Údržba vykurovacích systémov ako súčasť facility managementu

Zatepľovanie budov je krok k zníženiu energetickej náročnosti existujúcich i budovaných budov. V čase, keď sa ceny energií pohybovali na tridsatine súčasných cien, bolo ekonomicky neefektívne investovať vysoké náklady do kvalitných vykurovacích sústav a zatepľovacích systémov. V súčasnosti sú už z hľadiska možnosti financovať takéto projekty vytvorené priaznivejšie podmienky, a tak sa mnohé objekty zatepľujú, inštalujú sa termohlavice, kalorimetre a vymieňajú sa neefektívne zdroje tepla za modernejšie. Kde je úloha facility manažéra v tomto procese?

Facility manažér by mal mať informácie z niekoľkých rokov prevádzky budovy, na základe ktorých by mal pre projektanta pripraviť kvalitné podklady k jeho návrhu. Pokiaľ sa dlhodobo eviduje energetická spotreba (napr. odberovými výkazmi) a súčasne existuje prehľad aj o teplotách vnútri budovy (prípadne aj na vybraných pracoviskách), potom má projektant prácu veľmi uľahčenú. Aj prehľad o fakturáciách iba niekoľko rokov naspäť pomôže.

Facility manažér alebo technik budovy či správca by mali tiež podrobne poznať stavebný stav budovy, aby mohli upozorniť na slabé miesta existujúceho zateplenia. Úloha facility manažéra sa však nekončí poskytnutím podkladov pri príprave zateplenia a prestavby zdrojov tepla a klimatizácie (ani na klimatizáciu dnes v tejto súvislosti nesmieme zabúdať).

Facility manažér sa musí stať partnerom, a ak je to potrebné, aj oponentom projektanta. Návrh musí posudzovať z hľadiska dlhodobej prevádzky, flexibility budovy pre prípad zmeny užívania a podobne.

Facility manažér by mal mať síce poradný, avšak akceptovateľný hlas po celý čas prípravy, stavby či prestavby. V realizačnej fáze navyše musí – spolu s technickým dozorom projektanta aj investora – ustrážiť kvalitu vyhotovenia. Okrem toho je zodpovedný za kompletnú dokumentáciu – projekčnú a výrobnú dokumentáciu, návody, reklamačné protokoly a iné. Ak sa mu podarí získať ich v elektronickej podobe, budú neskôr lepšie spracovateľné.

Facility manažér by mal byť po celú dobu realizácie aktívny a zriaďovať si bohatú fotodokumentáciu, a to najmä tých miest, v ktorých sa po ukončení prác technologické prvky zakryjú. Jeho úloha končí prevzatím prác – kolaudáciou. Tým sa však začína hlavná činnosť – prevádzkovanie objektu.

Spravovanie vykurovacieho systému a tepelné hospodárenie v rámci facility managementu je obdobné ako v ostatnej infraštruktúre. Jeho súčasťou je niekoľko riadiacich procesov, ktoré musí facility manažér vykonávať:

• efektívne prevádzkovanie zariadenia,
• kvalitná a efektívna údržba zariadenia,
• sledovanie potrieb klienta a požiadaviek majiteľa (často nie sú v súlade),
• sledovanie ekologických parametrov,
• sledovanie a implementácia legislatívnych nariadení,
• hlásenie a výkazníctvo.

Efektívne prevádzkovanie zariadenia
Zlučuje technické hľadisko a predstavy klienta. Technické hľadisko sa dá zvládnuť pomerne jednoducho. Situácia, aká môže nastať pri riešení problémov nespokojných majiteľov, je komplikovanejšia. Je to problematika síce všeobecne známa, ale veľmi sa o nej nediskutuje. Keď takáto situácia nastane, treba ju riešiť asertívnym, no klientsky orientovaným prístupom. Mnohé problémy sa eliminujú, ak sa facility manažérovi podarí napríklad presadiť inštaláciu kalorimetrov a zaviesť systém rozúčtovania podľa skutočne spotrebovaného tepla. Spotrebu môže zefektívniť automatizované riadenie, čo je síce významná investícia, ale z dlhodobého hľadiska má vysokú návratnosť. (Ak nie je prevádzka automatizovaná, odporúča sa minimálne zatvárať pri vetraní vykurovanie.)

Treba zdôrazniť, že ak sa nezavedie systém pravidelného zaznamenávania všetkých parametrov, v strednodobom a dlhodobom horizonte budú chýbať informácie dôležité na efektívne rozhodovanie. V tejto oblasti sa vyskytuje množstvo slabých miest, ktoré sa zakrývajú „kvalitným zvládaním okamžitých potrieb“.

Kvalitná a efektívna údržba zariadenia
Jednou z priorít facility manažéra je riadenie údržby. Nejde len o povinné revízie a predpísané údržbové výkony. Tie sú samozrejmé a manažér v nich musí mať poriadok a prehľad. Kvalitná údržba so zakomponovaným know-how prevádzkovateľa objektu sa vyznačuje vyváženou pravidelnosťou vychádzajúcou z odporúčaní výrobcov. Prevádzkovateľ musí byť odborník, ktorý rozhoduje o množstve a frekvencii údržbových úkonov tak, aby boli dostatočne preventívne a ekonomické. Prevádzkovateľ bude mať tendenciu zvyšovať ich početnosť, čím sa bude znižovať riziko poruchy a súčasne zvyšovať príjem prevádzkovateľa za výkon. Ak sa však zavedie fixná platba, má, naopak, prevádzkovateľ tendenciu znižovať percento preventívnych úkonov, a tým šetriť vlastné náklady.

Pre klienta to znamená jediné – pripraviť si dôkladne zmluvu o úrovni služieb (Service Level Agreement – SLA), vyžadovať od poskytovateľa včas a v dostatočnej hĺbke prepracovaný plán preventívnych úkonov na odsúhlasenie, tento plán prípadne preveriť nezávislým odborníkom (ak ho nemá klient v svojom tíme) a následne kontrolovať skutočné dodržiavanie plánovaných úkonov. Ak sa obe strany dohodnú, malo by sa znížiť percento havárií a mimoriadnych stavov. Aj na to musí byť klient pripravený a musí vyžadovať dôslednú prípravu na havarijné stavy, preverovať si to, vyžadovať report a vyhodnotenie vzniku havárie. To všetko a mnoho iných spadá do riadenia údržby.

Sledovanie potrieb klienta a požiadaviek majiteľa
Potreby a želania užívateľov sú jedným z najkontroverznejších parametrov riadenia interného prostredia budov. Vyhovieť želaniu dvoch pracovníkov, z ktorých jeden si želá vykúrenú miestnosť na 19 a druhý 24 °C, je neriešiteľné. V praxi existujú aj prípady tzv. placebo riešení, keď správca budovy nainštaloval tajný ovládač – samozrejme nezapojený, a teda nefunkčný, a  povedal o ňom iba najväčším sťažovateľom. Tí si chodili tajne pridať/ubrať teplotu a boli spokojní. Skutočne na tento problém neexistuje iné riešenie než trpezlivá konverzácia s užívateľmi. Odmeraný prístup tu je úplne nefunkčný. Aj tak je potrebné tieto sťažnosti/želania evidovať a dlhodobo sledovať. Výsledkom môže byť korekcia štandardu, ktorá zníži nespokojnosť, a tým aj zvýši výkonnosť pracovníkov v ich základnej činnosti. Opačné želania však môže mať majiteľ, ktorý chce znížiť náklady na prevádzku. Tu sa začína politika facility managementu. Opäť neexistuje žiadne jednoznačné riešenie a prichádza k slovu kompromis. Veľmi závisí aj na schopnostiach facility manažéra, ako sa s touto situáciou vysporiada.

Sledovanie ekologických parametrov
Problematika ekológie v posledných rokoch rezonuje zo všetkých strán. Záuj­mom každého je nevetrať, keď sa súčasne vykuruje, a nevypúšťať teplo von (používajú sa napr. systémy s rekuperáciou alebo kogenerátory), ustrážiť si množstvo škodlivín, ktoré systém vypúšťa (popol, freóny, vykurovacie substancie atď.). Dnešné predpisy toto úsilie napomáhajú, preto ich treba dodržiavať a zabezpečiť si systém interného riadenia.

Sledovanie a implementácia legislatívnych nariadení
Sledovanie rôznych noviel zákonov, nariadení a vyhlášok zaťažuje rutinný výkon správy, ale pre bezkonfliktné riadenie facility managementu je tento parameter významný. Musíme jasne definovať, kto to všetko v spoločnosti bude sledovať a jasne vymedziť kompetencie klienta aj poskytovateľa. Zaťaženie jednotlivých pracovníkov sa zníži, ak sú kvalitné zmluvy; výrazne sa eliminuje riziko pokút a represií zo strany štátu a verejných zložiek.

Hlásenie a výkazníctvo
Dnešné moderné informačné a komunikačné technológie (ICT) ponúkajú veľkú podporu pri rôznych činnostiach a je iba na škodu, ak ich klienti alebo poskytovatelia podceňujú. Umožňujú vyhodnotiť uplynulé obdobia a uskutočňovať podložené rozhodnutia. Systémy však musia spĺňať dva základné parametre:

• Jednoduchosť z hľadiska užívateľskej obsluhy. I keď ide o komplikované programy, voči užívateľom musia byť jednoduché a priateľské. Cieľom by malo byť zavedenie takého systému, ktorý nebude žiadne požiadavky (okrem havarijných prípadov) oznamovať telefonicky alebo predávať ústne, ale všetky požiadavky a potreby budú jednotliví pracovníci (bez výnimky) zapisovať do požiadavkového systému. Pracovníci si tak budú môcť overiť, v akom štádiu riešenia je ich pracovná úloha a facility manažér bude manažérom a nie iba telefonistom; za najdôležitejšie možno označiť zavedenie databázy, z ktorej sa dá vyťažiť množstvo informácií.
• Jednoduchosť systému. (Treba sa vyhnúť akejsi pozliepanine rôznych programov.)

Správa vykurovacích a chladiacich systémov je jedným zo základov facility managementu. Ak klient aj poskytovateľ služieb facility managementu kvalitne prevádzkujú a riadia tieto systémy, je veľmi pravdepodobné, že budú rovnako kvalitne zvládať aj celú oblasť facility managementu.

Ing. Ondřej Štrup
Foto: Dano Veselský

Autor je partnerom českej pobočky medzinárodnej FM/RM poradenskej spoločnosti Hein Consulting Group a vykonáva činnosť nezávislého konzultanta v oblasti facility managementu. Je členom predstavenstva IFMA CZ.

Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov.