STN EN 15221 Facility management

V rámci cezhraničnej spolupráce, ale aj medzi firmami, ktoré požadujú služby facility managementu a firmami, ktoré tieto služby poskytujú na domácom trhu, vznikla potreba jednoznačných definícií v tejto oblasti. Na podnet holandského normalizačného inštitútu v roku 2003 vznikla technická komisia CEN/TC 348 Facility management, ktorej cieľom bolo vytvoriť európsku normu pre facility management. Komisia spolupracovala s národnými normalizačnými inštitúciami, ktoré boli zároveň jej členmi. Proces tvorby normy trval tri roky. Norma bola schválená v septembri 2006. Slovenský ústav technickej normalizácie priznal v zmysle dohovoru novej norme postavenie národnej normy, a to vydaním identického textu prekladom pod titulom STN EN 15221 Facility management.

Norma pozostáva z dvoch častí :

• STN EN 15221-1 Termíny a definície,
• STN EN 15221-2 Návod na prípravu dohôd o facility managemente.

STN EN 15221-1 Facility management – Termíny a definície

Trh facility managementu v Európe možno iba odhadnúť, ale celkový objem niekoľko miliárd eur jasne ukazuje, že túto oblasť je potrebné definovať a charakterizovať podrobnejšie. Optimalizácia uplatnenia služieb facility managementu je spojená s rozsiahlym a jasným chápaním vzájomných závislostí procesov organizácie a procesov facility managementu.

S cieľom stanovenia spoločného jazyka v časti Termíny a definície je norma zameraná na definovanie základných funkcií facility managementu a definovanie relevantných termínov, ktoré sú potrebné na pochopenie kontextu normy.

V zmysle normy je facility management definovaný ako „integrácia procesov v rámci organizácie zabezpečenia a rozvoja dohodnutých služieb, ktoré podporujú a zvyšujú efektivitu základných činností organizácie“. Podľa normy predstavujú služby „podporné zabezpečenie základných činností organizácie, dodávané interným alebo externým poskytovateľom.

V norme sú ďalej definované termíny: klient, odberateľ, poskytovateľ, zmluva o facility managemente, kľúčové výkonnostné ukazovatele (KPI), atď.

Hlavné definície a terminológia, súvisiace so službami facility managementu, sú spracované v nadväznosti na Model facility managementu.

Model schematicky zaznamenáva, ako facility management podporuje základné činnosti organizácie. Zaoberá sa vzťahom medzi ponukou a dopytom. Dopyt môžeme charakterizovať ako vnútornú potrebu základných činností využívať služby facility managementu. Ponuku predstavuje poskytovanie širokého spektra služieb, ktoré zabezpečuje poskytovateľ na základe dopytu a ktoré sú definované v zmluve o ich poskytovaní.

Model Facility managementu

Na dosiahnutie požadovanej kvality služieb by mal poskytovateľ pôsobiť v strategickej, taktickej a prevádzkovej úrovni:

• v strategickej úrovni, kde organizácia definuje dlhodobé ciele, by mala byť definovaná aj stratégia facility managementu. Táto by mala byť zhodná so stratégiou organizácie. Dôležitou súčasťou stratégie firmy v nadväznosti na služby FM je vypracovanie SLAs (Service level agreemets) – Dohoda o úrovni služieb a KPIs (Key performance indicators) – Kľúčové výkonostné identfikátory.
• taktická úroveň predstavuje strednodobú implementáciu strategických cieľov organizácie. V nej by mali byť prenesené strategické ciele facility managementu na taktickú úroveň, ako i presná definícia SLAs a KPIs (vykonanie služieb, ich kvalita, riziko).
• v prevádzkovej úrovni prebieha dodávanie služieb v súlade s požiadavkami klienta v zmysle podpísanej zmluvy, ktorej súčasťou by mala byť SLAs, ďalej monitorovanie a kontrolovanie procesov dodávania služieb FM (KPIs).

Rozsah služieb facility managementu je štruktúrovaný do dvoch sekcií v zmysle požiadaviek klienta. V norme sú definované ako:

• požiadavky spojené s priestorom a infraštruktúrou,
• požiadavky spojené s pracovníkmi a organizáciou (pozri tab. 1).

Norma ďalej obsahuje prílohu B, kde možno nájsť opisy služieb, ktoré však nie sú záväzné. Napríklad požiadavky klienta na technickú infraštruktúru definuje takto:

„Požiadavky klienta na priestor sa uspokojujú službami ako napríklad plánovanie, návrh a akvizícia priestorov, ale tiež ich správa“.

Norma na požiadavku priestoru uvádza:

• strategické plánovanie a riadenie priestoru,
• návrh a výstavbu,
• prenájom a riadenie obsadenosti,
• správu a údržbu budov,
• renováciu a prestavbu atď.

Pre technickú infraštruktúru sú to požiadavky na technické vybavenie budovy (technickú infraštruktúru), ktoré sa uspokojujú službami zabezpečujúcimi príjemnú klímu, svetlo/tieň, elektrický prúd, vodu a plyn. Príkladmi služieb, ktoré zodpovedajú týmto potrebám, sú správa médií a energií, prevádzka a údržba technickej infraštruktúry (TZB), svetelné hospodárstvo atď.

Účelom normy je definovať pojmy v oblasti facility managementu s cieľom:

• zlepšiť komunikáciu medzi stranami dopytu a ponuky,
• zlepšiť efektivitu primárnych procesov a procesov FM,
• kvalitatívne zlepšiť výstup.

Uplatnenie európskej normy STN EN 15221 Facility management v praxi umožní organizáciám poskytujúcim služby facility managementu zvyšovať svoju konkurencieschopnosť na domácom, ale aj európskom trhu, zefektívniť primárne a podporné procesy, ako aj zvýšiť kvalitu poskytovaných služieb. Používanie normy umožní organizáciám ponúkajúcim služby FM zväčšiť segment svojho pôsobenia na trhu. Nová európska norma by mala pomôcť organizáciám obchodovať na medzinárodnej úrovni.

Jednotná európska norma v oblasti facility managementu je dôležitým faktorom pre budúci vývoj facility managementu v štátoch Európskej únie.

Príspevok bol spracovaný v rámci grantovej výskumnej úlohy VEGA 1/0813/08 Uplatnenie metódy facility managementu pri modelovaní nákladov údržby a opráv stavebného objektu.

Ing. Viera Somorová, PhD.
Foto: Dano Veselský

Autorka je viceprezidentkou Spoločnosti pre Facility management – IFMA SK.

Literatúra:
1. STN EN 15221

Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov 2/2008.