Ako postupovať pri zmluve o outsourcingu údržby vykurovacích zariadení?
Časopis Správa budov 
Manažment organizácie by mal byť zameraný na maximalizáciu efektívnosti jej činnosti. Existujú na to viaceré formy.
Manažment organizácie predstavuje špičkové riadenie organizácie s cieľom zabezpečiť jej hospodársky rast. Hlavná činnosť organizácie je determinovaná účelom, pre ktorý bola vytvorená. Cieľom manažmentu organizácie je maximálna efektívnosť hlavnej činnosti.
Sústredenie organizácie na hlavnú činnosť je možné vtedy, keď manažment podniku vyčlení podporné činnosti a ich riadenie zabezpečí:
- internou formou ako súčasť firemnej organizačnej štruktúry,
- externou formou (outsourcing), alebo
- kombinovanou formou.
V súčasnosti sú v organizáciách najčastejšie formou outsourcingu zabezpečované údržba a opravy vykurovacích zariadení. Organizácie spolupracujú s firmami, ktorých jednou z hlavných činností je zabezpečenie tejto služby, alebo službu zabezpečujú subdodávateľsky.
Aké výhody prináša organizáciám outsourcing tejto činnosti? Je to predovšetkým:
1. Úspora miezd
Pri outsourcovaní údržby vykurovacích zariadení facility manažér (alebo útvar facility manažmentu organizácie) spolupracuje s technikom externého poskytovateľa služieb facility manažmentu. Priebežne monitoruje a kontroluje vykonávanú outsourcovanú činnosť.
Technik je zodpovedný za technický stav vykurovacích zariadení a ich bezproblémovú prevádzku. Riadi sa ustanoveniami zmluvy o outsourcingu, v ktorej sú definované požiadavky objednávateľa – klienta (organizácie). Pracovníci poskytovateľa služby sú platení len za efektívny pracovný čas, zároveň klient (organizácia) nemusí – na rozdiel od vlastných interných pracovníkov – externým pracovníkom preplácať dovolenku alebo práceneschopnosť.
2. Optimalizácia spotreby tepla
Monopolné postavenie dodávateľov médií znemožňuje dohodnúť výhodnejšie podmienky odberu tepla pre veľkoodberateľov. Napriek tomu existujú možnosti, ako optimalizovať túto službu. Patria k nim vyregulovanie a automatizácia vykurovacieho systému, výmena starých kotlov s nízkou účinnosťou za nové, alebo je to zateplenie obvodového plášťa, čo môže pri starších budovách v konečnom dôsledku priniesť úsporu tepla a nákladov na vykurovanie o takmer 20 %.
3. Zabezpečenie nepretržitej havarijnej služby
Organizácia, ktorá zabezpečuje údržbu vykurovacích zariadení, má zriadený dispečing, z ktorého operatívne riadi po nahlásení havárie havarijný zásah. Ak sa organizácia rozhodne vyčleniť zabezpečenie údržby vykurovacieho zariadenia formou outsourcingu, mala by zostaviť projekt outsourcingu, v ktorom sa špecifikujú povinnosti a zodpovednosti obidvoch strán – klienta (organizácie) a poskytovateľa služieb facility manažmentu.
Nasleduje výber poskytovateľa formou výberového konania. Je potrebné vytvoriť komisiu z odborníkov, ktorí sú internými pracovníkmi klienta (organizácie). Členovia komisie by mali byť zainteresovaní na budúcej spolupráci. Komisiu je vhodné doplniť nezávislým externistom. S vybraným poskytovateľom klient (organizácia) uzavrie detailnú zmluvu, ktorá by vo svojej podstate mala definovať vzťah medzi:
- organizáciou, ktorá získava služby facility managementu (klientom) a
- organizáciou, ktorá poskytuje tieto služby (poskytovateľom)
Európska norma Facility management 15221, jej druhá časť 15221-2 Návod na prípravu zmlúv, obsahuje návod na zostavenie zmluvy o poskytovaní služieb facility manažmentu medzi klientom a poskytovateľom služieb facility manažmentu. Je to normotvorný dokument, ktorý má informatívny charakter.
Nezaväzuje zmluvné strany použiť ktorúkoľvek časť jeho obsahu. Slúži ako podklad na vytvorenie efektívnej zmluvy o dodávke služieb facility manažmentu.
Účelom normy je :
- definovať jasný vzťah medzi klientom a poskytovateľom služieb facility manažmentu;
- zlepšiť kvalitu zmlúv o poskytovaní služieb facility manažmentu tak, aby boli minimalizované rozpory a úpravy zmluvy;
- napomáhať vo výbere a rozsahu služieb facility mangementu a identifikovať možnosti ich uskutočňovania;
- pomáhať a radiť pri navrhovaní zmlúv o poskytovaní služieb facility manažmentu, špecifikovať, čo je potrebné urobiť v prípade rozporov pre priradenie práv a povinností medzi jednotlivými stranami dohody;
- zjednodušovať porovnávanie medzi dohodami o poskytovaní služieb facility manažmentu.
Zmluvné zabezpečenie outsourcingu
Čo by mala obsahovať zmluva medzi klientom, teda organizáciou, ktorá si objednáva zabezpečenie údržby a opráv vykurovacích zariadení (ďalej len služba FM) a poskytovateľom, ktorý tieto činnosti zabezpečuje? V zmysle normy sa odporúča nasledovná minimálna štruktúra dohody:
- zmluvné strany (najmä: zodpovednosť manažmentu):
– jasné rozdelenie právomocí zmluvných strán
– stanovenie rozsahu autonómie, kedy poskytovateľ zastupuje klienta
predmet zmluvy
Pri údržbe vykurovacích zariadení, napr. vo väčšej organizácii, ide o zoznam častí vykurovacích zariadení (výrobne tepla, potrubie, výmenníky tepla, vykurovacie telesá atď.).
- zabezpečiť udržiavanie, dopĺňanie, resp. aktualizovanie potrebných dokladov a skúšok potrebných na obsluhu;
- zabezpečiť bezporuchovú prevádzku a obsluhu v zimnom a letnom období nasledovne:
– fyzická prehliadka VS, minimálne 1x za 24 hodín
– obsluha zaznamenáva údaje – dátum, čas kontroly, meno obsluhy, tlak a teplota rozdeľovača pary, tlak a teplota rozdeľovača a zberača ÚK, tlak rozvodu vody, stav vodomeru, tlak a hladina v zásobníkoch vody – obsluha vykoná kontrolu, prípadne záznam o prevádzke čerpadiel, kondenzačného hospodárstva, tesnosti armatúr a spojov
– nastavovanie aktuálnych režimov
- denná údržba podľa prevádzkových pokynov:
– odstránenie porúch zistených pri údržbe
– vyčistenie filtrov minimálne raz za mesiac
– mazanie podľa plánov mazania, resp. podľa potreby atď. - činnosť obsluhy pri havarijnom odstavení VS:
– pri výpadku elektrickej energie zabezpečiť obnovu dodávky
– pri poklese tlakov zistiť a odstrániť príčinu, obnoviť tlak v systéme atď.
Príklady nastavenia jednotlivých úrovní služby sú uvedené v tab. 1 a tab. 2
- všeobecné záväzky klienta
Prístup do areálu, do budov, materiál, priestory pre zariadenia facility manažmentu, plány inšpekcií, pravidelné schôdzky. - všeobecné záväzky poskytovateľa služieb FM
Preverenie počiatočných stavov, povinnosť radiť poskytovateľovi v oblasti poskytovanej služby.
- Vykazovanie: Výkonové kritériá – klient definuje kritériá kvality KPI a odsúhlasuje spôsob ich merania, procedúry týkajúce sa vykazovania a auditovania.
- Dohodnutá cena: Definovanie metodiky platieb a ceny za doplnkové služby, spôsob fakturácie, zmluvné pokuty.
- Dôvernosť: Identifikácia a porozumenie požiadaviek na dôvernosť poskytnutých informácií.
- Trvanie zmluvy: Odporúčaná lehota minimálne tri roky. Ukončenie zmluvy z iných dôvodov.
- Časovanie a hlavné dátumy: Dátum, kedy a ako zmluva nadobudne účinnosť, ujasnenie si začiatku implementácie a dátumov jednotlivých stupňov plnej prevádzky.
Na záver
Zmluva o zabezpečení outsourcingu údržby vykurovacích zariadení umožní definovať jasný vzťah medzi klientom (organizáciou) a poskytovateľom služieb facility managementu, vypracovať kvalitnú zmluvu tak, aby sa minimalizovali rozpory a úpravy zmluvy, špecifikovať, čo je potrebné urobiť v prípade rozporov, definovať priradenie práv a povinností medzi jednotlivými stranami dohody.
