Už dnes treba myslieť na koniec krízy

Facility management (FM) to v Českej republike nemá ľahké. Napriek tomu, že tu ako v prvej postkomunistickej krajine bola založená pobočka medzinárodnej asociácie IFMA (International Facility Management Association – Medzinárodné združenie facility managementu), v súčasnosti za ostatným svetom skôr zaostáva a pre veľa firiem je pojem facility manažér stále veľká neznáma. O radostiach a strastiach facility managementu v českých krajinách nám porozprával Ing. Ondřej Štrup, zakladateľ Národnej organizácie IFMA CZ a partner v spoločnosti Hein Consulting.

Ste partnerom v spoločnosti Hein Consulting, celosvetovo významnej firmy v oblasti facility managementu. Kedy ste sa tomuto odboru začali venovať a čo vás k nemu viedlo?
S týmto odborom som sa prvý raz stretol v nemeckej spoločnosti Nemetschek, pre ktorú som predával CAD programy pre architektov a stavebných inžinierov, a neskôr som sa stal riaditeľom ich českej pobočky. Tam som uplatnil svoje skúsenosti projektanta-statika, ako aj prax vedúceho výpočtového strediska projektovej dokumentácie. Okolo roku 1997 sa medzi produktmi spoločnosti objavil aj program označovaný ako CAFM (programový systém pre správu podporných procesov založený na grafickom znázornení správy priestorov (CAD), vybavený databázovou informačnou podporou – pozn. red.). Nikto veľmi nerozumel, na čo slúži a ako ho aplikovať. Základy mi vysvetlil môj vtedajší aj súčasný kolega Adrian Anderson (dnes Partner Hein Consulting v Londýne), ktorý bol vo firme Nemetschek v Mníchove zodpovedný za oblasť facility managementu. Tam som prvýkrát pochopil, čo je predmetom facility managementu. Musím sa však priznať, že moje vtedajšie vnímanie odboru bolo veľmi podobné tomu, ako ho v súčasnosti chápe väčšina našich manažérov. Tento odbor som vnímal ako správu majetku v novom balení.

Adrian bol nielen mojím učiteľom, ale pomohol mi kontaktovať vtedajšie vedenie medzinárodného združenia IFMA, ktoré zhodou okolností sídlilo v Berlíne. S kolegom sme sa tam vydali a získali od nich nielen prvé podklady, ale najmä podporu; a tak sme koncom roka 1999 začali iniciovať prvú pobočku tejto organizácie v postkomunistických krajinách. Po mnohých peripetiách s úradmi sa to koncom roka podarilo a začiatkom roka 2000 sa uskutočnila zakladajúca schôdza českej pobočky IFMA CZ. Počas nasledujúcich troch rokov som mal česť toto združenie viesť. V tom čase sme boli v oblasti facility managementu vnímaní v USA a západných krajinách ako veľmi pokroková a dynamická krajina. Vyvrcholením bolo usporiadanie európskej konferencie WWE 2003 v Prahe (svetového kongresu IFMA – World Workplace Europe 2003 – pozn. red.), kde sa v Kongresovom paláci zišlo 640 facility manažérov z celého sveta a prišla aj celá svetová elita z tejto oblasti. Žiaľ, pre našich odborníkov táto akcia zostala na okraji záujmu a neskoršia strnulosť voči zahraničiu viedla až k našej výraznej izolácii. V oblasti zahraničných kontaktov so svetovým facility managementom nám stále odchádza vlak.

Aká je teda súčasná situácia a ako funguje IFMA CZ dnes?
Sme o desať rokov starší a skúsenejší. To sa musí niekde prejaviť. V prvom rade tí, ktorí FM celý čas vnímajú, už vedia, že za týmto odborom sa neskrýva len správa majetku, ale že je integráciou riadenia všetkých podporných služieb vo firmách. Väčšinové povedomie síce stále stagnuje v koľajach správy budov, ale už zaznamenávam, že sú medzi nami odborníci, ktorí vnímajú skutočný rozmer tohto odboru. Usilujeme sa tomu pomôcť nielen výukou na vysokých školách, ale aj propagáciou v článkoch, usporadúvaním seminárov a akcií a v poslednom čase aj rekvalifikačným kurzom, v ktorom poslucháči získajú o odbore komplexný prehľad.

Práve toto vzdelanie je jedným z posledných produktov, ktoré IFMA CZ iniciovala. Asociácia takisto usporadúva pravidelné výročné konferencie s názvom Týden facility managementu v Prahe a každú poslednú stredu v mesiaci sa na raňajkách v Café Louver stretávajú záujemcovia o členstvo s členmi IFMA CZ a niektorými členmi predstavenstva. Obľúbenou aktivitou sú exkurzie do zaujímavých priestorov. IFMA CZ žije a bude sa veľmi tešiť, keď sa do jej radov prihlásia ďalší odborníci.

Kde môže facility manažér získať potrebné znalosti?
Tu by som otázku rozdelil do dvoch oblastí. V prvom rade už existuje výučba facility managementu na vysokých školách. Ide prevažne o jednotlivé predmety, ale už sa tu začína tradícia a prví absolventi majú o odbore znalosti. Druhou oblasťou sú súčasní odborníci z praxe. Tí majú rutinu v krvi, ale väčšinou sú to odborníci len v úzkej oblasti FM. Potrebujú získať základnú predstavu o celom jeho rozsahu. Na to slúžia najmä konferencie a semináre. Niektoré spoločnosti začali s odborne zameranými workshopmi a kurzami, sú však veľmi krátke a všeobecné. Keďže som v predstavenstve IFMA CZ za oblasť vzdelávania a štandardizácie zodpovedný, rozhodol som sa riešiť to radikálnejšie. V roku 2008 som zostavil vzdelávací program prísne sledujúci líniu normy a ministerstvo školstva sme požiadali o akreditáciu. Tú sme získali a už v júni 2009 sa končilo prvé kolo rekvalifikačného kurzu, v ktorého závere si prví absolventi prevzali oficiálne osvedčenie o odbornosti facility manažér.

Kde vy sám momentálne cítite najväčšiu slabinu FM v Českej republike?
Menoval by som asi dve oblasti. V prvom rade je to nevyváženosť dopytu a ponuky. Na trhu je už kvalitná a silná skupina tzv. FM poskytovateľov, ktorí poznajú svoj odbor, majú zavedené systémy a vedia si so všetkým poradiť. K nim však neexistuje odborná protiváha. V jednotlivých podnikoch väčšinou nie sú kvalitní facility manažéri a riaditelia podnikov túto oblasť úplne podceňujú alebo si neuvedomujú jej význam. Potom je bežné, že keď sa obrátite na facility manažéra napríklad s ponukou na vzdelávanie, jeho bežnou odpoveďou je, že oni vzdelávanie nepotrebujú, pretože celý FM outsourcovali. To znamená, že tu chýba potrebný riadiaci odborník.

Mohlo by sa zdať, že je to výborná správa pre FM poskytovateľa, ktorý si s týmto podnikom môže robiť všetko, čo uzná za vhodné. Ak sa však s FM poskytovateľom rozprávate, dozviete sa, že mu táto situácia príliš nevyhovuje. Podnik bez dobrého facility manažéra totiž nevie, čo chce, nedokáže špecifikovať požiadavky a v konečnom dôsledku je stále nespokojný, že služby nie sú dostatočne kvalitné, nie sú v zodpovedajúcej cene a podobne. Do praxe prichádza povestné „nevie, čo chce a nedá pokoj, kým to nedostane“. Osveta, a najmä reorganizácia a vzdelávanie interných facility manažérov je obrovská úloha dnešných čias. Toto bolo zrejmé aj z reakcií prvých držiteľov osvedčenia facility manažérov – najväčší prínos nachádzali v komplexnom prehľade o odbore.

Druhým problémom je absencia facility manažérov v projekčnej fáze. V literatúre nájdete dôležitú informáciu o tom, že na konci projektu je rozhodnutie o 80 percentách všetkých celoživotných nákladov, ktoré budú vynaložené na zabezpečenie, prevádzku a likvidáciu objektu. V tejto fáze však na facility manažéra väčšinou nenarazíte, pretože ten je prizvaný až k odovzdávaniu stavby alebo ešte neskôr. Potom však už nie je schopný ovplyvniť prevádzkové náklady, prevádzkovú pohodu, problematiku bezpečnosti práce, kvalitu prostredia a ďalšie aspekty, ktoré prináša život v objekte. Často sa stretáva s problémami, ktoré projektantovi pripadali ako zbytočné, ale početnosťou a nepríjemnosťou môžu hrať pri užívaní budovy významnú úlohu. Facility manažéri sa preto musia stať neoddeliteľnými členmi projekčných tímov a budúcemu poskytovateľovi facility managementu musia garantovať, že prevádzka bude plynulá, efektívna a ekonomická, v objekte je možná flexibilita a jeho energetická náročnosť je nízka.

Čo by teda malo byť hlavným cieľom pre­stavby facility managementu vo firme?
Treba povedať, že koncepcia a stratégia facility managementu musí byť pripravená približne na päť až desať rokov dopredu. Spoločnosť si musí stanoviť, či bude používať vlastné nehnuteľnosti, alebo pôjde do prenájmu, ako bude riešiť nárast či znižovanie počtu pracovníkov a akým spôsobom chce zabezpečovať facility management. Tento materiál je stavebným kameňom pre všetky ďalšie etapy. Firma by si mala najať poradcu, ktorý jej pripraví projekt prestavby, vykoná analýzu jednotlivých FM procesov a v neposlednom rade vyšpecifikuje tzv. service level (SL). Toto je termín z pripravovanej tretej časti normy a vyjadruje potrebu presnej definície požiadaviek na každú internú službu zabezpečovanú vo firme. Pred týmto krokom by, samozrejme, malo dôjsť k systematizácii FM procesov (túto rieši ako tzv. kategorizáciu štvrtá časť normy). Kvalitne pripravený service level spolu s pripravenými zmluvami je základ na presné inštrukcie (taktické riadenie) v prípade interného zabezpečovania služieb FM, respektíve sa stáva podkladom na výberové riadenie poskytovateľa služieb FM.

Neoddeliteľnou súčasťou musí byť aj presné špecifikovanie systému merania a kvality služieb. To umožňuje nastaviť presne fungujúci systém bonusov a penalizácií. Všetko, čo som teraz vymenoval, musí byť previazané a vyžaduje si veľa úsilia a práce. Vedenie to tuší, preto často vypisuje výberové konania celkom naslepo a výsledky tak aj vyzerajú. Dôsledkom je nespokojnosť, striedanie dodávateľov a mrhanie prostriedkami. Častým neduhom tohto stavu je akási otrávenosť pracovníkov, ktorí vnímajú, že nič nefunguje a všetko si musia „nejako“ zariadiť sami. V poslednej poznámke je skrytý najväčší potenciál FM, a tým je, okrem úspor, zvýšenie produktivity každého zamestnanca. Kým to však nastane, musíme urobiť ešte veľký kus práce.

Dnes sa často skloňuje slovo kríza. Ako sa kríza dotkla facility managementu v Českej republike?
Toto je tak trochu kuriózna situácia. Na jednej strane je správa majetku (ktorá dnes prevažne zastupuje FM) prvou oblasťou, kde sa škrtá. A tak sa prestávajú udržiavať domy, zaisťujú sa minimálne počty revízií, šetrí sa na školeniach a podobne. Táto situácia má však aj pozitívny dosah. O facility management sa začína zaujímať vedenie spoločností. Donedávna o ňom nechceli počuť a dnes po ňom pokukávajú ako po možnom zdroji úspor. Je na facility manažéroch, aby vhodne ušetrili to, čo ide, obhájili prostriedky, ktoré sú na prevádzku nevyhnutné, a hlavne, aby využili situáciu a tento odbor začali v spoločnosti doslova predávať. Kríza sa jedného dňa skončí a tí, ktorí teraz „hasia“, budú potom zaskočení a nepripravení. Dobrý facility manažér si už dnes pripravuje stratégiu, nastavuje parametre a systémy, ktoré v správnu chvíľu zaktivizuje a rozbehne kvalitnú a efektívnu podporu rozvíjajúcej sa spoločnosti.

Petra Šťávová
Foto: Jaromír Kyncl (ABAS Report)

Článok bol uverejnený v magazíne Správa budov.