Facility management zvyšuje aj kvalitu služieb

Facility management je dynamicky sa rozvíjajúca oblasť a aj preto v radoch facility manažérov vznikla požiadavka výmeny skúseností a získavania nových informácií o facility managemente. Výsledkom tejto požiadavky je nedávny vznik Slovenskej asociácie facility managementu (SAFM). Je to profesijné združenie facility manažérov a organizácií pôsobiacich v oblasti facility managementu. Ide o facility manažérov, ktorí sú zamestnancami organizácií s aplikáciou facility managementu alebo facility manažérov a organizácie, ktoré služby facility managementu poskytujú. O aktuálnych otázkach sme sa porozprávali s prezidentkou SAFM doc. Ing. Vierou Somorovou, PhD.

Čo predchádzalo vzniku Slovenskej asociácie facility managementu?
Prvou lastovičkou, ktorá umožnila stretnutie odborníkov z radov facility manažérov, bola konferencia Facility management 2003, ktorú organizovala SSTP v spolupráci so Stavebnou fakultou STU. Iniciátormi boli prof. Dušan Petráš a Ing. Ladislav Piršel, PhD. Od tohto roka sa konferencie s týmto názvom pravidelne usporadúvajú každý rok. Práve na týchto konferenciách stále častejšie rezonovala požiadavka vytvorenia platformy, ktorá by poskytovala novinky a informácie o facility managemente a možnosti stretávania sa facility manažérov častejšie ako raz za rok. Po viacerých prípravných stretnutiach „nadšencov“ z radov facility manažérov sa v máji konalo prvé valné zhromaždenie SAFM, na ktorom bolo zvolené predstavenstvo.

Aké je poslanie SAFM?
Poslaním SAFM je predovšetkým získavanie informácií o dianí v oblasti facility managementu (napríklad pokračujúca tvorba európskych noriem facility managementu), výmeny know-how na domácej pôde a na medzinárodnej úrovni. Tu je potrebné spomenúť úzku spoluprácu s českou IFMA CZ. Veľmi významným faktorom je „zviditeľnenie“ facility managementu v rámci legislatívy. Facility management významným spôsobom ovplyvňuje najmä prevádzkové náklady organizácie. Ich výška je podmienená aj dispozično-priestorovým, materiálovo-konštrukčným a technologickým riešením stavebného objektu, v ktorom organizácia sídli. Preto SAFM považuje za nevyhnutné v rámci projektovej dokumentácie vyriešiť systém budúcej prevádzky stavebného objektu, teda zakotviť povinnosť spracovania facility managementu ako časti projektovej dokumentácie v stavebnom zákone.

Ktoré naliehavé úlohy stoja pred SAFM v najbližšom období?
Jednou z najnaliehavejších úloh je inicio­vať a podporovať vzdelávanie v oblasti facility managementu. Našou snahou je iniciovať vzdelávanie facility manažérov, ktorí by po nástupe do práce vedeli po získaní potrebnej praxe fungovať ako kvalifikovaní facility manažéri. Dobrou správou je, že Katedra technológie stavieb na Stavebnej fakulte STU v zimnom semestri akademického roka 2009/10 ponúka pre odborníkov z praxe možnosť postgraduálneho vzdelávania v odbore facility managementu.

Prevádzkové náklady stavebného objektu možno v maximálnej miere ovplyvniť práve v prípravnej fáze investičného procesu – pri projektovaní stavieb. Je už adekvátne miesto v tejto fáze aj pre facility manažéra?
Vedúce postavenie v projektovej fáze má architekt/stavebný inžinier. On určuje budúcu podobu stavebného objektu. Facility manažér by mal s architektom/stavebným inžinierom ako konzultant spolupracovať už pri tvorbe budúcej podoby stavebného objektu. Na základe svojich poznatkov a skúseností vie definovať požiadavky na užívanie z hľadiska budúcich prevádzkových nákladov. Špecifikuje optimálny funkčný program priestorového využitia stavebného objektu (napríklad zníženie nevyužitých plôch) z hľadiska budúcich užívateľov, povrchy niektorých konštrukcií (steny, podlahy) ako aj ich materiálové riešenia z hľadiska budúcej údržby a opráv ako i podrobné, infraštrukturálne a technické zadania na technické vybavenie stavebného objektu.

A pri realizácii stavebného objektu je jeho prítomnosť už priam nevyhnutnosťou.
Určite. Po ukončení realizácie stavby sa síce spracuje projekt vyhotovenia stavby, ale priama účasť facility manažéra na realizácii stavby mu umožní efektívnejšie sa zorientovať a reagovať v krízových situáciách, ktoré sa vyskytnú počas prevádzky stavebného objektu.

Význam facility managementu pre hlavnú činnosť firmy je čoraz zreteľnejší aj na Slovensku. V čom teda spočívajú jeho výhody a aké formy uplatnenia sa nachádzajú na Slovensku?
Facility management ako efektívna forma riadenia podporných činností organizácie nie je na Slovensku úplne neznámy. Je predmetom hlavnej činnosti podnikov, poskytujúcich služby facility managementu, alebo jednou z viacerých činností podniku. V súčasnosti, poznamenanej finančnou krízou, je aplikácia facility managementu nanajvýš aktuálna. Využívanie facility managementu poskytuje mnohé výhody. Umožňuje koordináciu a integráciu podporných činností či už v rámci organizácie, najmä však pri outsourcingu. Prvotným prínosom zavedenia facility managementu je úspora prevádzkových nákladov, neskôr ich optimalizácia. Sleduje sa však aj kvalita vykonávaných služieb v oblasti facility managementu.

Ktoré sú jeho ďalšie výhody?
Nesporným prínosom je jeho synergický účinok v oblasti podporných činností. Ďalším prínosom využívania metódy facility managementu v organizácii je možnosť sústredenia sa vrcholového manažmentu na hlavnú činnosť, zatiaľ čo podporné činnosti sú riadené útvarom facility managementu.

Aké sú jeho možnosti v rámci priestorového manažmentu?
Využitím skúseností facility manažéra možno v tejto oblasti docieliť zefektívnenie využitia priestorov organizácie. Následne je to aj zvýšenie produktivity pracovníkov. V príjemnom prostredí sú pracovníci spokojní a podávajú vyššie výkony.

Facility management sa aplikuje ako súčasť organizačnej štruktúry – insourcing alebo externou formou – outsourcingom. Ktorý prístup prevažuje?
V rámci organizácie pri insourcingu sa facility management využíva najmä v správe budov. Určite však najčastejšou formou uplatnenia facility managementu je outsourcing. Využíva sa najmä v technickej správe, ďalšími najčastejšími outsourcovanými službami sú upratovanie interiérov a exteriérov, ďalej reprografické služby, IT, ale aj stravovanie.

Existujú aj tienisté stránky aplikácie facility managementu?
Nie, ale existujú problémy s aplikáciou facility managementu do organizácie formou outsourcingu. Často sa stretávame s tým, že organizácie majú dojem, že outsourcing podporných činností nepriniesol nimi požadovaný efekt. Organizácie síce implementovaním facility managementu usporia náklady na podporné činnosti, avšak veľakrát je to na úkor kvality. Zabúda sa však na dôkladnú prípravu zavedenia outsourcingu poskytovaných služieb.

Často sa zdôrazňuje prípravná fáza na outsourcing. Prečo?
Pretože pri snahe outsourcovať podporné činnosti v čo najkratšom čase bez dôkladnej prípravy vznikajú podstatné chyby. Chýba projekt zabezpečenia outsourcingu, v ktorom je pevne stanovená jednak kvalita poskytovaných služieb, ale najmä ich kontrola. Teda problémom nie je facility management, ale príprava na jeho zavedenie do organizácie. V rámci EÚ vyšli už dve časti európskej normy Facility management, ktoré sú v SR platné od roku 2007 ako STN EN 15221 Facility managment. Norma v prvej časti presne definuje pojmy facility managementu, druhá časť je návodom na uzavretie zmluvy o facility managemente. Dôležitou pre projekt zabezpečenia outsourcingu je druhá časť, ktorá presne informuje, čo má obsahovať zmluva vrátane merania a kontroly kvality poskytovaných služieb. SAFM sa bude snažiť v rámci svojej internetovej stránky informovať o európskej norme a o jej aplikácii v praxi. Chceme pomôcť organizáciám systémovo aplikovať normu v praxi pri zabezpečení outsourcingu.

Facility management prechádza dynamickým vývojom. Ktorým smerom sa bude vyvíjať v najbližšom období ?
Áno, vo svojom vývoji aplikácia facility managementu už nie je len snahou o zabezpečenie služieb formou in- alebo outsourcingu, ale objavuje sa fenomén zvyšovania kvality poskytovania služieb, ako aj iné požiadavky. Preto už počas tvorby prvých dvoch častí európskej normy vznikla potreba ich pokračovania. V súčasnosti sa spracovávajú ďalšie časti normy, ktoré by mali byť nápomocné pre klientov – organizácie, ktoré si facility management objednávajú, ako aj pre poskytovateľov služieb facility managementu. Je tu evidentná snaha o zvýšenie kvality poskytovaných služieb presnou definíciou, čo je to kvalita týchto služieb. Ďalšie časti normy sú: kategorizácia facility managementu, návod na rozvoj a zlepšenie procesov. Veľmi očakávanou je najmä šiesta časť normy – priestorové a plošné štandardy vo facility managemente.

Ľudo Petránsky
Foto: archív Viery Somorovej, Dano Veselský

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov.