Outsourcing upratovacích služieb
Na plánovanie upratovacích služieb v budovách má vplyv viacero faktorov. Ktoré sú to a aký vývoj nastal v tejto oblasti, sme zisťovali priamo u ich poskytovateľov.
Aké základné aspekty je potrebné zohľadniť pri návrhu využívania upratovacích služieb v budovách?
D. Vasilovčíková: Základných aspektov, ktoré zohľadňujeme pri cenovom návrhu upratovacích služieb v budovách, je niekoľko. Spomeniem aspoň tie najdôležitejšie, napr. dostupnosť budovy (či sa nachádza v meste alebo „na zelenej lúke“), vek budovy (či je po obnove alebo v pôvodnom stave), povaha budovy (administratívna budova/iný účel využitia budovy), či je budova moderná (zasklená) alebo historická, či sa v budove nachádza iba schodisko alebo aj výťah a iné. Všetko závisí predovšetkým aj od požiadaviek klienta. Samozrejme, najradšej vypracovávame ponuku po obhliadke budovy.
B. Farkaš: Čo sa týka samotnej budovy, najdôležitejším aspektom je účel využitia danej budovy a s tým súvisiaci nastavený štandard zohľadňujúci okrem základných hygienických noriem aj požiadavky a očakávania klienta. Niekedy sa stáva, že klient poddimenzuje frekvenciu upratovania s cieľom usporiť náklady na upratovací servis. To následne vedie k nenaplneniu očakávaní klienta (či už samotného vlastníka budovy, alebo nájomcu), ktorý očakáva „stopercentnú“ čistotu počas celého užívania budovy, čo, samozrejme, nie je možné, ak je nastavená frekvencia upratovania príliš nízka.
R. Halačka: Medzi základné aspekty pri návrhu upratovacích služieb v budovách patrí celková rozloha priestorov, jednotlivé typy priestorov, typ povrchov, obsadenosť budovy a charakter vykonávanej práce v budove. Na základe tohto vie profesionálna firma ponúknuť najvhodnejšie riešenie upratovacích služieb pre danú budovu z hľadiska frekvencie upratovania, použitej upratovacej techniky a čistiacich prostriedkov.
M. März: Ako prvé je potrebné zohľadniť tri najdôležitejšie aspekty: veľkosť plôch na upratovanie (výkaz výmer), povrchy (koberec, dlažba, PVC a pod.) a početnosť. Na základe týchto parametrov sa potom určí počet zamestnancov a ich rozdelenie do zmien, použitie vhodnej upratovacej techniky (stroje, vysávače a pod.) a v neposlednom rade vhodná upratovacia chémia.
M. Maťo: Pri návrhu upratovacích služieb je potrebné zohľadniť veľkosť a typ budovy, špecifikáciu priestorov, požiadavky zákazníka, frekvenciu upratovania, v akom čase je možné upratovanie vykonávať, ale aj možnosť použitia moderných technológií.
L. Mihál: Pri návrhu riešenia upratovacích služieb v budovách je potrebné si v prvom rade uvedomiť účel a kategóriu budovy. Rovnako je potrebné si zadefinovať požadovaný štandard, ktorý sa v nemalej miere premieta do ceny. S tým súvisí aj otázka, kto bude budovu využívať, prípadne navštevovať.
J. Šalát: Táto otázka je správne mienená a začína takpovediac od podlahy. Medzi základné aspekty patrí identifikácia budovy ako celku, či ide o kancelárie, výrobnú halu alebo retailové centrum. Medzi ďalšie aspekty riešenia upratovacích služieb patrí rozloha, rozsah prác, personálne a technologické zabezpečenie.
Aké výhody vyplývajú pre vlastníkov budov zo zabezpečenia upratovacích služieb formou outsourcingu a kedy túto formu skôr neodporúčate?
D.Vasilovčíková: Výhodou outsourcingu je, že spoločnosť zaobstará všetko potrebné na zabezpečenie služby, ako napr. ľudí na výkon služby, rovnako záskok v prípade choroby a iné vrátane čistiacich prostriedkov, prípadne hygieny – podľa požiadaviek klienta. Pre klienta to znamená jednu objednávku mesačne – prípadne uzavretie zmluvy na určité obdobie. Nemá už so zabezpečením služby žiadne ďalšie starosti. Nemusí riešiť personalistiku vyplývajúcu zo zamestnania vlastných ľudí, nákup čistiacich prostriedkov, technického vybavenia, kontrolu vykonaných služieb a iné s tým súvisiace činnosti.
B. Farkaš: Outsourcing má veľké množstvo výhod pre vlastníkov. Od tých základných, ako sú flexibilita či prenesenie zodpovednosti na dodávateľa a tým možnosť sústrediť sa na svoj vlastný „core business“, cez odbremenenie sa od starostí s personálom (dovolenky, PN, fluktuácia, motivácia, „hiring“), s materiálno-technickým vybavením, s logistikou zásobovania a dopĺňania hygienického materiálu až po výhody, ako je napr. sofistikovanejšia kontrola kvality upratovania či v neposlednom rade aj stabilizácia rozpočtu na upratovanie. Správne nastavenie profesionálneho servisu vedie k vysokej efektivite a kvalite poskytovanej služby, čo v konečnom dôsledku znamená úsporu času a nákladov pre vlastníkov. Profesionálna firma sa vie predovšetkým prispôsobiť rôznorodým požiadavkám klienta, či už z hľadiska flexibility času, napr. pri rôznych nárazových požiadavkách, alebo z hľadiska zložitosti požiadavky, napr. potreba použitia špeciálneho vybavenia či odborne vyškoleného a skúseného personálu.
Ťažko hľadať prípady, keď outsourcing upratovania nie je vhodný. Skôr by som povedal, že pri outsourcingu treba byť dôsledný pri výbere externej spoločnosti. Všímať si referencie, skúsenosti v danej oblasti, poistenie a, samozrejme, byť celkovo obozretný pri nastavení zmluvných podmienok
R. Halačka: Výhody spočívajú najmä v komplexnom zabezpečení upratovacích služieb externou firmou, vlastník budovy nepotrebuje viazať vlastný personál a ušetrí čas na svoj „core business“. Okrem profesionálneho systému upratovania, čistiacich prostriedkov a hygienického materiálu môže vlastník budovy profitovať aj z ďalších doplnkových služieb, ktoré profesionálna firma dokáže zabezpečiť, ako sú napr. prenájom rohoží, starostlivosť o kvety, kávomatový servis, služby handymana a pod. Neodporúča sa to najmä pri menších prevádzkach a tam, kde charakter práce nevyžaduje častú frekvenciu upratovania.
M. März: Všeobecnou výhodou outsourcingu upratovaích služieb je komplexnosť v ich poskytovaní od personálneho zabezpečenia až po materiálne. Vlastník budovy sa nemusí o nič starať, profesionálna facility spoločnosť mu ponúkne a zabezpečí komplexnú službu na kľúč. Pri správnom nastavení SLA a pri vyhodnotení KPI vlastník budovy de facto o upratovacej spoločnosti ani nevie. Profesionálna firma dokáže ponúknuť nielen službu ako takú, ale aj riešenie, ktorého výsledkom je čisté prostredie. Používanie ekologických prostriedkov, IoT a robotov je v súčasnosti pri týchto profesionálnych spoločnostiach štandardom.
M. Maťo: Našim zákazníkom vieme navrhnúť optimálnejšie riešenie, finančnú úsporu, úsporu času a prevzatie zodpovednosti za upratovací personál, promptné riešenie havarijných situácií a v neposlednom rade aj širšie možnosti v rámci používania moderných technológií.
L. Mihál: Outsourcing upratovacích služieb by mal v prvom rade zabezpečiť požadovaný efekt. Príjemné a čisté prostredie udržiavané profesionálmi. Kvalitné upratovacie služby vlastníka odbremenia od riešenia nepredvídateľných situácií, fluktuácie výkonného personálu a zaistia aplikácie inovácií. Pri efektívnom výkone môže vlastník dokonca znížiť náklady vynakladané na tieto činnosti. V spoločnosti ATALIAN implementujeme nové trendy z oblasti facility managementu, vlastné know-how a dokážeme flexibilne reagovať na požiadavky vlastníka, ako aj nájomcov.
J. Šalát: Samozrejme, pri menších nehnuteľnostiach je určite lacnejšie zabezpečiť si upratovanie po vlastnej línii, ak má zodpovedná osoba vlastníka nehnuteľnosti dosť času na riešenie situácií, ako je výpadok upratovacieho personálu či nákup hygienického a čistiaceho materiálu. Pri stredne veľkých budovách sa to však už neodporúča. Tieto budovy sú členitejšie a náročnejšie na personálne zabezpečenie, môže sa stať, že z 30 dní v mesiaci nebude nehnuteľnosť 15 dní uprataná. Je potrebné skonštatovať, že firmy zaoberajúce sa profesionálne upratovaním a čistením dokážu ľudské zdroje aplikovať efektívne, nehovoriac o technológiách, ktorými disponujú. Technológiami je možné urobiť zo starého nové pri správnom použití stroja a chémie. Menovite môže ísť o jednokotúčové stroje, automaty so sediacou či kráčajúcou obsluhou, vysokotlakovú vodu a dnes už aj autonómne zariadenia na podlahy. Pri chemických technológiách spomeniem kryštalizáciu a polymerizáciu podláh od prírodného kameňa až po epoxidy či linoleum.
Ako napreduje vývoj upratovacej techniky za ostatné roky a aký veľký vplyv má na produktivitu a efektivitu upratovacích služieb?
D. Vasilovčíková: Za posledné roky sa mohutné stroje zmenšili pri zachovaní rovnakej výkonnosti, pridali sa parné stroje, vysávač na okná a iné stroje, ktoré upratovanie zjednodušujú a skracujú čas jeho zabezpečenia.
B. Farkaš: Vývoj ide neustále dopredu, nevynímajúc upratovaciu techniku. Zvýšenie produktivity a efektivity je už v súčasnosti cítiť najmä pri práci s umývacími strojmi, kde sa používajú sofistikovanejšie ovládacie prvky, batérie s vyššou kapacitou, rýchlejšie nabíjanie a veľa ďalších technických vylepšení. Osobne si myslím, že umelá inteligencia skôr či neskôr prenikne v určitej miere do každej oblasti života. Pri upratovaní vidím využitie AI práve pri autonómnych robotických umývacích strojoch, ktoré možno použiť najmä pri predvídateľnom prostredí alebo na menej členitých a väčších plochách, ako sú napr. výrobné haly, sklady, letiská.
R. Halačka: Upratovacia technika ide v súlade s najmodernejšími trendmi, ako sú inovácie, udržateľnosť a ekológia. Znižuje sa spotreba elektrickej energie pri ich používaní využitím ekomódu, takisto sa vyrábajú čiastočne z odbúrateľných materiálov, znižuje sa hluk a použitie chemických látok pri čistení. Aktuálne už sú v ponuke robotické stroje, ktoré dokážu napr. samy zmapovať trasu upratovania, zvoliť najvhodnejší mód, namiešať si čistiaci prostriedok a zasielať reporty. Do budúcna budú postupne znižovať náklady na pracovnú silu, ktorá tvorí hlavnú časť nákladov na upratovacie služby.
M. März: Robotizácii veľmi veríme a usilovne ju propagujeme. Kvalita robotov každý rok stúpa, a to tak v oblasti kvality upratovania, ako aj, samozrejme, v oblasti autonómie robota samotného. Z hľadiska efektivity smerujeme k plne autonómnej práci robota počas jedného týždňa bez zásahu obsluhy, a to minimálne v režime 16 hodín práce a 8 hodín nabíjania. Čo sa týka oblasti AI, veľmi intenzívne pracujeme na vyhodnotení kvality práce robota a jeho návratu na dané miesto, ak vyhodnotí, že nie je vyčistené. V tom prípade musí túto operáciu opakovať do úplného vyčistenia. AI tu využívame predovšetkým na videoanalýzu v reálnom čase. A to tak z dôvodu vyhodnotenia kvality upratovania, ako aj na identifikáciu miest na upratovanie, ktoré sú znečistené (filozofia Spot Cleaning). Pracujeme tak na analýze z CCTB kamier, ako aj možností vyfotenia špinavého miesta a zaslania príkazu robotovi na upratovanie.
M. Maťo: Za ostatné roky je pokrok vo vývoji upratovacej techniky enormný. Nielen v oblasti upratovacích pomôcok, vybavenia a strojov, ale aj v oblasti autonómnych podlahových automatov určených na mokré čistenie podláh, vysávačov, dokonca kombinácie mokro-suchého upratovania. Efektívnejšie upratovanie možno dosiahnuť používaním moderných ručných batériových automatov, ktoré čistia rýchlo a predovšetkým efektívne. Vďaka ich kombinovanému systému kief alebo padov spolu s odsávaním je pri pravidelnom používaní umývaný povrch čistejší a nie je potrebné hĺbkové čistenie, čo prispieva k značnej úspore času a čistiacich prostriedkov. Nevýhodou autonómnych podlahových automatov je však stále vysoká obstarávacia cena a aktualizácia softvéru. AI v budúcnosti pravdepodobne zasiahne do všetkých oblastí služieb, takže aj do vývoja upratovacej techniky. Verím, že to prispeje k rozmachu takejto techniky a bude dostupná pre všetky sféry upratovania.
L. Mihál: Rýchle napredovanie technológií je citeľné aj v našom odbore, a to nielen pri čistiacich strojoch. Ich efektivita je pri vhodných podmienkach vysoká a minimalizuje problém fluktuácie výkonného personálu.
J. Šalát: Technológie sú progresívne v každom odvetví, inak to nie je ani v našom upratovacom segmente. Tento rok sme mohli vidieť na Expo CMS Berlin 2023 najmä autonómne podlahové automaty, ktoré robia rýchle kroky ku plnej autonómnosti. Pred dvoma rokmi bolo potrebné autonómnemu zariadeniu meniť vodu, nadimenzovať priestor, kde môže chodiť. Dnes to však tieto zariadenia dokážu už samy. Ešte stále však možno ťažko hovoriť o plnej autonómnosti. Naša spoločnosť Verve Facility services očakáva, že AI tieto kroky urýchli. Produktivitu už dnes uľahčujú rôzne softvérové riešenia, vďaka ktorým dokážete namodelovať celý spravovaný priestor, vytvoriť požiadavku, kde čo treba upratať, a online sledujete, ako dlho trvá, kým je vaša požiadavka odstránená. Navyše viete, koľko ľudí máte v budove, a poznáte ich efektivitu. My používame systém properio.io, ktorý neslúži len na upratovanie, ale aj na technickú správu, revízie zariadení a pod.
Jedným z rozhodujúcich prvkov dokonale upratanej budovy sú čistiace prostriedky. Do akej miery sa zaujímajú vlastníci budov o zloženie používaných saponátov a ďalších upratovacích prostriedkov?
D. Vasilovčíková: Aj v tejto oblasti došlo k inováciám. Viac sa začali používať koncentráty, napr. v kapsulových vyhotoveniach na rýchlejšiu a presnejšiu aplikáciu (jedna kapsula čistiaceho koncentrátu na jedno vedro). Niektorí vlastníci budov vyžadujú používanie ekologických čistiacich prostriedkov, ale ďalej sa už nezaujímajú, či sa naozaj aj používajú.
B. Farkaš: Myslím si, že naši klienti sú zodpovední a zároveň racionálni. Celkovo sa pri upratovaní kladie dôraz na používanie menšieho množstva chemikálií a prípravky na čistenie sú viac ekologické. Tento trend naši klienti vnímajú pozitívne a často sami požadujú nastaviť určité štandardy v oblasti vplyvu čistiacich prostriedkov na životné prostredie (napr. Well certifikácia). Niekedy (skôr individuálne) treba vysvetľovať, prečo čistiaci prostriedok nepení alebo nevonia, čo je, samozrejme, len dôsledok použitia šetrnejšieho alebo „eco-friendly“ prípravku. Použitie šetrnejších prostriedkov je však do určitej miery limitované. Môže byť menej efektívne najmä pri nižšej frekvencii upratovania či pri niektorých typoch povrchov a znečistenia.
R. Halačka: V oblasti čistiacich prostriedkov registrujeme postupný posun k zeleným, teda ekologickým riešeniam. V podstate všetci významní dodávatelia chémie už ponúkajú ekologické čistiace prostriedky s certifikáciou. Proti ich širšiemu uplatneniu v súčasnosti hovorí ešte stále vyššia cena a nižšia účinnosť čistenia oproti bežným čistiacim prostriedkom. Veľa spoločností sa v rámci vlastnej politiky udržateľnosti zaujíma o zloženie používaných čistiacich prostriedkov a hygienického materiálu.
M. März: O zloženie používanej upratovacej chémie sa zaujímajú nielen vlastníci budov alebo ich správcovia, ale aj výrobné podniky. Ekológia dnes vstupuje aj do podmienok výberových konaní a celkovo v rámci ESG. Ekoprodukty by v súčasnosti nemali chýbať v ponuke žiadnej profesionálnej upratovacej spoločnosti. Spoločnosť, ktorá chce takéto služby ponúkať, by mala byť aj vlastníkom príslušných environmentálnych certifikátov.
M. Maťo: Naši zákazníci sa vo veľkej miere nezaujímajú o zloženie čistiacich prostriedkov, ak to nie je dôležité vo vzťahu k ich technológiám alebo špeciálnym povrchom. Sú však aj spoločnosti, ktoré sa orientujú na ekologické čistiace prostriedky z dôvodu ekocertifikátov budov. Ďalšou skupinou zákazníkov sú takí, ktorí majú čistiarne odpadových vôd, v prípade ktorých je potrebné používať špeciálne čistiace prostriedky neškodné pre ich flóru. Posun k zeleným riešeniam je podľa môjho názoru pomalší, ako by mal byť. Je však potrebné podotknúť, že ekologické prípravky nie sú účinné vo všetkých sférach poskytovania našich služieb, a to najmä v ťažkom a automobilovom priemysle, ktorý tvorí podstatnú časť ATALIAN klientely.
L. Mihál: Z mojich skúseností sa v priemere 1 z 10 klientov zaujíma o ekologické výrobky a má záujem, aby ponuka obsahovala aj variant s eko čistiacimi prípravkami a hygienou. Po porovnaní cien však od tejto myšlienky klient zväčša ustupuje. Na trhu je už množstvo kvalitných produktov s „nálepkou“ eko.
J. Šalát: Aktuálne trendy reflektujú novú európsku taxonómiu, prijatú v roku 2022. Pojednáva o znižovaní používania vody, papiera a najmä o aplikácii odbúrateľnej čistiacej chémie. Klienti v súčasnosti žiadajú najmä ekologickú chémiu. Veľkí klienti už majú povinnosť podávať reporty, akú chémiu na čistenie používajú. Pri výbere ekologickej chémie je však potrebné rozlišovať chémiu, ktorá sa len na ekologickú „hrá“ a ktorá je naozaj ekologická. Ak sa však niekomu nechce študovať zloženie, a ja verím, že čitateľ má iné veci na práci :), odporúčame vyberať čistiacu chémiu a produkty označené značkou EcoLabel, ktorú udeľujú vecne príslušné orgány EÚ, subsidiárne ministerstvo životného prostredia v danom členskom štáte.
Článok bol uverejnený v časopise Správa Budov
