Facility management – významná opora riadenia v období nestability

Podnikovohospodárska fakulta Vysokej školy ekonomickej v Prahe usporiadala nedávno v Likešovej aule 3. medzinárodnú vedeckú konferenciu, ktorá sa zamerala na aktuálne otázky súčasnej ekonomickej krízy a zhodnotenie úlohy facility managementu (FM) v období nestability s dôrazom na znižovanie nákladov. Na konferencii zazneli jasné signály o prebiehajúcej ekonomickej kríze tak z hľadiska ekonomickej, finančnej a bankovej teórie a reakcie vlád, ako aj z hľadiska hľadania cesty k oživeniu, úlohy kohéznej politiky, zahraničného porovnávania facility managementu v SRN vrátane pripomienok k insolventnému konaniu. Na konferencii zaznelo aj hodnotenie súčasného vývoja facility managementu podľa skúseností poradenskej firmy a popredných lídrov na poli poskytovania služieb FM, rovnako ako hodnotenie úrovne vzdelávania v odbore facility managementu a jeho porovnanie so zahraničím, ako aj aplikácia manažmentu pri riadení podporných procesov. V článku prinášame obsah niektorých podnetných vystúpení.

Makroekonomický blok
Rektor VŠE v Prahe prof. Ing. Richard Hindls, CSc., na úvod konferencie zdôraznil spojitosť teórie a praxe a teda aj sledovanie zmien, ktoré sa priamo dotýkajú riadenia podporných činností v podnikoch, školstve, zdravotníctve, kultúre a verejnej správe. Zdôraznil, že „v manažérskom myslení sa vo väčšej či menšej miere odráža pokrok v poznaní a myslení rozličných, často nesúvisiacich vedných disciplín. Ostré napätie, ktoré sprevádza podnikateľské prostredie od čias zakladateľov teórie manažmentu, iskrí a osciluje najmä v súčasnom napätom období.“

Vedúca katedry podnikovej ekonomiky prof. Ing. Eva Kislingerová, CSc., uviedla vo svojej prednáške atribúty facility managementu v zmenenej ekonomickej situácii, ktorá priniesla „trest“ v podobe zbytočných nákladov, a tak vyvolala krízu, ale aj nové príležitosti, a to práve v oblasti služieb. Zdôraznila, že „výzvou týchto dní je pre súčasný facility management silná téma − optimalizácia správy s cieľom maximálneho využitia kapacít a zariadení klienta, alebo hľadanie úspor, tlak na vyhľadávanie nových možností i technológií s dôrazom na pružnosť a komplexnosť služieb.“

Z oblasti bankového sektoru vystúpila námestníčka riaditeľa sekcie dohľadu nad finančným trhom Českej národnej banky (ČNB) RNDr. Zuzana Silberová, PhD., CIA, ktorá veľmi podrobne informovala o opatreniach ČNB, ktoré zlepšili fungovanie finančného trhu. Súčasné nástroje sa javia ako dostatočné a vo finančnom sektore neexistujú signály problémov s likviditou. O dobrej situácii s likviditou svedčí aj malá miera využívania nových dodávacích facilít ČNB zo strany bánk. Súčasne konštatovala, že finančný (bankový) systém v ČR je menej zraniteľný, pretože vykazuje:

• prebytok likvidity (ČNB sťahuje peniaze);
• relatívnu „izolovanosť“ (má dostatok zdrojov na poskytovanie úverov z primárnych vkladov);
• tradičný konzervatívny model (dostatok príležitostí na rast);
• nízky podiel nesplácaných úverov;
• obmedzenosť pri poskytovaní úverov v cudzích menách (systém nie je závislý od funkčnosti trhov slúžiacich na zaisťovanie kurzového rizika);
• zanedbateľný podiel „toxických“ aktív (menej než 1 % aktív);
• dobrú kapitalizáciu a ostáva ziskový.
• Na záver svojho vystúpenia konštatovala, že český finančný systém je naďalej stabilný a pretrváva dôvera verejnosti k bankovým inštitúciám, ktorá sa prejavuje v tom, že:
• český bankový sektor v reakcii na zvyšujúce sa riziká pokračuje v znižovaní tempa financovania ekonomiky i v sprísňovaní neúrokových podmienok pri mnohých segmentoch úverového trhu;
• banky nespôsobujú spomaľovanie ekonomického rastu, hlavnou príčinou je zhoršujúca sa situácia v zahraničí (klesajúca úverová dynamika je v rozhodujúcej miere dôsledkom poklesu dopytu po úveroch);
• úrokové sadzby z úverov prevažne stagnujú – znižovanie sadzieb ČNB je kompenzované rastom rizikových marží bank;
• možno očakávať postupný nárast miery nesplácania bankových úverov a iných záväzkov, čo sa premietne do zhoršenia výsledkov bánk a ďalších finančných inštitúcií a zhoršenia kvality ich bilancií;
• domáci finančný sektor by mal byť schopný vo vysokej miere odolávať prichádzajúcim šokom.

Z Ministerstva pre miestny rozvoj ČR vystúpil RNDr. Josef Postránecký, ktorý prezentoval úsilie vlády riešiť disparitu medzi regiónmi s cieľom posilniť konkurencieschopnosť a zamestnanosť a celkovo riešiť problém v tých regiónoch, kde je poškodené životné prostredie. Upozornil najmä na vplyv kohéznej politiky v období krízy, keď je jej cieľom najmä:

• identifikovať nové prekážky, ktorým čelia európske regióny,
• zjednodušiť implementáciu programov,
• urýchliť ich zavádzanie.

Na záver svojho vystúpenia vyzdvihol nárast podpory z eurofondov pre ČR oproti roku 2007 o 6,25 mld. eur a podpor na environmentálnych projektov v hodnote 25 mil. eur. Investície, ktoré budú smerovať do oblastí s vysokým potenciálnym rastom, budú preferovať čisté technológie, energetickú účinnosť, environmentálne služby, infraštruktúru a prepojenosť, predvídanie a prispôsobovanie schopností budúcim potrebám trhu práce.

Centrum zdieľaných služieb
V druhej časti odpoludňajšieho bloku vystúpil Ing. Aleš Fojtík z poradenskej firmy Pricewaterhouse Coopers s problematikou znižovania nákladov cestou facility managementu. Centrum zdieľaných služieb (CSS) možno chápať ako zvláštnu pobočku, interné outsourcingové centrum, ktoré združuje aktivity spoločné ostatným pobočkám v určitom regióne s cieľom optimalizovať a formalizovať proces ich riešenia. Trendy v oblasti CSS predstavujú:

• úspory – aktivity realizovať lacnejšie aj pre menšie spoločnosti;
• nárast sekundárnych priorít – zmyslom nie je „iba“ usporiť, ale dosiahnuť vyššiu kvalitu a spokojnosť zákazníkov;
• rozsah – od predchádzajúceho zamerania na veľkoobjemové procesné činnosti prechádza pozornosť na vedomostne náročnejšie aktivity, ako je reporting alebo kontroling;
• umiestnenie – významnou zložkou nákladovej optimalizácie je využitie nákladových výhod top offshoringových lokalít, ktorými aj naďalej ostávajú stredná a východná Európa, India a Čína;
• outsourcing – centrá zdieľaných služieb sa niekedy chápu ako medzistupeň cesty k outsourcingu;
• pravidlá a predpisy – s rastúcou globalizáciou a centralizáciou aktivít pre viac krajín rastú požiadavky na súlad s mnohými pravidlami a zákonnými normami, ktoré ovplyvnia koncepciu daného centra zdieľaných služieb.

Služby facility managementu
Veľmi podnetnou prednáškou o súčasnom stave FM v Nemecku sa prezentoval doc. Ing. Helmut Lang, PhD., z Norimbergu. Definoval služby, ktoré reprezentuje facility management: správu a údržbu budov, zariadenia a vybavenia a profesionálnu realizáciu sekundárnych procesov v súvislosti s objektmi a ich zariadením pomocou outsourcingu. Budúcnosť tohto odboru vidí v poskytovaní komplexných služieb alebo v kooperácii s profesijnými organizáciami, ako sú napríklad stavebníctvo, energetika a podniky priemyslu a služieb.

Z výhod zdôrazňuje najmä uľahčenie manažmentu primárnych činností v oblastiach riadenia ľudských zdrojov, správy budov a zoštíhlenia procesu a, naopak, nevýhody vidí v dlhodobom vzťahu medzi klientom a poskytovateľom, v jednostrannej závislosti od poskytovateľa a nebezpečenstve vzniku byrokracie. V aktuálnom prehľade najväčších poskytovateľov služieb a objemu obratu v roku 2009 sa prezentujú firmy B&B a Dussmann (celkom asi 32,2 tis. zamestnancov a spoločný obrat 1,4 mld. eur). V závere prezentácie definoval hlavné problémy tohto roka: silný konkurenčný boj, stagnáciu nízkych cien, personálne problémy a zároveň návrhy na prekonanie krízy nahradením konkurenčného boja súťažou kvality v nasledujúcich oblastiach riadenia:

• zavedení systémov zaistenia kvality – ISO, BSC,
• zvyšovaní kvalifikácie zamestnancov,
• zaistení komplexnej ponuky služieb formou kooperácií.

V prognóze vývoja trhu podporných činností v  službách FM v SRN pre tento rok doc. Lang uvádza:

• zostrenie cenovej konkurencie,
• rastúci trend prevzatia malých a stredných podnikov,
• klienti požadujúci komplexné služby od jedného poskytovateľa,
• malý rast poskytovaných služieb v zahraničí (14 % z celkového obratu – 9,5 mld. eur).

Významný facility manažér a obchodný riaditeľ českej spoločnosti ISS Facility Services, s. r. o., v Prahe Ing. Tomáš Polák, charakterizoval súčasnú situáciu na trhu služieb FM v ČR z pozície poskytovateľa ako:

• značný tlak na cenu, ignorovanie kvality;
• prevahu pracovníkov na trhu práce,
• rozsah určitej služby znižovaný a obmedzovaný vo:

• frekvencii upratovania, umývaní fasád,
• preventívnej údržbe, prítomnosti;

• rušenie určitých služieb:

• upratovanie v automobilovom priemysle,
• starostlivosť o zeleň.

Vzdelávanie vo facility managemente a IFMA.CZ
Problematike vzdelávania v oblasti FM ako významnej podpore kvality celkového riadenia a poskytovania kvalitných služieb venovala príspevok prezidentka Slovenskej asociácie facility managementu doc. Ing. Viera Somorová, PhD., z Katedry technológie stavieb Stavebnej fakulty STU v Bratislave. Svoj príspevok zamerala na šesť štátov a v nich na vybrané vysoké školy, na ktorých sa vyučuje odbor FM.  Profesiu facility manažéra formulovala na základe takto získaných poznatkov: „Profesia facility manažér dosiahla vek dospelosti. V praxi vyžaduje kvalifikáciu a vedomosti v odvetví facility managementu. Dobrým facility manažérom sa stáva človek nielen praxou, ale aj vzdelávaním.“

Prezident IFMA.CZ a prevádzkovo-technický riaditeľ firmy AB facility, a. s., Ing. Bohuslav Kyjánek  krátko predstavil uplynulých 10 rokov českej pobočky IFMA.CZ, združujúcej odborníkov z odboru, informoval o  činnosti pobočky, výskumoch a porovnávacích štúdiách, ako aj o vzdelávaní profesionálov. V druhej časti svojho príspevku modeloval náklady na preventívnu údržbu a poukázal na jednu z možností, ako pomocou vizuálnej extrapolácie hľadať rezervy v údržbe.

Základné činnosti facility managementu
V bloku venovanému rozsahu základných činností FM vystúpil s príspevkom Ing. Vlastimil K. Vyskočil, CSc. na tému Stratégia redukcie nákladov v podniku. Neustále sa pripomína, aká veľká neistota vládne v súčasnom období nestability. Turbulentné prostredie, globalizácia, manažment zmeny, znalostný podnik – to sú však príležitosti, ktoré by mali neustále podnecovať aktivitu.

„Tieto skutočnosti umožnili vznik Centra zdieľaných služieb, ktoré zdôrazňuje procesnú orientáciu podnikového riadenia, zameranú na klienta v rámci poskytovania komplexných služieb. Rovnako ako sa v minulosti uskutočnil posun paradigmy od funkčného k procesnému a konečne aj ku znalostnému konceptu, v kratšom alebo dlhšom období prichádza aj v oblasti podporných činností k ich ďalšej diverzifikácii, ale súčasne aj k synergii v rodine zdieľaných služieb, kde facility management je ich pevnou súčasťou.“ To je výsledok skutočnosti, že manažment podporných činností, rovnako ako mnohé tzv. spoločenské disciplíny, prechádza z podoby empirizmu, opierajúceho sa o zovšeobecňovanie skúseností, prípadne preberanie znalostí špičkových odborníkov – často praktikov – do fázy teoretického poznania, ktoré využíva poznatky vedných disciplín.

Nie je teda žiadnym prekvapením, že málokto z nás vlastne uvažuje o tom, ako veci urobiť lacnejšie, keď premýšľa o tom, ako by sa to dalo urobiť lepšie. Platí však, že inžinierova prestíž sa nezníži, ak navrhne produkt alebo službu tak, že sa bude okrem iného vyrábať lacnejšie, rýchlejšie alebo efektívnejšie. Opak je pravdou – v skutočnosti sa tým jeho renomé zvýši. Znakom génia je potom znižovanie úrovne nákladov. Úspora nákladov musí byť conditio sine qua non (nezadateľným právom) pri akejkoľvek vykonanej činnosti a osobitne pri inovácii.

Facility management a obnova bytových domov
Doc. Ing. František Kuda, CSc., prezentoval inovatívne metódy ekonomiky údržby a obnovy bytových domov z pohľadu formovania efektívnosti celkových riešení. Objavuje sa stále väčší priestor na uplatnenie facility managementu v kontexte nákladov životného cyklu objektu, úžitku a zachovania dlhodobého, udržateľného rozvoja. Použila sa tzv. triáda metód FM, a to:

• modifikovaný dynamický model (MDM),
• model technicko-ekonomickej analýzy (Buildpass),
• grafická analýza dát (GRAC).

Táto metóda sa využíva v štyroch modelových krokoch zadávania úlohy:

• vecnom zadaní,
• interpretačnej schéme,
• definícii interakcií a počiatočných podmienok,
• základných výstupoch štandardných prvkov.

Na záver prezentácie autor predložil odporúčania pre ďalší postup:

• spracovanie súboru metodických pokynov na špecifické druhy stavieb a pre diferencované skupiny odbornej verejnosti,
• komplexný prístup k aplikácii nových foriem správy stavebných objektov ako prostriedku na zvýšenie udržateľnosti,
• zvyšovanie všeobecnej informovanosti o udržiavaní, úpravách a obnovách stavieb, a to nielen u odbornej verejnosti.

Kontrakting
Mgr. Olga Kupec zo SRN predstavila kontrakting ako novú formu spolupráce, najmä v oblasti rozšírenia kľúčového odboru činností, výnosných investícií a potenciálneho rastu dodávateľov energií. Kontrakting v rámci sanácií ponúka významný potenciál na:

• úspory: 10 mld. eur p. a., 27 mil. ton emisií CO₂ a 120 tetrawattov elektrickej energie,
• know-how-transfer a vývoj v Európe.

Kontrakting = Win-Win-riešenia pre zákazníka i dodávateľa v oblasti energetických služieb znamená:

• šetrenie energiou a znižovanie nákladov,
• zlepšenie životného prostredia.

Používanie outsourcingu v obchode prezentoval Ing. Miroslav Kajňák, MBA, riaditeľ odboru legislatívno-právneho a služieb SČMSD v Prahe. Prezentácia uprednostňovala oblasti, ktorými možno zvýšiť atraktivitu družstevných alebo rodinných predajní na vidieku a v malých mestách. Portfólio služieb v tejto oblasti sa rozširuje na:

• nové regióny,
• rebranding (obnovenie obchodnej značky),
• celoštátnu reklamu,
• zvýšenie kvality služieb (certifikáciu predajní),
• služby s pridanou hodnotou.

Vzdelanie – veda – výskum – inovácie – realizácie
Bc. Josef  Tesařík jr, MBA, sa zaoberal vývojom služieb FM a CAFM (Computer Aided Facility Management – programový systém na správu podporných procesov, založený na grafickom znázorňovaní správy priestorov) a jeho podpory v podmienkach ČR. Do správy majetku patrí veľké množstvo rôznorodých kvalifikačne náročných činností – od služieb denného charakteru až po bezpečnostnú politiku, pričom kvalitné personálne zaistenie týchto činností v minulosti často nebolo prioritou manažmentu. Nedostatok kvalifikovaných odborníkov nezriedka prinášal dodatočné problémy pri realizácii inovačných procesov. To sa v posledných rokoch mení a je zrejmé, že podstata týchto zmien spočíva v dôslednej aplikácii procesného prístupu, ktorý umožňuje plnú integráciu správy majetku do celopodnikových systémov. Dlhodobo udržateľný rozvoj celej správy majetku musí byť nevyhnutne založený na úplnom inovačnom cykle vzdelanie – veda – výskum – inovácie – realizácie s previazanosťou jednotlivých oblastí. Vývoj CAFM v období do roku 2008 charakterizujú:

• množstvo produktov domácej i globálnej proveniencie;
• orientácia na jednotlivé segmenty;
• aplikácie písané na „tvrdo“ – nemožno ich prispôsobiť pri zachovaní štandardu, neumožňujú rozvoj;
• pri domácich dodávateľoch: investičný uzol – neschopnosť financovať ďalšie generácie softvérovej podpory;
• pri zahraničných dodávateľoch: štandardné balíky, neschopnosť rešpektovať špecifické potreby ČR a jednotlivých segmentov;
• nízka rentabilita projektov implementácie CAFM produktov.

Súčasnú situáciu vo vývoji FM a softvérov pre FM charakterizuje:

• pokles rastu ekonomiky, veľká zadlženosť jednotlivcov a rast ceny energií

• nižšie zdroje štátu, firiem i občanov na investície;

• finančná kríza vo svete a pripravovaná zmena daňového vnímania úrokov

• koniec lacných peňazí pre developerov od bánk;

• silná koruna a vysoký rast platov, nedostatok kvalifikovaných pracovníkov

• menší záujem nadnárodných spoločností o pôsobenie v ČR.

• zániky a fúzie

• prežijú len pripravené FM a IT organizácie.

Menšiu stavebnú produkciu a nižší dopyt po službách FM a IT zapríčinil:

• minulý boom a nízke náklady pri vstupe na trh

• presýtenie trhu FM a IT spoločnosťami;

• nedostatok kvalifikovaných ľudí s vysokými mzdovými nárokmi.

Komplexné CAFM systémy 21. storočia musia spĺňať:

• Všeobecné funkčné požiadavky:

• modularitu,
• podporu viacerých jazykov a mien,
• flexibilný work-flow,
• priateľské užívateľské rozhranie,
• drilldown functionality,
• podporu internetu,
• otvorenosť k integrácii,
• štandard and ad-hoc reporting, FMIS.

• Ďalšie aspekty pri výbere CAFM systému:

• cena,
• technológie a ich kompatibilita s podnikovou IT stratégiou,
• skúsený implementačný partner s projektovo-analytickým prístupom a prístupom k vedecko-technickým poznatkom,
• overená implementačná metodológia.

Štúdium, kríza a súčasnosť
RNDr. Ing. Miroslav Rössler, MBA, prorektor Moravskej vysokej školy Olomouc (MVŠO) a Mgr. Daniela Kořená prezentovali vnímanie FM v edukačnom procese a v praxi. MVŠO zorganizovala anketu s cieľom zistiť, ako predmet riadenie podporných činností vnímajú študenti a ako sa vníma v praxi. V organizáciách zamestnávajúcich študentov kombinovanej formy štúdia (hlavne v regióne Olomouckého kraja) sa vníma rozdiel medzi hlavnými a podpornými činnosťami.

Z toho možno usudzovať, že zamestnanci sú motivovaní svojím zamestnávateľom k štúdiu, najmä na VŠ. S ohľadom na zhodu v oblastiach financií a komunikácie možno predpokladať, že v organizáciách, kde sa tieto činnosti prevádzkujú vo vlastnej réžii, by bolo možné využiť outsourcing profesio­nálnych služieb namiesto organizácií, kde sú tieto činnosti súčasťou hlavných procesov (Core Business). Možno pritom vychádzať z predpokladu, že každá činnosť patrí do rúk profesionálov! Veľmi dôležitou súčasťou vzdelávacích aktivít všetkých druhov a úrovní musí byť praktická výučba v reálnom prostredí softvérových produktov pre oblasť FM.

Ing. Emil Antušák, PhD., z Katedry manažmentu Podnikovohospodárskej fa­kul­ty VŠE v Prahe nazval svoju prednášku Kríza, súčasnosť a FM. Cieľom krízového manažmentu je  „pretaviť“ hrozby na výzvy, strach na akčné vzrušenie a tým docieliť proaktívne správanie sa účastníkov krízy vrátane premeny krízy na príležitosť. Krízové plány sú súhrnné plánovacie dokumenty, ktoré sú podľa zákona povinné vypracovávať príslušné orgány krízového riadenia a subjekty podnikovohospodárskej sféry (vrátane firiem facility managementu) zapojených do systému KR.

Predstavitelia fakúlt VŠ, ktoré usporiadali 3. medzinárodnú vedeckú konferenciu −  prof. Ing. Jaromír Veber, CSc., dekan Podnikovohospodárskej fakulty Vysokej školy ekonomickej v Prahe, a doc. Ing. Alois Materna, CSc., dekan Stavebnej fakulty Vysokej školy banskej Technickej univerzity v Ostrave – konferenciu ukončili a vo svojom vystúpení zdôraznili: „Prejavuje sa jasný nedostatok žiaduceho nadhľadu nad oblasťou, ktorá navodila zložitosť súčasného obdobia. Riešenie pozná len niekoľko odborníkov. Je prínosné, že odborníci si uvedomujú, že nová cesta k nedávnym „zlatým časom“ sa hľadá v prostredí podnikania v tých oblastiach nášho života alebo oblastiach tvorby hodnôt, ktoré nie sú iba súčasťou viditeľných hospodárskych komplexov alebo odborov, ale služieb, ktoré sa dotýkajú naozaj všetkého podporného, menej alebo vôbec neziskového, ale nesmierne potrebného.“

3. medzinárodná vedecká konferencia facility managementu naznačila niečo veľmi potrebné: širokú spoluprácu medzi vysokými školami v oblasti vzdelávania a vedecko-výskumnej činnosti vzhľadom na potrebu skvalitnenia vzdelávacieho procesu v celom svojom zameraní v konfrontácii s praxou, ktorá by mala smerovať k mobilite a k celkovému posilneniu významu univerzít vo všetkých oblastiach ľudskej činnosti.

Pripravil Ing. Vlastimil K. Vyskočil, CSc.
Foto: Dano Veselský, H. G. Esch, VŠE v Prahe

Autor je odborným garantom predmetu facility management na Katedre manažmentu PFH VŠE v Prahe.

Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov.