Projekt komplexnej správy budov VÚB banky

Zavedenie optimálneho systému facility managementu dokáže vniesť do správy budov režim a poriadok. Ak ide o spoločnosť, ktorá prevádzkuje viac ako 200 nehnuteľností, predstavuje zavedenie systému pomerne veľkú výzvu. Ako sa s touto výzvou vyrovnali poskytovatelia služieb facility managementu a tvorcovia podporného softvéru vo VÚB banke?

 Pred implementáciou technického facility managementu vo VÚB banke mal klient viaceré problémy. Medzi hlavné patrili:

• problémy so správou budov:

v banke chýbalo centralizované riadenie a výkon údržby a opráv nehnuteľností a zariadení. V roku 2003 sa banka rozhodla pre centralizáciu a outsourcing činností údržby a opráv viac ako 200 nehnuteľností a v nich inštalovaných technických zariadení po celom Slovensku. Spoločne s vybraným poskytovateľom služieb sa hľadal optimálny model fungovania. Táto spolupráca pomohla identifikovať konkrétne procesy fungovania vzájomnej spolupráce medzi bankou a poskytovateľom služieb s cieľom zvýšiť kvalitu a efektivitu správy a využitia majetku banky;

• problémy so zberom a vyhodnocovaním údajov:

banka nemala centrálne spracovaný aktuálny prehľad zariadení vrátane ich základných iden­tifikačných údajov. Poskytovateľ, ktorý začal dodávať banke tieto služby, prevzal všetky budovy a zariadenia do svojej správy a zaevidoval ich do tabuliek programu Excel (xls). Každá budova mala svoj xls dokument. Tabuľky sa priebežne aktualizovali. Medzi poskytovateľom služieb a bankou však chýbalo vzájomné prepojenie a efektívne riešenie výmeny informácií – softvér, ktorý by vniesol do údržby a opráv nehnuteľností a zariadení systém a prehľadnosť. Počas šiestich rokov spolupráce sa postupne spoločným úsilím podarilo zaviesť systém monitorovania nadpaušálnych požiadaviek – Helpdesk. Výstup zo systému slúžil ako podklad na fakturáciu nadpaušálnych prác. Zaviedla sa aj xls tabuľka, do ktorej poskytovateľ zapisoval mesačné odpočty meračov energie;

• neefektívny a nefunkčný energetický manažment, nefunkčný systém hľadania úspor:

v pôvodnom systéme Helpdesk prebiehalo okrem zaznamenávania požiadaviek na údržbu aj sledovanie a zaznamenávanie spotreby energie. Takto získané údaje však neumožňovali akékoľvek vyhodnocovanie a sledovanie úspor/strát. Systém ponúkal iba porovnávanie spotreby energie s iným časovým obdobím, čo bolo neobjektívne.

Mal iba obmedzené možnosti vyhodnocovania a stráženia reakčných časov jednotlivých pracovníkov na strane VÚB, ale aj na strane poskytovateľa.

Výber nového poskytovateľa
Dôležitým kritériom pri výbere nového poskytovateľa na správu a údržbu nehnuteľností vo vlastníctve VÚB banky bol špeciálny facility management softvér, ktorý by spĺňal tieto podmienky:

• možnosť detailnej evidencie všetkých budov – od čísla parcely až po jednotlivé miestnosti vrátane evidencie všetkých užívateľov v budovách;
• možnosť evidencie všetkých zariadení vrátane technickej špecifikácie, pravidelných činností, ktoré treba na zariadeniach vykonávať, a ich frekvencií, všetkých zreali­zovaných opráv a záručných lehôt; 
• možnosť vytvoriť harmonogram a evidenciu  všetkých paušálnych činností, ktoré treba vykonávať, spôsob ich realizácie, protokoly o ich zrealizovaní vrátane identifikovania porúch a evidencie ich odstránenia;
• možnosť evidencie všetkých požiadaviek a hlásení o poruchách od vybraných užívateľov, ktoré sa nevykonávajú automaticky na základe harmonogramu (sledovanie prevzatia požiadavky, stav riešenia, cenová ponuka, odsúhlasenia alebo zamietnutia zo strany zadávateľa, vyriešenie požiadavky – tieto požiadavky následne tvoria podklad na vystavenie mesačnej faktúry za nadpaušálne práce);
• evidencia a história všetkých zmien, ktoré užívatelia v systéme vykonali;
• možnosť exportu údajov do aplikácií MS Office;
• zabezpečenie dátového priestoru na zdieľanie dokumentov s dostatočnou úložnou kapacitou a rýchlym pripojením;
• otváranie a načítavanie projektovej dokumentácie vo formáte dwg;
• sledovanie všetkých vynaložených nákladov (na budovy aj zariadenia), analýza a vyhodnotenie týchto nákladov;
• sledovanie a vyhodnocovanie spotreby energie a nákladov na energiu vo všetkých budovách;
• prístup do softvéru pre vybraných zamestnancov banky a zamestnancov poskytovateľa cez zabezpečené webové rozhranie bez nevyhnutnosti klientskeho softvéru.

Na spoluprácu počas ďalších piatich rokov si banka na základe dôkladného a náročného výberového konania vybrala spoločnosť ­Cofely a.s.

Úvodné okno programu

Helpdesk

Efektívne riešenie a odsúhlasovanie požiadaviek v Helpdesku
Už od prvého kontaktu s VÚB bolo jasné, že klient vie, čo chce – poskytovateľa, ktorý používa osvedčené a overené softvérové riešenie facility managementu. Medzi prvé požiadavky patrilo zavedenie systému Helpdesk na zadávanie, riešenie a vyhodnocovanie žiadostí na neplánovanú údržbu.

Jednou z ďalších hlavných požiadaviek klienta bolo zavedenie čo najefektívnejšieho odsúhlasovania požiadaviek v systéme Chastia Helpdesk. Klient požadoval podrobný prístup k údajom v CAFM systéme na podrobné kontrolovanie a sledovanie stavu riešenia úloh a povinností dodávateľa služieb facility managementu.

Išlo o podrobnú dokumentáciu budov a zariadení, sledovanie a stráženie plnenia plánovaných servisných činností na základe zmluvy medzi klientom a dodávateľom služieb a v súlade s platnou legislatívou SR, sledovanie zadávania spotreby energie a aspoň základné vyhodnocovanie nadspotreby alebo úspor energie. Samozrejme, s úplným prístupom k údajom pre obe strany – klienta (VÚB banka) aj dodávateľa služieb (Cofely). Vďaka tomu klient získal úplnú kontrolu nad stavom a kvalitou údajov v softvérovej podobe.

Energetický manažment
Klient zároveň očakával, že dodávateľ prinesie aj pridanú hodnotu v podobe energetického manažmentu a poradenstva, a to na základe skúseností Cofely a.s., s facility managementom a podpory dodávateľa soft­vérového riešenia Chastia FM – spoločnosti Chastia s.r.o.

Už vo fáze prípravy projektu poskytovateľ soft­véru prezentoval svoje možnosti v oblasti facility managementu a predovšetkým energetického manažmentu.

Realizácia projektu technického FM
Nastavenie projektu v prípravnej fáze
Technická realizácia projektu správy budov VÚB banky začala už niekoľko mesiacov pred oficiálnym spustením správy v termíne od 1. 1. 2010. VÚB banka po predchádzajúcich skúsenostiach poskytla čas šesť mesiacov na nastavenie a rozbeh projektu správy v oblasti prípravy a importu dát.

Prípravná fáza sa začala v júli 2009. To umožňovalo v priebehu niekoľkých mesiacov naimportovať do databáz množstvo údajov z podkladov dodaných klientom. Väčšinu podkladov tvorili rôzne xls tabuľky, ktoré obsahovali množstvo chýb a duplicitných údajov. V štruktúrovaných databázach systému Chastia FM a Chastia Helpdesk dostali tieto údaje novú formu a aspoň základnú a jednotnú štruktúru, ktorá sa dala vylepšovať. Zároveň systém umožnil jednoduchú kontrolu kvality údajov.

Údaje o dokumentácii budov a spotrebe energie sa vďaka spolupráci všetkých zúčastnených strán podarilo v priebehu niekoľkých mesiacov vyčistiť a aktualizovať.

V priebehu času vymedzeného na nastavenie a rozbeh systému sa uskutočnili aj personálne pohovory na pozíciu správcov budov. Na ich výbere sa zúčastňovali aj zástupcovia banky.

Pobočky banky sa nachádzajú takmer vo všetkých mestách v rámci celej SR. Je ich vyše 200 a pri riadení takéhoto veľkého sieťového projektu je veľmi dôležité, aby všetci pracovali s jednotnými dátami. Z toho dôvodu bolo zavedenie softvérovej aplikácie Chastia FM ako jediného zdroja dát základnou podmienkou fungovania celého projektu.

Nasadenie Helpdesku a odsúhlasovanie požiadaviek
Napriek pôvodným skúsenostiam VÚB banky s odsúhlasovaním požiadaviek elektronickou formou sa veľa úsilia venovalo školeniam pracovníkov na strane správcov aj poskytovateľa služieb facility managementu. Cieľom bolo dosiahnuť, aby odsúhlasovanie požiadaviek, riešenie problémov a zaznamenávanie stavu riešenia požiadaviek prebiehalo včas a v potrebnej kvalite. Zavedenie podrobného sledovania požiadaviek s vyhodnocovaním času reakcie na požiadavku, času jej realizácie prinieslo po niekoľkých mesiacoch svoje výsledky a potrebnú kvalitu výmeny informácií medzi klientom a dodávateľom služieb facility managementu.
Vďaka systému Chastia Helpdesk sa z fakturácie za nadpaušálne služby na tomto projekte stala len niekoľko minútová záležitosť. Samozrejme, vyžadovalo si to, aby klient všetky požiadavky odsúhlasil riadne a načas.

V rámci školení sa apelovalo na to, aby pracovníci VÚB banky zadávali všetky požiadavky priamo do systému Chastia Helpdesk a nevyužívali na tento účel telefóny alebo ­e-maily, pretože takto nahlásené požiadavky sa dali následne len veľmi ťažko vyhodnocovať z hľadiska kvality dodávanej služby facility managementu. Platilo pravidlo – kto zistí chybu, musí zadať požiadavku do Helpdesku.

Stĺpový graf spotreby zemného plynu

Mesačné dennostupne – medziročné porovnanie

Energetický manažment
Banka aktívne hľadá možnosti úspor v spotrebe energie a k tomu motivuje aj poskytovateľa služieb facility managementu. Každý rok sa stanovujú spoločné ciele.

Na to, aby sa dalo vyhodnotiť, či sa zrealizované úsporné opatrenia aj odrazili v zníženej spotrebe energie, treba mať k dispozícii správne evidovanú spotrebu energie a priebeh spotreby energie počas roka. Mesačné odpisovanie stavu meračov sa zaviedlo už v spolupráci s predchádzajúcim poskytovateľom služieb facility managementu.

Spoľahlivosť zadaných údajov priamo závisí od bezchybnosti údajov odčítaných z meračov. Zároveň treba overiť, či merače, ktoré sa odpočítavajú, merajú spotrebu v správnom, priestore, presne špecifikovať, ktoré merače sú z hľadiska klienta fakturačné, a uistiť sa, že sa nespočítava spotreba z hlavného a ostatných meračov.

Keďže ide o viac ako 200 budov, v ktorých sa nachádza celkovo 460 meračov energie (elektrina, plyn a teplo) a 295 vodomerov, nastavenie a vyladenie celého systému zapisovania stavov a vyhodnocovania spotreby energie zabralo pomerne veľa času a vyžiadalo si školenia správcov, ktorí sú zodpovední za jednotlivé budovy.

Za kontrolu nameraných hodnôt a hodnôt zadaných do systému Chastia FM sú zodpovední dvaja energetici z radov správcov. Táto kontrola prebieha každý mesiac po zadaní stavov meračov pomocou grafického zobrazenia a porovnávania spotrieb z predchádzajúcimi obdobiami. Aby sa spotreba energie medzi dvomi obdobiami dala objektívne vyhodnotiť, musela sa porovnať spotreba energie s ohľadom na vplyv počasia. Na tento účel sa musela kúpiť databáza dennostupňov v pätnástich mestách na Slovensku, ku ktorým sa podľa geografickej polohy priradili budovy VÚB banky. Všetky tieto údaje sa pravidelne mesačne importujú do systému Chastia FM a vyhodnocujú pomocou reportu vyhodnotenia úspory energie jednoduchou dennostupňovou metódou alebo použitím zložitejšej metódy monitoringu a targetingu, ktorá porovnáva spotreby energie metódou regresnej analýzy.

Po troch rokoch spolupráce a vylepšovania existuje v súčasnosti prehľadná databáza spotreby energie, z ktorej možno pri každej budove samostatne vyhodnotiť úsporu, prípadne nadspotrebu energie s ohľadom na vplyv počasia.

Vyhodnotenie spotreby tepla na vykurovacie dennostupne

Prínosy (záver)
Predstavitelia VÚB banky sú zástupcami klienta, ktorý vie presne, čo chce, a je schopný svoje požiadavky jasne definovať. V tom sa veľmi výrazne odlišujú od ostatných zákazníkov, čo poskytovateľovi služieb facility managementu umožňuje neustále posúvať hranice, zlepšovať a skvalitňovať poskytované služby.
Úspory energie sú pre klienta jedným z najdôležitejších cieľov, a preto sa musel zabezpečiť kvalitný monitoring meračov spotreby energie. Zároveň sa podarilo vypracovať report na vyhodnotenie úspor energie medzi obdobiami.

Samozrejme, klient neustále vyžaduje od svojich dodávateľov zefektívňovanie prác a prinášanie nových riešení a postupov. Preto spoločnosti poskytujúce služby facility managementu pripravujú zlepšenia softvéru napríklad zavedením rôznych mobilných technológií na rýchly a efektívny prístup k údajom z akéhokoľvek miesta v teréne a v akomkoľvek čase.

Momentálne spoločnosti Cofely a.s., a Chas­tia s.r.o., spolupracujú na zefektívnení prístupu správcov, technikov a údržbárov k údajom pomocou aplikácií v moderných mobilných zariadeniach a tabletoch. Všetci tak budú mať zabezpečený okamžitý prístup k informáciám a dátam, ktoré sú potrebné na rýchle riešenie požiadaviek.

TEXT: Mgr. Andrea Čarabová, Ing. Robert Harton, Ing. Igor Stanek
OBRÁZKY a FOTO: Chastia, Cofely

Mgr. Andrea Čarabová je vedúca oddelenia správy budov VÚB banky.

Ing. Robert Harton je manažérom sieťových projektov v spoločnosti COFELY a.s.

Ing. Igor Stanek je softvérový architekt a konateľ spoločnosti CHASTIA s.r.o.

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov.