Facility management v Čechách

Pojem facility management sa zaviedol v Čechách len nedávno a chápal sa skôr ako technická správa budov. V skutočnosti zahŕňa súbor činností, ktorých výsledkom má byť efektívne zaistenie podporných služieb pre klienta tak, aby sa mohol plne venovať predmetu svojho podnikania.

Definícií facility managementu (FM) je veľa a pre predstavu možno uviesť zjednodušený praktický príklad: Istá komerčná firma zistila, že z jej asi 450 pracovníkov sa nachádza na svojom stálom pracovisku maximálne 300 a ostatní sú v teréne. Ostávalo teda voľných 150 pracovných stolov s počítačmi a platila sa zbytočne veľká prenajatá plocha. Stačilo by teda mať k dispozícii len 300 pracovných stolov a 450 kontajnerov s osobnými materiálmi, ktoré by boli uložené v centrálnom sklade. Každý zamestnanec by po príchode na recepciu na základe osobnej identifikačnej karty dostal pridelené práve voľné pracovisko, kam by služba FM dopravila jeho kontajner, aby mohol začať okamžite pracovať.

FM ako komplexné riešenie
Facility managment prakticky zabezpečuje centralizované komplexné riešenie všetkých nasledujúcich podporných činností vrátane legislatívou predpísaných úkonov:
Hoci zavádzanie FM sa v Čechách datuje od 90. rokov minulého storočia, jeho zárodky možno nájsť v hlbokom socializme v bývalej ČSSR. V časoch, keď prakticky neexistovala možnosť zaistiť si dodávateľsky žiadne služby súvisiace s prevádzkovaním objektov, vznikali v organizáciách samostatné oddelenia, ktoré zabezpečovali prevádzku a údržbu objektov a postupne i ďalších činností ako autoprevádzku, ochranu objektu, účtovníctvo a podobne.

Skupina technikov, ktorí mali na starosť v rôznych objektoch klimatizáciu a iné činnosti spojené s ich prevádzkovaním, sa združila pod hlavičkou Spoločnosti pre techniku prostredia pod Vedecko-technickou spoločnosťou. Navzájom si pomáhali nielen výmenou skúseností, ale aj potrebného materiálu.

Táto skupina sa pokúsila založiť nový podnik, ktorý mal pod názvom Komplexný servis poskytovať technické služby v dnes bežnom rozsahu. Nanešťastie, myšlienka komplexného servisu bola príliš vzdialená predstavám o socialistických podnikoch a nepodarilo sa ju presadiť.

So zmenou spoločenského systému v roku 1989 sa začal uplatňovať dodávateľský spôsob prevádzkovania technických zariadení a následne všetkých služieb FM.

Lacné riešenie nie je vždy dobré riešenie
Metóda FM sa vyvinula na základe snahy zabezpečiť podmienky pre čo najefektívnejšie vlastné podnikanie firiem, čo znamená vytvoriť optimálne podmienky pre ich prácu pri vynaložení čo najmenších nákladov. Základom je vysoká organizácia práce a vhodné pracovné prostredie.

Prakticky každá firma potrebuje pre svoje podnikanie priestory, v ktorých by mohla vykonávať svoju činnosť. Náklady na získanie týchto priestorov alebo náklady za ich prenájom tvoria nezanedbateľnú položku v rozpočte firmy. Pritom už pri výstavbe objektov určených na administratívne účely, priemyselné objekty alebo skladovacie haly by sa pri uvážlivom vyhodnotení požiadaviek na objekt, jeho investičných nákladov a nákladov na prevádzku dali dosiahnuť značné úspory.

Pri súčasnej výstavbe sa často objavujú nasledujúce rozpory a problémy, ktoré vo svojej podstate vedú k menej efektívnemu využitiu budovy, a tým aj ku zvýšeniu investičných nákladov a nákladov na prevádzku:

• Budúci užívateľ nie je schopný definovať svoje požiadavky, ktoré počas výstavby neustále mení a upravuje, čo samozrejme zvyšuje náklady na stavbu.

• Investor stavia objekt s tým, že ho bude prenajímať. V čase projektovania je mu jasný iba rámcový spôsob využívania, t. j. predpokladá napríklad využitie objektu na administratívne účely. Nie je príliš zložité ani nákladné dodatočne prenajímateľné priestory rozčleniť a upraviť podľa požiadaviek nájomcov. Horšie je, že investor sa snaží postaviť síce na pohľad komfortný, ale v skutočnosti čo najlacnejší objekt. Takýto objekt je potom prevádzkovo veľmi nákladný. Najmä náklady na energiu sú vysoké. Takisto sa predražia opravy lacných a nekvalitných zariadení. Na porovnanie: Náklady na prevádzku za 10 rokov často dosiahnu sumu investičných nákladov vynaložených na stavbu budovy.

• Budúci užívateľ sa rozhodne objekt postaviť sám, nemá však k dispozícii dostatočne kvalifikovaných odborníkov a náklady na prácu špecializovanej firmy sa mu zdajú príliš vysoké. Bohužiaľ, aj v prípade, že sa rozhodne najať si na výstavbu odbornú firmu, nemá záruku, že táto firma bude k svojmu objednávateľovi lojálna a nebude hájiť záujmy firiem, v ktorých je hmotne zainteresovaná. Posledný problém sa výrazne prejavuje už vo fáze projektovania.

• Budúci užívateľ si objedná stavbu na kľúč. Dodávateľská firma sa snaží postaviť objekt čo najlacnejšie bez ohľadu na kvalitu stavby a budúce náklady na prevádzku.

• Vo výberovom konaní na dodávateľov rozhoduje výlučne cena. To je samo osebe veľmi krátkozraká politika. Nízka cena je zárukou nízkej kvality a problémov pri výstavbe. Lacné ponuky často znamenajú použitie nižších štandardov dodávaných zariadení, a to aj v prípade, že štandardy sú vo výkaze výmerov jasne zadané. Dodávateľ potom využíva pracovníkov s veľmi nízkou alebo žiadnou kvalifikáciou, ktorí ho vyjdú lacnejšie. Tomu zodpovedá kvalita odvedenej práce a v mnohých prípadoch už nie je možná dodatočná oprava. Alebo to spôsobí zdržanie stavby, čo vo svojej podstate môže prísť veľmi draho kvôli penále alebo posunutiu začiatku prevádzky.

• Architekt preferuje, aby objekt bol postavený podľa jeho predstáv, a to aj na úkor funkčnosti. Nezohľadní, že v objekte budú pracovať ľudia, ktorí majú určité nároky na pracovné prostredie, najmä na teplo, svetlo, čerstvý vzduch, minimálny hluk a prípadne aj určitú zodpovedajúcu vlhkosť vzduchu.

• Projektant neposudzuje objekt z hľadiska prevádzky. Aj keď cena energie z roka na rok rastie, v skutočnosti si s energetickou náročnosťou objektu nik starosti nerobí. Moderné sú sklenené objekty, ktorých tepelné vlastnosti nezodpovedajú súčasným normám, ale napriek tomu sa stavajú. Rozhoduje opäť módnosť riešenia spolu s faktom, že náklady na energiu, t. j. vykurovanie a chladenie, platí väčšinou nájomca osobitne v prevádzkových nákladoch. Od tohto roku sa k žiadosti o stavebné povolenie povinne dokladá posúdenie energetickej náročnosti. To je síce rozumné opatrenie, ale nie je isté, či sa neminie účinkom, podobne ako to bolo pri energetickom audite, ktorý sa síce pre väčšie objekty povinne spracúval, ale legislatívne nevznikla povinnosť realizovať jeho odporúčania.

• Požiadavka na maximálne úspory investičných nákladov. V priebehu výberu dodávateľa budúci investor vyvíja na potenciálneho dodávateľa tlak, aby maximálne znížil náklady na stavbu. Dôsledkom je nekontrolované zníženie kvality stavby bez toho, aby došlo ku spätnej kontrole, či oklieštený objekt bude vôbec plniť svoju funkciu.

FM v príprave stavieb
Vysoké investičné a následne aj prevádzkové náklady nútia budúceho užívateľa k maximálnym úsporám za každú cenu. Treba však zvážiť, či úspora získaná na úkor kvality pracovného prostredia vedie ku zníženiu nákladov firmy, a preto treba stanoviť optimálny pomer. Pracovné výkony ovplyvňujú podmienky, za ktorých vznikajú. Na objem a kvalitu vykonanej práce má výrazný vplyv mikroklíma prostredia, ktorá ovplyvňuje predovšetkým sústredenie a únavu pracovníkov.

Firma, ktorá sa seriózne zaoberá facility managementom a prevádzkuje objekty a ich technické zariadenia, uvedené problémy dobre pozná a už pri zadávaní projektu a jeho spracovaní je schopná na ne včas upozorniť investora i projektantov. To sa však zásadne nerobí a prevádzkovateľ väčšinou prichádza na scénu až po odovzdaní objektu alebo dokonca ešte neskôr, čo je príčinou mnohých zbytočných komplikácií.

Organizácie zaoberajúce sa FM je vhodné využiť vo dvoch etapách:

1. Vo fáze prípravy stavby, pri formulácii zadania a vlastnom projektovaní, keď sa môže včas posúdiť návrh objektu z hľadiska jeho využívania. V krajinách, kde je už FM zavedený sa už vo fáze projektovania spracúva štúdia prevádzkovania objektu, ktorá posudzuje objekt z hľadiska ekonomického využívania a podrobne navrhuje spôsob, ako ho prevádzkovať vrátane vyčíslenia nákladov. V tomto pláne sa okrem iného upozorňuje na prípadné problémy daného riešenia, ktoré môžu byť z hľadiska prevádzkovania objektu nevhodné. Pripomienky sa potom môžu ešte včas zapracovať do projektu. Podobný plán sa v Čechách spracúva iba výnimočne, a ak áno, tak bez výsledného efektu.
2. Vo fáze uvedenia do prevádzky. Tu treba, aby firma, ktorá má následne objekt prevádzkovať, začala svoju činnosť už v čase vykonávania komplexných skúšok. Iba tak sa môže včas oboznámiť s objektom a jeho vybavením, aby objekt mohla úspešne prevádzkovať. Ďalej by sa táto firma mala priamo zúčastniť preberacieho konania, a to nielen preto, že pozná potenciálne nedostatky objektov, ale aj preto, že má osobný záujem včas podchytiť všetky chyby, ktorých odstránenie by v budúcnosti bola nútená riešiť sama.

Administratívny servis všeobecná správa budovy, personalistika, poistenie, prevádzkové náklady, zúčtovanie objektu, zúčtovanie dane, starostlivosť o nájomníkov – vyúčtovanie, zastupovanie vlastníka (v právnych úkonoch), rozpočet – výkazníctvo, bezpečnosť práce a protipožiarna ochrana, ostatné špecifické požiadavky klienta. Technický servis riadenie prevádzky, údržba TZB, údržba objektu, opravy a rekonštrukcie, energetika. Centrálny servis bezpečnostné služby, upratovanie, stravovanie, likvidácia škodcov, poštové služby, služby pre klientov, zimná údržba (odpratávanie snehu atď.), zásobovanie, odpadové hospodárstvo.

Líce a rub dodávateľského spôsobu prevádzkovania
Dodávateľský spôsob prevádzkovania objektov a zaisťovania služieb FM sa postupne čoraz viac rozširuje. Širšiemu využitiu dodnes bráni neochota klientov preniesť všetky podporné činnosti na jedného dodávateľa. Dôvodom býva snaha ponechať si vo svojich radoch niektorých pracovníkov, ktorí sa týmito činnosťami doteraz zaoberali, alebo zabrániť dodávateľskej firme získať informácie, ktoré možno považovať za dôverné. To sa týka najmä ochrany objektu a účtovníctva.

Výhody facility managementu
Odborná úroveň pracovníkov špecializovanej firmy je vyššia, ako môže byť u pracovníkov firiem zameraných na iný predmet podnikania. Platí to aj v tom prípade, keď firma zamestná špecializovaných odborníkov. Rozsah činností v odbore je taký široký, že títo pracovníci musia mať zručnosti v mnohých profesiách a ich znalosti v jednotlivých odboroch sú potom viac-menej len povrchné. Týka sa to administratívnych pracovníkov i robotníckych profesií. Ich produktivita a kvalita vykonanej práce musí byť zákonite nižšia.

Podobné je to aj s vybavením. Nie je úsporné nakupovať vybavenie – či už hardvér (a tým myslím aj kladivo a dláto) alebo softvér, ak sa možno využije raz za rok alebo vôbec nie. Ak však ide o FM firmu s väčším počtom klientov, potom je využitie týchto prostriedkov oveľa častejšie, a teda sa vyplatia aj investície do vybavenia.

Na vyššej úrovni FM sa dá očakávať aj lepšia organizácia práce a hlavne využitie pracovníkov špecializovaných profesií. Pri väčšom počte zamestnancov je ľahšia aj zastupiteľnosť v prípade dovoleniek alebo chorôb.

Tienisté stránky FM a ich riešenie
Aj keď využívanie firiem FM sa výrazne rozširuje, táto prax má aj svoje nevýhody. Cenu práce zvyšujú náklady na prevádzku dodávateľských firiem a ich zisk.

Hlavným cieľom firmy, ktorá má v obchodnom registri zapísaný ako predmet podnikania čosi ako FM, je samozrejme zisk z tohto podnikania. A ako sa dá tento zisk dosiahnuť? V prvom rade zvýšením produktivity práce, ako sa tvrdí aj v učebniciach ekonómie. Tieto učebnice sa však už nezmieňujú aj o druhej možnosti: práce nevykonávať vôbec alebo ich vykonávať iba v obmedzenom rozsahu, prípadne nižšej kvalite. Aj toto riešenie sa často využíva.

Zásadným spôsobom sa na výsledkoch dodávateľských firiem podieľa pravidelná kontrola ich činností a hodnotenie výsledkov práce dodávateľských firiem zo strany objednávateľa. Ten však často nemá na svojej strane pracovníka, ktorý by bol schopný kvalifikovane posúdiť výsledky práce organizácie, ktorá poskytuje služby FM. Alebo nemá čas a záujem ich posúdiť.

Len málo objednávateľov systematicky hodnotí výsledky práce najatej firmy. A ak áno, skôr kontroluje počet nasadených pracovníkov a rýchlosť vykonania práce, než jej kvalitu, respektíve výsledok. Bez systematickej kontroly a hodnotenia ako podkladu na prípadné sankcie nie je firma realizujúca FM nijako stimulovaná skvalitniť prácu a v lepšom prípade upadá do stereotypu.

Slabšie výsledky dodávateľských firiem, než by sa dalo očakávať na základe kvalifikácie ich pracovníkov a prepracovanej organizácie práce, pramenia zo snahy zaistiť si dostatočný zisk, čo pri súčasnej konkurencii nie je jednoduché. To vedie k minimalizácii počtu pracovníkov nasadzovaných na objekty, často pod únosnú hranicu. Títo pracovníci sú okrem toho často premiestňovaní do iných objektov, kde im trvá dlhší čas, kým sa s objektom oboznámia, navyše o to často ani nemajú záujem.

Aj keď systém FM vznikol preto, aby sa užívateľ mohol oslobodiť od činností, ktoré sa netýkajú predmetu jeho podnikania, praktické príklady jasne ukazujú, že dobré výsledky možno očakávať len pri priamej a dôslednej spolupráci so zástupcom objednávateľa.

Prekvapujúco veľkým problémom je kvalifikácia a často aj pracovné nasadenie zamestnancov tak na strane dodávateľa, ako aj zhotoviteľa. Tento problém sa začína už pri nábore pracovníkov, ktorý sa veľmi často robí živelne a na základe prvého dojmu. Len výnimočne sa výber pracovníkov uskutočňuje na podklade objektívneho hodnotenia, napríklad pomocou testov. A pretože je prakticky nemožné overiť si schopnosti a prístup pracovníka u predchádzajúcich zamestnávateľov, o prijatí pracovníka rozhodujú kritériá ako asertivita, vek a znalosti jazyka, čo nemusí byť rozhodujúce na všetkých pozí­ciách. Skutočnosť, že pravidelné hodnotenie zamestnancov robí iba málo organizácií alebo často len formálnym spôsobom, situáciu iba zhoršuje. Možno sa tak často stretnúť so zástupcami firiem, najmä s ich výkonnými pracovníkmi, ktorí vo svojom odbore preukazujú elementárne neznalosti.

Veľmi často sa v praxi zložito riešia banálne problémy, ktorých riešenie je už dávno známe a overené. To platí všeobecne na všetkých úrovniach – počnúc formuláciou zadávania projektu stavby a končiac opravou prasknutého potrubia. Je to preto, že v pracovných tímoch často chýbajú ľudia s praxou, ktorí by boli schopní na základe skúseností nájsť optimálny spôsob vyriešenia danej úlohy alebo dopredu odhadnúť výsledok iného návrhu, ktorého realizácia stojí čas a peniaze.

Pozitívnym zistením je prístup ku zvyšovaniu kvalifikácie, ktorý sa presadzuje na vysokých školách, kde sa už začína prednášať špecializácia FM. V poslednom čase prichádza k prekvapujúcemu nárastu záujmu o kurzy pre výkonných pracovníkov na tému FM alebo prevádzkovanie a údržba technických zariadení budov. Možno očakávať, že týmto spôsobom sa postupne zvýšia odborné a organizačné znalosti pracovníkov na všetkých úrovniach, čo musí zákonite viesť aj k zlepšeniu výsledkov firiem, ktoré ich zamestnávajú.

Súčasnosť a výhľad do budúcnosti
V posledných rokoch sa tiež výrazne zlepšila a stále sa zlepšuje organizácia práce vo firmách zaoberajúcich sa FM. Dobré sú väčšinou aj odborné znalosti a schopnosti pracovníkov, hlavne na úrovni stredného manažmentu. Bohužiaľ, nie vždy sa im darí aplikovať poznatky v praxi. Jedným z dôvodov je, že ich právomoci nezodpovedajú uloženým úlohám. To sa týka predovšetkým možnosti vyberať si podriadených pracovníkov a finančne stimulovať ich prácu alebo ich, naopak, pri nekvalitnom výkone postihovať. Stále však ostáva priepastná vzdialenosť medzi teóriou a jej praktickým využitím.

V súčasnosti sa dodávateľským spôsobom zaisťuje prevádzka a údržba v mnohých budovách a dodávateľom sa postupne zadáva aj vykonávanie ďalších činností spadajúcich do oblasti FM. Napriek nedostatkom, z ktorých sme niektoré uviedli, sa metóda FM dynamicky rozvíja a súčasné výsledky nedávajú priestor pochybnostiam, že tadiaľto vedie cesta k zaisteniu podmienok na efektívnu prácu firiem s rôznymi predmetmi podnikania.

Ing. Jaroslav Bambous
Foto: Passerinvest Group

Autor je manažérom v spoločnosti Obermeyer Albis­ – Stavoplan, spol. s r. o., a predsedom odbornej sekcie FM v Spoločnosti pre techniku prostredia.

Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov.