Facility management – efektívna forma spravovania budov

Čo je facility management? Nájsť adekvátny výraz tohto slovného spojenia v slovenskom jazyku tak, aby presne vystihoval jeho podstatu, nie je jednoduché. Ak preložíme význam jednotlivých slov, facility znamená budovu, zariadenie, ale aj služby poskytované organizácii s určitým cieľom, management znamená riadenie alebo správu.

Výraz facility management sa vo všetkých krajinách, kde sa metóda facility managementu aplikuje ako metóda riadenia podporných činností subjektu, používa v anglickej podobe. Je to medzinárodne rešpektovaný termín, ktorý je v tejto podobe definovaný v európskej norme STN EN 15221 Facility management, platnej na Slovensku od 1. septembra 2007.

Vznik facility managementu

Na to, aby sme pochopili podstatu facility managementu, musíme poznať jeho históriu, ako aj ďalší vývoj. Vznik facility managementu sa datuje do sedemdesiatych rokov minulého storočia do Spojených štátov amerických. Mnohí projektanti budov a ich majitelia si uvedomili, že počas prevádzky budovy sa ich pôvodné predstavy nezhodujú s meniacimi sa potrebami užívateľov, ktoré v podstate kopírujú technický a ekonomický vývoj spoločnosti. Z danej skutočnosti vyplynuli požiadavky profesionálnym spôsobom riešiť prevádzku technického zázemia budov, bezpečnosť osôb, vecí a služieb. Napriek tomu, že riešením sa zaoberali odborníci, ich činnosť bola rozdrobená na rozličné úseky prevádzky. Nemali jednotnú stratégiu a ich kooperácia bola živelná. Vznikla potreba prepojenia informácií medzi prevádzkami a jednotlivými riadiacimi pracovníkmi – facility manažérmi a potreba vytvoriť jednotný postup pri riadení podporných činností.

To podnietilo v osemdesiatych rokoch minulého storočia založenie formálnej organizačnej základne pre asociáciu facility managementu USA, ktorá združovala asi 60 profesionálov – facility manažérov. Bol to prvý krok k založeniu asociácie IFMA – International Facility Management Association v roku 1981 v Houstone. V Európe sa facility management začal presadzovať až začiatkom 90. rokov, na Slovensku vznikla Spoločnosť pre Facility management – IFMA SK v roku 2005. Dnes združuje medzinárodná organizácia IFMA viac ako 18 000 členov z 50 krajín a facility management definuje ako „metódu, ako v organizáciách vzájomne zladiť pracovníkov, pracovné činnosti a pracovné prostredie, ktoré v sebe zahŕňa princípy obchodnej administratívy, architektúry, humanitných a technických vied“. Facility management podľa defínicie charakterizuje prepojenie troch oblastí:

• oblasti týkajúcej sa pracovníkov, t. j. ľudských zdrojov a sociologických aspektov,
• oblasti pracovnej činnosti, t. j. oblasti výkonov a financovania,
• oblasti pracovného prostredia, t. j. architektúry a inžinieringu.

Výsledným efektom vzájomných väzieb je posilnenie všetkých procesov, pomocou ktorých pracovníci vo svojich pracoviskách – v príjemnom prostredí podporujúcom výkonnosť – podávajú optimálne výkony. V konečnom dôsledku tak facility management pozitívne prispieva k ekonomickému rastu firmy a zvyšovaniu jej konkurencieschopnosti.

Podstata facility managementu

Aké uplatnenie nachádza facility management v organizácii? Prečo je jeho aplikácia stále viac aktuálna? Pre zodpovedanie týchto otázok je predovšetkým potrebné vysvetliť jeho podstatu.

Stavebný objekt sa realizuje s cieľom vytvoriť priestor, v ktorom sú situované rozličné podnikateľské subjekty. V každom z týchto subjektov prebiehajú primárne a sekundárne činnosti. Primárne alebo hlavné činnosti (core business) sa vykonávajú s cieľom dosiahnuť zisk – prvoradým cieľom manažmentu firmy je preto maximálna efektívnosť hlavnej činnosti. Sekundárne alebo podporné činnosti sú všetky ostatné činnosti, ktoré vytvárajú podmienky na úspešný priebeh hlavnej činnosti. Ide najmä o správu majetku, prevádzku budovy, priestorové plánovanie, upratovanie, stravovanie, informatiku atď. Návratnosť nákladov, ktoré sú spojené so zavedením facility managementu pri riadení podporných činností, je 2 až 3 roky. Úspora prevádzkových nákladov sa však v neskorších rokoch vyšplhá na 10 až 30 %.

Náklady spojené s realizáciou podporných činností predstavujú v pomere k celkovým nákladom (t. j. k súčtu nákladov na hlavné a podporné činnosti) nezanedbateľnú čiastku, napriek tomu firmy nekladú dostatočný dôraz na ich riadenie. Aby sa manažment firmy mohol sústrediť iba na riadenie hlavnej činnosti, tým zvýšiť konkurencieschopnosť a zisk firmy, je potrebné odčleniť riadenie podporných činností. Kvalitné a efektívne riadenie podporných činností umožňuje práve facility management. Jeho základným konceptom je zladenie dohodnutých služieb a vytvorenie jednotného postupu pri ich riadení.

Uplatnenie facility managementu

Facility management sa uplatňuje pri dvoch skupinách užívateľov: prvú tvoria investori a developerské organizácie, druhou sú vlastníci už existujúcich stavebných objektov. V prvom prípade sa vďaka facility managementu už v prípravnej fáze investičného procesu realizujú stavebné objekty s vysokou úžitkovou hodnotou a nízkymi prevádzkovými nákladmi pri zachovaní kvality projektu a všetkých služieb poskytovaných nájomcom. Z pohľadu developera je po ukončení investičného procesu najdôležitejším faktorom možnosť zhodnotiť svoje investície – predajom alebo prenájmom. Životaschopnosť stavebného objektu ušetrí aj potenciálnemu záujemcovi určité percento prevádzkových nákladov s minimálnym vynaložením úsilia.

Druhou skupinou sú vlastníci už existujúcich stavebných objektov rozličného technického stavu a vybavenia. Ide o priemyselné a výrobné podniky, administratívne a obchodné centrá, školské a univerzitné zariadenia, nemocnice a iné zdravotnícke zariadenia a podobne. Využitie facility managementu môže v tejto skupine priniesť optimalizáciu podporných činností, sprehľadnenie nákladov a ich následného zníženia, výrazne vyššieho využitia plôch, inventára, technických prostriedkov, služieb a v neposlednom rade aj pracovníkov, podieľajúcich sa vo firme na podporných činnostiach.

Facility management je moderný odbor. Jeho uplatnenie pri spravovaní budov výrazne prispieva k úspore prevádzkových nákladov, a tým aj k zvýšeniu ziskovosti podnikania. Nejde len o dočasný trend podnikového manažmentu, ale o praktický spôsob profesionálneho riadenia a správy podnikových zdrojov, ktorý by sa mal používať kontinuálne.

Literatúra:
1. Vyskočil, V., Štrup, O.: Podpůrné procesy a snižování režijních nákladů. Professional Publishing: 2003.
2. Krapka, M.: Facility management – známy neznámy. In : REALIT 9/2001.

Príspevok bol spracovaný v rámci grantovej výskumnej úlohy VEGA 1/2573/05 Optimalizácia nákladov spravovania stavebných objektov metódou Facility managementu.

Ing. Viera Somorová, PhD.
FOTO: Dano Veselský

Autorka je viceprezidentkou Spoločnosti pre Facility management – IFMA SK.