Facility management dokáže efektívne pomôcť nielen v čase krízy

Hospodárska kríza sa už dotýka mnohých firiem, ktoré preto hľadajú a zavádzajú rozličné úsporné opatrenia, ktoré by im pomohli znížiť náklady. Dôležitým sa preto stáva aj odbor facility management, ktorý môže zefektívniť podporné procesy vo firmách a vhodným nastavením tak znížiť ich náklady. Na to, čo môže facility management firmám ponúknuť a aké má pre firmy finančné a iné prínosy, sme sa opýtali Dana Krupanského, prevádzkového riaditeľa pre oblasť facility managementu v spoločnosti Sodexo.

Pod pojmom facility management si predstavíme správu budov. Aký má pre firmy tento odbor význam a čo všetko dokáže obsiahnuť?
Facility management nie je len správa budov. Jeho cieľom je optimalizovať prevádzkové náklady na kvalitné zabezpečenie, plánovanie a riadenie všetkých procesov, činností a služieb, ktoré priamo nesúvisia s kľúčovými aktivitami danej firmy, no sú potrebné na jej fungovanie a existenciu. Hlavným cieľom je vytvoriť optimálne podmienky pre existujúce ekonomické ciele spoločnosti.

Podporné služby delíme do troch kategórií:

• budova,
• podporné procesy,
• personál.

Patrí sem napríklad správa energetických zariadení vrátane vykurovania, klimatizácie, osvetlenia, ďalej údržba, revízia a opravy technického zariadenia budovy, upratovacie práce, telekomunikačná prevádzka, skladovacie služby, ale aj správa autoparku, recepcie, bezpečnostné služby, firemné stravovanie či catering na špeciálne príležitosti. Plný výpočet by bol veľmi dlhý.

Spojenie rôznych podporných činností do jedného celku označujeme ako integrovaný facility management (iFM). Integrovaný systém v praxi znamená, že veľkú časť podporných služieb zabezpečuje len jeden externý partner. Výhodou pre spoločnosť je, že podobne ako v hypermarkete príde za svojím partnerom a vyberie si na jednom mieste to, čo je pre ňu za predpokladanú cenu najvýhodnejšie.

Práve teraz, v čase krízy, vedenia spoločností starostlivo zvažujú všetky výdaje. Nejde teda o zbytočne nadštandardné služby, ktoré by si mohli firmy rovnako dobre zabezpečiť samy vlastnými silami?
Predstava vysokého manažéra pri kopírovacom stroji asi nie je pre spoločnosť znakom efektívne vložených prostriedkov. Ekonomická situácia dnes nie je najlepšia. Naším cieľom je prispôsobiť portfólio ponúkaných služieb momentálnym možnostiam klienta. Služby možno kvalitatívne poskytovať v niekoľkých úrovniach.

Príkladom môžu byť tzv. udržiavacie služby, čiže zabezpečovanie len najnevyhnutnejších služieb, zväčša iba na základe legislatívnych noriem. Takáto údržba je však z dlhodobého hľadiska veľmi drahá, pretože absenciou bežnej údržby dochádza k nadmernému opo­trebovaniu zariadení. Ďalej môžeme hovoriť o úrovni základných služieb, ktoré pokrývajú bežnú prevádzku, povedzme, na minimálnej úrovni. Nasledovať môžu služby na úrovni dlhodobého zvyšovania hodnoty majetku alebo udržiavanie jeho hodnoty. Existujú aj nadštandardné služby, ktoré poskytujú vysoko špecializovaní pracovníci zameriavajúci sa len na hlavný predmet svojej práce – podporné služby im zabezpečuje niekto iný.

Z hľadiska riadenia majú všetky podporné služby spoločné odlišné formy riadenia, potreby špecifického know-how, využívanie kvalifikovaných odborníkov, špecifickú legislatívu a nepriamu väzbu na predmet podnikania. Vrcholoví manažéri sa zhodujú v tom, že outsourcing podporných procesov je dôležitý pre rast ich spoločnosti. Špecializované firmy dokážu vďaka špecifickému know-how efektívne optimalizovať a rozvíjať podporné procesy vo firme, a to hlavne v zmysle zjednodušovania administratívy, kontroly dodržiavania termínov vykonávaných služieb a zaisťovania bezpečného, diskrétneho a kvalifikovaného personálu pre podporné služby.

Čo bude prínosom pre firmu, ak zverí kompletné zabezpečenie podporných služieb externému dodávateľovi?
Okrem optimalizácie všetkých procesov, čím sa znižujú náklady firmy, je tu hneď niekoľko ďalších výhod. Napríklad outsourcingom iFM služieb získava firma riešenie na mieru a môže sa plne sústrediť na hlavný predmet svojej činnosti. Časť operačného rizika sa prenáša na dodávateľa.

Dokážete číselne vyjadriť, koľko môžu firmy ušetriť, ak im služby facility managementu zrealizuje špecializovaná firma?
V prípade iFM môže byť úspora nákladov 5 až 40 % do troch rokov od implementácie v porovnaní s tým, keď si facility management zabezpečuje firma vlastnými silami. Neustále zmeny v cenách energií, technológií a kvalifikovanej ľudskej práce majú totiž vplyv až na 80 % nákladov firmy, čo sa jednoznačne odráža na finančných výsledkoch firiem a na ich raste.

Ako dokážete nastaviť optimálne fungovanie celého systému poskytovaných iFM služieb vo firme? A ako následne overujete efektivitu tohto nastavenia?
Základným parametrom je, že všetko, čo dodávame, musíme vedieť zmerať, a to najmä z hľadiska času, finančných prostriedkov a ľudského kapitálu. Významnú úlohu hrá aj kalkulácia rizika. Ak dokážeme zmerať výstupy, sme schopní určiť svoj cieľ a následne aj to, čo je dôležité na jeho dosiahnutie. A to sme už pri stanovovaní a priebežnom vyhodnocovaní kritických a kľúčových ukazovateľov (CPI – critical performance indicators, KPI – key performance indicators).

Dôležitým predpokladom je existencia komunikačnej základne, ktorá takéto meranie umožňuje. Na začiatku definujeme ciele a kvalitatívne požiadavky na všetkých stranách v línii klient – dodávateľ – subdodávateľ, stanovíme priebežné kvalitatívne i kvantitatívne meranie a vyhodnocovanie kľúčových ukazovateľov a dohodneme sa na pravidlách komunikácie. Pri tom sa nám osvedčila metóda mapy služieb; podľa vopred danej štruktúry sú jednotne opísané všetky služby, najmä definície, činnosti, početnosti, zodpovednosť, podmienky prijatia (kvalitatívne ukazovatele), termíny, cena a podobne. Táto metóda výrazne pomáha pri vyjasňovaní práv a povinností zúčastnených strán.

Na vyhodnocovanie používame internetové riešenie, ktoré umožňuje klientovi okamžitý prístup k údajom, a tým aj kontrolu toho, čo sa v jeho spoločnosti odohráva. Takto uchované údaje sa využívajú na fakturáciu, odsúhlasený reporting a napríklad aj na meranie zmien na kontrakte. Výška nákladov sa dá jednoducho dokázať ich pravidelnou kontrolou a tiež na začiatku vytvorenou cenovou mapou, ktorá presne definuje „čo, kde a za koľko“, takže ­náklady sú maximálne transparentné.

Rozhovor spracovala Petra Šťávová
Foto: Dan Krupanský, Sodexo

Autorka je externou spolupracovníčkou redakcie.

Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov.