Ako postupovať pri zvolaní schôdze alebo vyhlásení písomného hlasovania

Zvýšenie príspevku do fondu prevádzky, údržby a opráv má svoje presné pravidlá. Ako treba správne postupovať?

Už ste si určite zvykli na to, že články do časopisu Správa budov spracovávam najčastejšie na základe podnetu či otázky od vlastníka, predsedu alebo správcu.

Prvá moja reakcia na túto otázku bola „… jak Hurvínek válku!“. Samozrejme, že som sa nadýchla druhýkrát a odpovedala, ako sa patrí, navyše v súlade so zákonom.

V prvom rade si pri takejto situácii treba uvedomiť, že existuje určitá administratívna postupnosť krokov vyplývajúca zo zákona, ktorá sa musí dodržať, aby bolo možné „vôľu vlastníkov“ považovať za právoplatné rozhodnutie záväzné pre všetkých. Ak aj sami vlastníci vyvinú nejakú iniciatívu a „obehnú vlastníkov“, pri absencii presne stanovených administratívnych postupov to nemožno považovať za právoplatné hlasovanie, teda rozhodnutie vlastníkov.

Takto poskytnutý materiál od vlastníkov možno použiť iba ako podnet, alebo ako informáciu o vôli vlastníkov navýšiť príspevok do fondu prevádzky, údržby a opráv. Na základe takejto informácie majú správca alebo spoločenstvo dve možnosti, a to buď zvolať schôdzu (pri SVBaNP zhromaždenie), alebo usporiadať písomné hlasovanie.

Príspevok do fondu prevádzky, údržby a opráv sa môže zvýšiť v zmysle § 14b ods. 1 písm. i zákona č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v znení neskorších predpisov iba na základe právoplatného hlasovania vlastníkov za účasti nadpolovičnej väčšiny všetkých vlastníkov bytov a nebytových priestorov.

„Obiehanie vlastníkov“ a zbieranie podpisov pred dverami je v praxi veľmi často používaný spôsob. Nemá však v zákone oporu, ak zároveň nie sú splnené ďalšie zákonom stanovené podmienky vrátane písomných výstupov. Žiaľ, nevedomosť samotných vlastníkov, správcov, ale aj spoločenstiev je stále veľká a aj v súčasnosti sa podobné situácie sem-tam objavia.

Správny zákonný postup

Správca vezme na vedomie informáciu o tom, že vlastníci bytov v ním spravovanom bytovom dome majú vôľu navýšiť príspevok do fondu prevádzky, údržby a opráv s cieľom investovať finančné prostriedky do zveľadenia spoločnej nehnuteľnosti – bytového domu.

V tomto prípade nie je podstatné, akým spôsobom sa k nemu táto informácia dostane, či už mu to oznámia sami vlastníci alebo ich volený zástupca.

Na základe získanej informácie správca zvolá schôdzu, alebo vyhlási písomné hlasovanie. Ak má v danom dome k dispozícii overovateľov podpisov k písomnému hlasovaniu, vyhlási písomné hlasovanie s otázkou obsahujúcou vyjadrenie súhlasu so zvýšením preddavku do fondu prevádzky, údržby a opráv. Bolo by vhodné vedieť, o aký rozsah investície pôjde, od čoho sa automaticky bude odvíjať aj nová výška tvorby fondu prevádzky údržby a opráv.

Ak overovatelia podpisov k písomnému hlasovaniu zvolení nie sú (pretože ich nie je možné žiadnym iným spôsobom určiť, iba voľbou na schôdzi), správca zvolá schôdzu vlastníkov, na ktorej bude hlavným bodom programu zvýšenie príspevku do fondu prevádzky, údržby a opráv.

Zároveň odporúčam dať do programu aj voľbu overovateľov podpisov k prípadnému budúcemu písomnému hlasovaniu, a to pre prípad, že predmetnej schôdze sa nezúčastní dostatočný počet vlastníkov, t. j. nadpolovičná väčšina všetkých vlastníkov.

Potom k tomuto predmetu správca vyhlási písomné hlasovanie. Keďže zákon hovorí o voľbe najmenej dvoch overovateľov podpisov, vždy odporúčam zvoliť ich viac práve preto, aby správca mohol vyhlásiť písomné hlasovanie kedykoľvek k čomukoľvek, čo je potrebné, a to bez obmedzenia.

Správca vyhotoví oznámenie o schôdzi a v listinnej podobe ho doručí každému vlastníkovi, ak to nie je v zmluve o výkone správy (pri SVBaNP v zmluve o spoločenstve) dohodnuté inak. Oznámenie sa musí vlastníkom doručiť najmenej sedem dní pred konaním schôdze. Deň konania schôdze sa do tejto lehoty neráta!

Údaje o schôdzi, ktoré je potrebné v oznámení uviesť, sú:

• kto zvoláva schôdzu (zhromaždenie),
• v ktorom dome,
• dátum konania,
• miesto konania,
• program schôdze,
• ďalšie podrobnosti.

Obvykle sa do oznámenia uvádza aj právny dôvod zvolania schôdze, napr.

• § 7c ods. 3 písm. a) pre zhromaždenie SVBaNP zvolané radou,
• § 8b ods. 2 písm. f) pre schôdzu zvolanú správcom,
• § 14a ods. 1 a 2 pre schôdzu alebo zhromaždenie, ktoré zvoláva 1/4 vlastníkov, alebo predseda.

Schôdzu v prvom rade zvoláva správca a pri SVBaNP rada. Schôdzu vlastníkov môže zvolať aj štvrtina vlastníkov, tí však opäť musia dodržať postupnosť krokov podľa zákona.

Oznámenie musí obsahovať aj program schôdze, ktorý je pre vlastníkov dôležitým informačným zdrojom. Program schôdze je obvykle hlavný dôvod, prečo sa vlastníci schôdze zúčastnia, resp. nezúčastnia. Zároveň slúži aj ako podklad na vyhotovenie splnomocnenia pre tých, ktorí sa schôdze zúčastniť nemôžu, ale chcú hlasovať. Splnomocnenie musí byť úradne osvedčené (notár/matrika). Pri súčasnej možnosti elektronického hlasovania už splnomocnenie pomaly stráca význam. V päte oznámenia sa môžu uviesť ďalšie podrobnosti alebo usmernenia, ktoré je potrebné vlastníkom oznámiť.

Ak je to možné a potrebné, môže správca doručiť vlastníkom spolu s oznámením aj podklady k jednotlivým bodom programu, napr. správu o činnosti a hospodárení s finančnými prostriedkami domu, rozsah plánovaných investícií, zoznam dodávateľov (zhotoviteľov), návrh dodatku k zmluve (akejkoľvek, ktorá má byť predmetom hlasovania), zoznam kandidátov na volené funkcie a pod.

Správca vypracuje prezenčnú listinu. Odporúčam ju spracovať vždy na základe aktuálneho listu vlastníctva.

Ak v čase konania schôdze došlo k zmene vlastníka, ale zápis ešte nie je vykonaný, obvykle je na danom byte (NP) plomba, alebo sa byt na LV ani neukáže. Ak ide o dôležité hlasovanie (podľa § 14b ods. 2 – 2/3 a viac), odporúčam uvádzať všetkých vlastníkov aj spoluvlastníkov z dôvodu právnej istoty.

Ak je potrebné originál prezenčnej listiny doložiť k niečomu dôležitému, odporúčam vyhotoviť dve alebo viac prezenčných listín, alebo dať vyhotoviť overené kópie a až potom originál prezenčnej listiny odovzdať.

Samotný priebeh schôdze tiež má svoje zákonom dané administratívne postupy, ktoré si priblížime nabudúce.

Pri písomnom hlasovaní je opäť prvým krokom, že správca vypracuje oznámenie o písomnom hlasovaní.

V oznámení o písomnom hlasovaní sa musia uviesť rovnaké identifikačné údaje ako v oznámení o schôdzi. Rozdiely medzi týmito oznámeniami sú v zásade dva. Prvý je ten, že písomné hlasovanie sa obvykle koná počas viacerých dní (počet dní nie je obmedzený), takže sa v oznámení uvedie, v ktorý deň sa písomné hlasovanie začína a v ktorý deň sa končí (vrátane časových intervalov).

Druhý rozdiel je v tom, že v oznámení o písomnom hlasovaní je uvedená otázka, resp. sú uvedené otázky, ktoré sú predmetom písomného hlasovania. V tejto súvislosti chcem dôrazne upozorniť na to, že znenie otázok uvedených v oznámení musí byť zhodné so znením otázok v hlasovacej listine. Je to z toho dôvodu, aby nedochádzalo k zmätočným informáciám pre vlastníkov.

Rovnako, ako oznámenie o schôdzi, aj oznámenie o písomnom hlasovaní sa musí v listinnej podobe doručiť vlastníkom najneskôr sedem dní vopred, ak spôsob doručenia nie je v zmluve o spoločenstve alebo v zmluve o výkone správy dohodnutý aj inak. Aj tu platí, že prvý deň konania písomného hlasovania sa do tejto lehoty neráta!

Otázky sa musia formulovať tak, aby na ne bolo možné jednoznačne odpovedať súhlasím/nesúhlasím. Ich formulácia by mala byť tzv. referendová.

V oznámení sa môže opäť uviesť aj právny dôvod vyhlásenia písomného hlasovania v zmysle § 14a.

Správca vypracuje hlasovaciu listinu/hlasovacie listiny, kde sú uvedené všetky potrebné identifikačné údaje, na základe ktorých je zrejmé, o ktoré konkrétne písomné hlasovanie ide. Sú to najmä:

• kto vyhlasuje písomné hlasovanie,
• v ktorom dome,
• dátum začiatku a konca písomného hlasovania,
• miesto konania písomného hlasovania,
• otázka/otázky písomného hlasovania,
• ďalšie podrobnosti, ktoré sú dôležité a je potrebné ich uviesť.

Forma hlasovacej listiny nie je presne stanovená. Podstatné sú obsah a uvedenie všetkých dôležitých údajov a formálnych náležitostí. Najčastejšie sa používajú dva spôsoby vypracovania hlasovacích listín. Jeden je taký, že sú v hlavičke uvedené všetky identifikačné údaje a otázky a pod tým sú postupne vyznačení všetci vlastníci (ak sa zmestia) v poradí podľa LV, vchodov alebo čísla bytu či označenia nebytového priestoru. Často sa však stretávam aj s tým, že pre každý byt a nebytový priestor je vyhotovená samostatná hlasovacia listina. Je tak zachovaná určitá forma súkromia pri hlasovaní, ak je potrebné „obísť mienkotvorcov“, ktorí by nepriaznivým spôsobom ovplyvnili výsledok hlasovania.

To, čo ja považujem pri písomnom hlasovaní za ďalšiu dôležitú podmienku, je dodržanie ustanovenia § 14a ods. 4 druhá veta:

„Podpis vlastníka bytu a nebytového priestoru v dome na hlasovacej listine potvrdia najmenej dvaja overovatelia prítomní pri podpise, ktorí boli zvolení na schôdzi vlastníkov;…“. Žiadne dodatočné podpisovanie po skončení hlasovania, či dva podpisy overovateľov na konci hromadnej hlasovacej listiny. Po každom jednom podpise vlastníka musia nasledovať ďalšie dva podpisy overovateľov podpisov k písomnému hlasovaniu, pred ktorými vlastník hlasovaciu listinu podpisuje.

Pri oboch formách hlasovania je potrebné zistiť výsledok hlasovania a vyhotoviť zápisnicu. Ak sa vrátime k pôvodnej otázke, potom na schválenie úpravy preddavku do fondu prevádzky, údržby a opráv je potrebná už zmienená nadpolovičná väčšina všetkých vlastníkov bytov a nebytových priestorov. To znamená, že ak sa hlasovaním na schôdzi, alebo v písomnom hlasovaní, získa toto kvórum, teda vlastníci ROZHODNÚ, potom toto rozhodnutie je pre správcu aj pre všetkých vlastníkov záväzné.

Až na jeho základe môže správca pristúpiť k úprave mesačného zálohového predpisu vo výške schváleného zvýšenia preddavku do fondu prevádzky, údržby a opráv. O podrobnostiach zápisnice hovorí ustanovenie § 14a ods. 5 a 6. Nezabudnite nakoniec zápisnicu zverejniť, a to do siedmich dní od konania schôdze, alebo od skončenia písomného hlasovania.

Keďže administratívne postupy súvisiace so zvolaním schôdze, alebo s vyhlásením písomného hlasovania, sú do bodky zhodné s postupmi pri správe zabezpečovanej spoločenstvom vlastníkov bytov a nebytových priestorov, možno sa nimi riadiť aj v prípade spoločenstva.

Tam je zvolávateľom zhromaždenia (za ktoré sa v spoločenstve považuje schôdza), alebo vyhlasovateľom písomného hlasovania rada spoločenstva. Alebo, opäť pri dodržaní správnych zákonom určených krokov, vlastníci disponujúci jednou štvrtinou hlasov v dome alebo predseda.

Článok bol publikovaný v časopise Správa budov 03/2023.