Správa budov verzus facility management

V tomto príspevku sa zamyslíme nad rozdielmi významov slov správa budov a facility manangement.

Správa budov nás sprevádza od čias, keď bola postavená prvá budova. Je pravda, že kamenné jaskyne ešte klasickú správu nepotrebovali, ale aj v nich sa muselo občas upratať, niečo opraviť a chrániť vstup pred nevítanými návštevníkmi. Takto sa vlastne položili základy údržbárskych, upratovacích a bezpečnostných služieb. Postupom času sa tieto služby rozširovali a skvalitňovali. V jednoduchej forme to zvládol jeden pracovník (nazvime ho domovník), ktorý sa postaral o chod objektu. Jeho manželka upratala a vďaka strategickej pozícii ich bytu obaja vedeli o každom, kto do budovy vstúpil.

Pokúsme sa však zasadiť nášho domovníka do moderných objektov súčasnosti. Nemusíme vyberať extrém, akým je napríklad najvyšší mrakodrap Taipei 101 v Taiwane, na našu ilustráciu bude stačiť dominanta Bratislavy – budova Národnej banky Slovenska. Dokážete si predstaviť, že na jej správu by stačil domovník s manželkou? Správu tohto objektu vykonáva početná skupina odborníkov, ktorí navyše kontrolujú aj služby zabezpečované externými poskytovateľmi. Ide o sofistikovaný systém riadenia mnohých profesií, ktoré musia vo finále tvoriť dokonale zohratý orchester. Akékoľvek zanedbanie riadenia vedie k zhoršeniu kvality prostredia budovy alebo obťažovaniu užívateľov, resp. ku skráteniu životnosti jednotlivých komponentov budovy (to sa prejaví neskôr zvýšením nákladov na rekonštrukciu a obnovu). Najhorším dôsledkom zle vykonávanej správy objektov je priame ohrozenie ich užívateľov (požiarne ohrozenie, napadnutie objektu alebo aj obyčajná krádež majetku).

Stále však hovoríme o správe budov, kým v nadpise máme uvedené zamyslenie nad vzťahom medzi správou budov a facility managementom. Všimnime si, že v predchádzajúcich riadkoch sme neustále spomínali starostlivosť o budovu – ako ju prevádzkovať, udržiavať, čistiť, zariaďovať, resp. predlžovať jej funkčnosť a životnosť. Objektom záujmu správy budov je sama budova. Oproti tomu facility management sústreďuje svoju pozornosť na jej užívateľa. Užívateľ ako človek vyžaduje, aby budova fungovala k jeho plnej spokojnosti (v tom sú obe spomínané profesie identické), avšak objektom záujmu facility managementu je komplexná podpora zázemia užívateľa objektu. Facility management sa navyše  prestáva viazať na jednotlivú budovu alebo areál a v podnikovom facility managemente okrem toho zavádza komplexnú podporu zamestnancov naprieč celou spoločnosťou. Facility management tak ponúka omnoho širšiu paletu služieb ako správa budov. Správa budov je akýmsi „zlatým remeslom“ facility managementu. Bez remesla správcu budovy si facility management nemôžeme predstaviť, avšak medzi správu budov a facility management nemôžeme dávať ani znak rovnosti (čo je dnes častým nedostatkom manažérov spoločností).

V októbri minulého roku prednášala na konferencii Týden Facility managementu v Prahe pani Cathy Yang, property a marketingová manažérka spomínaného mrakodrapu Taipei 101 z hlavného mesta Taiwanu. V tejto 508 metrov vysokej budove (dnes najvyššie užívanej budove na svete) sa nachádzajú najmä kancelárie, ale nájdeme tu aj nákupné centrum, reštaurácie, vyhliadkové terasy, konferenčné priestory a veľa služieb pre nájomníkov a návštevníkov budovy. Budova bola postavená v rámci BOT-programu (obdoba u nás populárneho PPP-partnerstva súkromného a verejného sektoru), kde súkromný subjekt investuje do výstavby a prevádzkuje objekt počas dohodnutého obdobia, v ktorom sa mu vrátia investície aj s príslušným ziskom (v prípade Taipei 101 ide o 70 rokov).

Po celý čas sa platí majiteľovi objektu, ktorým je štát alebo mesto, nájomné. Je v záujme súkromného investora a prevádzkovateľa objektu, aby našiel všetky finančné zdroje, ktoré mu umožnia navýšiť príjem, a tým zvýšiť rozdiel medzi „nájomným štátu“ a komplexným príjmom od nájomníkov a užívateľov. Ak by zostala zachovaná klasická správa budovy tak, ako ju vnímame doteraz my, bolo by veľmi ťažké do 70 rokov umoriť investičné a prevádzkové náklady vrátane očakávaného zisku.

Ak však investor vníma svoj prístup k nájomníkom a návštevníkom v súlade s princípmi facility managementu, ponúkne širokú škálu služieb podobne, ako to uskutočňuje Taipei Financial Center Corp. Príjem sa mu významne navýši a umožní rýchlejší návrat vynaložených investícií. Podobne sa začínajú správať aj majitelia veľkých administratívnych komplexov u nás a v západnej Európe. Uvedomujú si, že vo facility managemente majú nový výkonný nástroj na efektívnejší návrat svojich investícií (pokiaľ budovu hneď po kolaudácii nepredajú, čo sa u nás stáva veľmi často).

Facility management opúšťa hranice budov a stáva sa nástrojom manažmentov spoločností. Tie vnímajú, že okrem efektívnej správy majetku (tu sú v zhode s princípmi správy budov) nová profesia umožňuje komplexnejšiu podporu ich zamestnancov, umožňuje znížiť percento prestojov, a tým zvýšiť výkonnosť podniku. Ak pristúpime k interným službám rovnako zodpovedne, ako pristupujeme k základným procesom, budeme mať nielen kvalitne spravované budovy (majetok), ale zaistíme aj spokojnosť zamestnancov, resp. užívateľov budov – a to sú skutoční klienti facility managementu.

Najvyššie používaná budova sveta Taipei 101
Priznané rekordy

• Najvyššia budova (508 m).
• Najvyššie položené obývané podlažie (438 m).
• Najvyššia strecha na svete (448 m).
• Najrýchlejší výťah na svete (1 010 m/minúta).

Budova nominovaná

• Časopisom Newsweek na jeden zo 7 novodobých divov sveta.
• Discovery Channel na prvý zo 7 technických divov.

História budovy

• 07/1997    uzavretá BOT-zmluva na 70 rokov (so štátom).
• 07/1999    začína výstavba budovy.
• 11/2003    otvorené obchodné centrum (v päte budovy).
• 12/2004    otvorená výšková budova.
• 04/2005    prvý nájomník budovy (nemecká spoločnosť Bayer.)
• 11/2008    obsadených viac ako 80 % nájomných priestorov.

Technické údaje

• Kapacita budovy 10 000 až 12 000 stálych nájomníkov plus 1 500 návštevníkov.
• Plocha jedného podlažia vo veži je 2 300 až 4 000 m².
• Konštrukčná výška podlažia je 4,2 m, svetlá výška 2,8 m.
• Základnou predlohou konštrukcie je tradičný čínsky objekt pagody.
• Základný konštrukčný systém kopíruje nosný systém bambusového stebla.
• Návrh predpokladá prírodné extrémy (tajfún a zemetrasenie).
• Základy stoja na 380 pilótach (skalný základ je asi 80 m pod úrovňou zeme).
• Základnú konštrukciu tvorí 8 megastĺpov, každých 8 poschodí je vodorovné stuženie.
• Účinky vetra tlmia zavesené kyvadlá (pasívny tlmič).
• 50 výťahov:

• 2 prestupné poschodia do výškovej časti,
• dvojposchodové kabíny výťahov zdvojujú prepravnú kapacitu,
• z prízemia do najvyššieho poschodia sa dá dostať za 2 minúty,
• priemerné čakanie na výťah je 30 sekúnd,
• vysokointeligentné riadenie výťahov.

• Zjednotený komunikačný systém.
• Kompletne zálohovaný systém elektrických obvodov.
• Komplexný systém klimatizácie a vetrania (s kontrolou kvality vzduchu).
• Automatický systém energetického manažmentu.
• Špeciálny tepelný a svetelný filter v sklách obvodového plášťa.
• Vysokoúčinný protipožiarny systém s ochranným evakuačným koridorom.

Parametre facility managementu

• Všetky služby sú zabezpečené internými pracovníkmi.
• Minimálny počet odborníkov počas zmeny.
• Non-stop podpora nájomníkov (najmä v oblasti nájomného a služieb).
• Moderný bezobslužný návštevnícky systém (prostredníctvom samoobslužných kioskov).
• Vysoký stupeň štandardizácie, jasne stanovené postupy a manuály.
• Nastavený priemyselný štandard.
• Počas prípravy sa využili služby externých skúsených FM konzultantov, pričom sa kládol dôraz najmä na:

• optimalizáciu nákladov,
• vybudovanie interného FM tímu,
• stanovenie jednoznačných kompetencií,
• preškolenie a zacvičenie pracovníkov.

• Dôraz na výber materiálov z pohľadu prevádzkových nákladov.

Postup pri inicializácii prevádzky

• Jeden facility manažér bol prijatý už rok pred spustením nákupného centra.
• Dvaja boli prijatí rok pred sprevádzkovaním vežovej časti.
• Každé dva roky sa preverujú a aktualizujú:

• prevádzkové a organizačné parametre (vrátane aktuálnosti pracovných náplní),
• skutočná potreba personálu,
• zmluvy s dodávateľmi,
• priebeh a vyhodnotenie porúch a opráv,
• štandardné prevádzkové predpisy (SOP).

Finančné parametre

• Náklady na riadenie budovy predstavujú približne 2,57 USD/ m²/mesiac.
• Celkové prevádzkové ročné náklady predstavujú asi 4 800 000 USD.
• Potrebná obsadenosť je 85 %.

Zaujímavosti

• Vyhliadkovú terasu a reštaurácie navštívi ročne viac ako 1 milión návštevníkov.
• Najväčší pasívny tlmič na svete (odpor proti pohybu veterných poryvov).
• Divácky sprístupnené kyvadlo tohto tlmiča.
• Najrýchlejší výťah na svete.

Ing. Ondřej Štrup
Foto: archív Cathy Yang

Autor je partnerom českej pobočky medzinárodnej FM/RM poradenskej spoločnosti Hein Consulting Group a vykonáva činnosť nezávislého konzultanta v oblasti facility managementu. Je členom predstavenstva IFMA CZ.

Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov 4/2008.