenia a záruky. Napríklad pri projektoch financovaných z úverov je tlak najmä na čas, keďže je potrebné, aby stavba čo najskôr zarábala. Suma summarum – cena zostáva kľúčovým, ale nemala by byť jediným kritériom pri výbere dodávateľa.  
 
Ako funguje elektronická ­aukcia?

Cenové ponuky uchádzači vkladajú do aukčného programu. Aukcia prebieha tak, že uchádzači medzi sebou súťažia vylepšovaním jednotlivých hodnotiacich kritérií (napr. cena, dĺžka záruky, skrátenie lehoty výstavby, obstarávacia prirážka a pod.) počas času určeného na dané kolo e-aukcie. Aukčný systém ProSale, samozrejme, umožňuje súťažiacim vidieť, na ktorom mieste (v poradí) sa práve nachádzajú. Investor si sám môže určiť v súťažných podmienkach počet jednotlivých kôl výberového konania a kritériá postupu do ďalšieho kola. Po ukončení aukcie nasleduje kontrola ponúk uchádzačov, vyhodnotenie e-aukcie a stanoví sa víťaz výberového konania. Celý proces predrealizačnej fázy sa končí uzatvorením zmluvy o dielo s víťazom. Treba pripomenúť dôležitý fakt, že takýto výber dodávateľa znižuje na minimum riziko naviac prác pri samotnej výstavbe diela, pretože z cenového hľadiska stanovuje zhotovovateľovi stavby presné a jednoznačné pravidlá. Tak má investor istotu, že vysúťažená cena bude konečná a nebude sa navyšovať.

Prečo osloviť poradcu?

Sofistikované harmonogramy pripravené pred začatím samotnej výstavby s možnosťou korekcií podľa aktuálnej situácie umožňujú detailné finančné plánovanie a následne aj úplnú podrobnú kontrolu v ktoromkoľvek okamihu samotnej výstavby. Náklady na poradcu sú výrazne nižšie ako úspora, ktorú vďaka nemu dosiahnete. Odmeny poradcov sú postavené na províznom systéme, čiže zaplatíte len dohodnuté percento z úspory. Investor teda vždy získa.

TEXT: Ing.Vladimír Rymarevič-Altmanskij
FOTO: thinkstock

Článok bol uverejnený v časopise ASB.