Outsourcing – efektívna forma správy budov

Prioritným cieľom manažmentu organizácie je vždy maximálna efektívnosť hlavnej činnosti. Podmienkou splnenia tohto strategického cieľa je kontinuálne prebiehajúca optimalizácia hlavnej činnosti. Sústredenie sa manažmentu na proces optimalizácie podmieňuje programové odčlenenie podporných činností. Jedným zo spôsobov riadenia podporných činností je aplikácia facility managementu. Významnou súčasťou facility managementu je spravovanie stavebného objektu. Jednou z efektívnych foriem facility managementu pri spravovaní objektov je outsourcing.   

Outsourcing vznikol spojením skratiek anglických slov OUTside reSOURCe usING – využívanie vonkajších zdrojov. Outsourcing je v podstate zabezpečenie podporných činností organizácie externou firmou. Spravovanie objektu organizácie zabezpečuje organizácia – poskytovateľ služieb facility managementu.

Európska norma STN EN 15221 Facility management poskytovateľa služieb definuje ako organizáciu, ktorá je zmluvne zaviazaná poskytnúť službu facility managementu a je zodpovedná za vykonanie predmetu dodávky. Objednávateľ služieb facility managementu – klient – je podľa STN EN 15221 Facility management organizačnou jednotkou, ktorá definuje a objednáva dodávku služieb facility managementu v rámci pojmov a podmienok zmluvy o facility managemente.

Projekt zabezpečenia služieb
Predpokladom úspešnosti implementácie spravovania stavebných objektov formou outsourcingu je kvalitný projekt zabezpečenia outsourcingu. Definujú sa v ňom požiadavky organizácie ako objednávateľa na zaistenie služieb facility managementu. Primárnym cieľom projektu zabezpečenia outsorcingu spravovania objektu je optimalizácia nákladov spravovania – ich prevádzkových nákladov – a následné zvýšenie kvality dodávaných služieb.

Projekt zabezpečenia outsourcingu správy stavebného objektu predstavuje postupnosť takýchto krokov:

• špecifikácia vybraných podporných činností,
• kritériá,
• výber poskytovateľa služieb FM,
• uzavretie zmluvy.

1. Špecifikácia vybraných podporných činností je definovanie štandardu vybraných činností (napríklad požiadavky na vykonávanie odborných skúšok, drobné opravy a údržba, bežná prevádzka). Vypracovávajú sa procesné listy, kde sa stanovuje aj kvalita požadovaných služieb a ich kontrola (KPI – kľúčové výkonnostné ukazovatele).

2. Výber poskytovateľa služieb facility managementu je rozhodovací proces. Pre výber poskytovateľa musí projekt obsahovať kľúčové výberové kritériá včítane systému posudzovania týchto kritérií. Kritériami môžu byť:

• celkové náklady na outsourcované činnosti – náklady, ktoré stanoví poskytovateľ služieb na základe špecifikácie jednotlivých činností;
• licencie, osvedčenia a povolenia na vykonávanie outsourcovanej činnosti;
• referencie (prehľad organizácií, ktoré využívajú služby poskytovateľa) – majú výpovednú schopnosť o možnostiach poskytovateľa zabezpečiť požadované služby;
• rozloha spravovaných stavebných objektov;
• kvalita poskytovaných služieb – na poskytované služby facility managementu sa kladie čoraz väčší dôraz. Je preto výhodou, ak poskytovateľ má certifikáciu systému manažérstva kvality ISO;
• garancie – dôležitý je rozsah poistného krytia za priame a nepriame straty, spôsobené pracovníkmi poskytovateľa a jeho výška, ďalej poistné podmienky a postupy;
• dispečing – pre objednávateľa je zaujímavý napríklad čas zásahu pri jednotlivých poruchách alebo haváriách.

3. Výber kvalifikovaného poskytovateľa je kľúčovým momentom úspešnosti projektu. (Podľa STN EN 15221 je kvalifikovaný poskytovateľ schopný poskytovať služby facility managementu v zmysle kompetentnosti.)

Objednávateľ po vypracovaní projektu osloví viacerých poskytovateľov služieb pre činnosti, ktoré sa rozhodol zabezpečovať formou outsourcingu. Podkladom na rozhodovanie o budúcom poskytovateľovi služieb sú ponuky, vypracované poskytovateľmi na základe projektu. Objednávateľ vo výberovom konaní posudzuje ponuky podľa ním zvolených kritérií, ktoré sú v ponuke špecifikované.

Pre výber poskytovateľa je potrebné vytvoriť výberovú komisiu z odborníkov, ktorí sú internými pracovníkmi organizácie. Členovia komisie by mali byť zainteresovaní na budúcej spolupráci. Komisiu je vhodné doplniť nezávislým externistom.

4. Projekt končí výberom poskytovateľa outsourcingu a uzavretím zmluvy. Nasleduje fáza implementácie. Zmluva o facility managemente by mala definovať časové obdobie na implementačnú fázu. Je to v podstate hlavný a bezproblémový prechod organizácie na tento druh služieb. Na základe preberacej dokumentácie poskytovateľ služieb facility managementu úplne prevezme prevádzkovanie a stane sa oprávneným vykonávať facility služby tak, ako bolo stanovené v dohode o facility managemente.

Riziká zabezpečenia
Pri zabezpečení služieb facility managementu – správy objektu formou out­sourcingu a pri implementácii projektu do organizačnej štruktúry sú možné riziká ako:

• podcenenie potrebného času na prípravu kvalitného projektu

• kvalitný projekt outsourcingu vyžaduje primerané množstvo času;

• podcenenie nákladov na realizáciu projektu

• pripraviť podklady pre výberové konanie a uzavretie kontraktu vyžaduje značné vyťaženie pracovníkov organizácie objednávateľa;

• neprepojenosť s ostatnými projektmi organizácie

• implementácia projektu je súčasťou rozsiahlych zmien organizačnej štruktúry. Vznikajú nové organizačné členenia útvarov organizácie. Je potrebné, aby ostatné projektové tímy mali vytvorené vzájomné komunikačné kanály. Zavedenie outsourcingu vyžaduje pripraviť pracovníkov na zmeny, ktoré s tým súvisia;

• nedostatočná skúsenosť projektového a realizačného tímu

• pri výbere jediného poskytovateľa služieb facility managementu môžu vzniknúť problémy z nedostatočného poznania riadenia viacerých služieb;

• podcenenie nákladov na projekt

• výberové konanie na poskytovateľa služieb facility managementu z časového a nákladového hľadiska nemožno podceniť, niekedy trvá viac mesiacov a viackrát sa opakuje,

• výber nekvalifikovaného poskytovateľa

• outsourcing, ktorý zaisťuje jeden poskytovateľ, je strategické rozhodnutie. Budúci poskytovateľ služieb facility managementu sa postupne stáva jedným z útvarov svojho klienta – objednávateľa služieb. Bude pracovať s dôvernými obchodnými informáciami organizácie. Jeho stabilita je kľúčová pre dlhodobý úspech projektu.

Ďalšími možnými rizikami sú:

• odtajnenie dôverných informácií,
• rast závislosti od externého poskytovateľa,
• riziko straty kontroly nad outsoucovanou činnosťou atď.

Výber kvalifikovaného poskytovateľa je kľúčovým momentom úspešnosti projektu. (Podľa STN EN 15221 je kvalifikovaný poskytovateľ schopný poskytovať služby facility managementu v zmysle kompetentnosti.)

Výhody a nevýhody outsourcingu
Výhody:

• zníženie a optimalizácia prevádzkových nákladov, získanie kapacít pre hlavnú činnosť,
• zvýšenie efektívnosti koncentráciou na hlavnú činnosť,
• zodpovednosť za riadenie podporných činností je plne v kompetencii poskytovateľa služieb facility managementu,
• vyššia kvalita riadenia podporných činností,
• zlepšenie procesu riadenia a kontroly,
• neviazanosť kapitálu – minimalizácia investícií v oblasti, ktorá je outsourcovaná,
• prehľadné náklady za poskytované služby,
• zvýšenie informovanosti o nákladoch a stave majetku organizácie,
• zvýšenie záruky za škody (u zamestnanca je záruka limitovaná, poskytovateľ služieb facility managementu je za škody plne zodpovedný),
• možnosť zakúpenia služieb facility managementu podľa potrieb objednávateľa (klienta).

Nevýhody:

• dlhá fáza preberania,
• zložité zmluvné zabezpečenie,
• nedodržanie štandardu dodávaných služieb atď.

V súčasnosti je aktuálna otázka systémového prístupu k outsourcingu v etape výberu kvalifikovaného poskytovateľa služieb facility managamentu stanovením kritérií a exaktného hodnotenia ponúk poskytovateľov podľa kritérií v rozhodovacom procese. Pre hodnotenie ponúk možno aplikovať multikriteriálne rozhodovanie s preferenciou väčšieho počtu bodov, bodovou metódou s váhovým ohodnotením kritérií atď.

Systémový prístup k rozhodovaciemu procesu je predpokladom bezproblémového priebehu outsourcingu spravovania stavebných objektov a docielenia splnenia primárnej požiadavky organizácie: optimalizácie nákladov spravovania stavebných objektov – jeho prevádzkových nákladov.

Záver
Manažment organizácie pri zaistení správy stavebného objektu dodávateľským spôsobom – outsourcingom – získa priestor na sústredenie sa na svoju základnú činnosť. Outsourcing riadi iba na strategickej úrovni prostredníctvom útvaru facility managementu. Úlohou útvaru je vypracovanie stratégie správy stavebného objektu a dlhodobé plánovanie facility managementu na základe strategických plánov organizácie. Manažment organizácie kontroluje oblasť správy stavebného objektu na základe materiálov, ktoré pripravuje útvar facility managementu.

doc. Ing.Viera Somorová, PhD.
Foto: Dano Veselský

Autorka pôsobí na Stavebnej fakulte STU v Bratislave.

Príspevok bol spracovaný v rámci grantovej výskumnej úlohy VEGA 1/0813/08 Uplatnenie metódy facility managementu pri modelovaní nákladov údržby a opráv stavebného objektu

Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov.