Vybrané povinnosti správcov bytových domov

Na účely správy bytového domu je potrebné okrem iného používať podpis vlastníka, ktorý musí na tento účel udeliť súhlas. Zároveň majú správcovia povinnosť uvádzať konečného užívateľa výhod. Čo sa považuje za udelenie súhlasu vlastníka a za akých podmienok je správca povinný uvádzať konečného užívateľa výhod?

Povinnosti správcov a spoločenstiev sú pomerne rozsiahle. Tentokrát sme sa zamerali na dva vybrané problémy – udelenie súhlasu na spracovanie podpisu vlastníka a povinnosť uvádzať konečného užívateľa výhod.

1. Spracovávanie podpisu vlastníka ako osobného údaja na účely výkonu správy

Rozsah ochrany osobných údajov na účel výkonu správy bytového domu je vymedzený v § 9 ods. 3 zákona č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov (ďalej ako „BytZ“), v zmysle ktorého „správca alebo spoločenstvo je oprávnené na účely správy domu spracúvať osobné údaje vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého alebo prechodného pobytu, číslo bytu, telefónne číslo, elektronická adresa, číslo účtu a kód banky“.

Podpis vlastníka však v tomto rozsahu nie je uvedený, aj keď je na účely výkonu správy nevyhnutný. Ustanovenie § 9 ods. 3 BytZ predstavuje zákonný základ spracúvania osobných údajov v zmysle § 13 ods. 1 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

Ak teda samotný zákon oprávňuje osobu (sprostredkovateľa alebo prevádzkovateľa) na spracovávanie určitých osobných údajov, nie je na tento krok potrebný súhlas dotknutej osoby, teda vlastníka bytu a nebytového priestoru.

Vzhľadom na to, že v rozsahu podľa BytZ nie je uvedený podpis vlastníka ako jeho osobný údaj, pri gramatickom výklade zákona je veľmi ľahké postupovať v zmysle § 14 zákona o ochrane osobných údajov, a teda požadovať na jeho spracovávanie súhlas.

Ak je spracovávanie osobných údajov založené na súhlase dotknutej osoby, prevádzkovateľ je povinný kedykoľvek vedieť preukázať, že dotknutá osoba poskytla súhlas so spracovávaním svojich osobných údajov (§ 14 ods. 1).

Ak prevádzkovateľ žiada o udelenie súhlasu na spracovanie osobných údajov dotknutú osobu, tento súhlas musí byť odlíšený od iných skutočností a musí byť vyjadrený jasne a v zrozumiteľnej a ľahko dostupnej forme (§ 14 ods. 2).

Vyššie opísaný postup v praxi znamená, že pri spracovávaní podpisu vlastníka je nevyhnutné vlastníkovi samostatne predložiť listinu, na základe ktorej vyjadruje súhlas na spracovanie svojho podpisu. Správca je až po jej podpísaní oprávnený spracovávať takýto osobný údaj.

Súhlas nemôže byť súčasťou inej dokumentácie, napr. hlasovacej listiny alebo prezenčnej listiny. Teda nato, aby mohol vlastník podpísať buď prezenčnú listinu, alebo hlasovaciu listinu, musel by najskôr podpísať súhlas so spracovávaním svojho podpisu ako osobného údaja.

Pri podpise je situácia zaujímavejšia o to viac, že súhlas na jeho spracovávanie by sa udeľoval samotným podpisom dokumentu obsahujúceho súhlas na jeho spracovávanie. V zmysle § 14 ods. 2 BytZ „sa rozhodnutia vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome prijímajú na schôdzi vlastníkov alebo písomným hlasovaním; na účely rozhodovania vlastníkov sa za schôdzu vlastníkov považuje aj zhromaždenie“.

V zmysle § 14a ods. 4 „písomné hlasovanie sa uskutočňuje na hlasovacej listine alebo na viacerých listinách, ktoré obsahujú úplné znenie schvaľovaného návrhu, otázky označené poradovými číslami, termín hlasovania, meno a priezvisko vlastníka bytu alebo nebytového priestoru v dome, jeho súhlas alebo nesúhlas vyjadrený vlastnoručným podpisom s uvedením dátumu hlasovania. Podpis vlastníka bytu a nebytového priestoru v dome na hlasovacej listine potvrdia najmenej dvaja overovatelia prítomní pri podpise, ktorí boli zvolení na schôdzi vlastníkov“.

Výkon hlasovacích práv vlastníka bytu alebo nebytového priestoru pri písomnom hlasovaní teda nie je možné realizovať inak ako vyjadrením súhlasu alebo nesúhlasu a vlastnoručným podpisom. Každému správcovi alebo spoločenstvu vlastníkov je úplne jasné, že existujú dva spôsoby hlasovania – schôdza (zhromaždenie) vlastníkov a písomné hlasovanie.

„Zo schôdze vlastníkov alebo z písomného hlasovania musí byť vyhotovená zápisnica. Prílohou zápisnice je originál prezenčnej listiny alebo hlasovacej listiny s priloženými splnomocneniami a vyjadrenie overovateľa, ktorý ju odmietol podpísať“ (§ 14a ods. 5 BytZ). Prezenčnú listinu nie je možné vyhotoviť bez toho, aby obsahovala podpisy prítomných vlastníkov.

Platí to aj pre hlasovaciu listinu, keďže v písomnom hlasovaní je proces jasne určený v § 14a ods. 4 BytZ, v zmysle ktorého: „Písomné hlasovanie sa uskutočňuje na hlasovacej listine alebo na viacerých listinách, ktoré obsahujú úplné znenie schvaľovaného návrhu, otázky označené poradovými číslami, termín hlasovania, meno a priezvisko vlastníka bytu alebo nebytového priestoru v dome, jeho súhlas alebo nesúhlas vyjadrený vlastnoručným podpisom s uvedením dátumu hlasovania.“

Vzhľadom na to, že opäť samotný zákon (BytZ) určuje povinnosť zverejniť zápisnicu s prílohami, považujeme tieto ustanovenia za zákonný základ zverejnenia podpisu, aj napriek tomu, že podpis ako osobný údaj nie je uvedený v rozsahu podľa § 9 ods. 3 BytZ.

K uvedenému sa vyjadril aj samotný Úrad na ochranu osobných údajov, ktorý k danej problematike uviedol: „Máme za to, že ak má prevádzkovateľ oprávnenie spracúvať meno a priezvisko dotknutej osoby, má ho aj na spracúvanie podpisu (nie biometrický podpis), avšak upozorňujeme na jednu z citlivých spracovateľských operácií, ktorou je zverejňovanie osobných údajov. Podpis je jedinečným písomným prejavom a nie vo všetkých prípadoch zakladá oprávnenie spracovávať meno a priezvisko dotknutej osoby aj možnosť zverejniť jej podpis. Súhlas vlastníka bytu nie je potrebný.“

2. Povinnosť uvádzať konečného užívateľa výhod v obchodnom registri vo vzťahu k správcom bytových domov

Povinnosť uvádzať konečného užívateľa výhod v obchodnom registri sa od 1. novembra 2018 týka veľkého množstva právnických osôb vykonávajúcich svoju činnosť na území Slovenska.

Táto povinnosť sa zaviedla zákonom č. 52/2018 Z. z., ktorým sa mení zákon č. 297/2008 Z. z. o legalizácii príjmov z trestnej činnosti (ďalej len „ZoLPTČ“) a okrem iného priniesla aj mnoho náročných právnych otázok, a to najmä vo vzťahu k povinnosti uvádzania konečného užívateľa výhod do obchodného registra.

Účelom tejto v podstate „novej“ povinnosti je primárne odhaľovanie a obmedzenie pohybu finančných prostriedkov a iných aktív zameraných na podporu a financovanie teroristických činov, čomu má pomôcť s tým súvisiaca identifikácia osoby, ktorá má z podnikania spoločnosti najväčší prospech, tzv. „konečného užívateľa výhod“, aby bolo jednoduchšie určiť túto osobu, ak by sa medzi povinnou osobou a ďalšou osobou vyskytli akékoľvek „pochybné“ obchody v hotovosti.

Z podstaty veci je nepochybné, že povinnosť uvádzať konečného užívateľa výhod sa vzťahuje na právnické osoby a fyzické osoby – podnikateľov.

Správcovia bytových domov sú v praxi takmer výlučne právnickými osobami, ktoré svoju činnosť vykonávajú ako obchodné spoločnosti založené podľa zákona č. 513/1991 Zb. Obchodného zákonníka, a to najmä ako spoločnosti s ručením obmedzeným (s. r. o.) alebo ako družstvá.

ZoLPTČ vymedzuje konečného užívateľa výhod vo všeobecnosti celkom jednoznačne. V zmysle § 6a ods. 1 ZoLPTČ „je konečným užívateľom výhod každá fyzická osoba, ktorá skutočne ovláda alebo kontroluje právnickú osobu, fyzickú osobu – podnikateľa alebo združenie majetku, a každá fyzická osoba, v prospech ktorej tieto subjekty vykonávajú svoju činnosť alebo obchod“.

V praxi to znamená, že konečným užívateľom výhod je tá fyzická osoba, ktorá má najväčší prospech z podnikania spoločnosti.

Je správca povinnou osobou v zmysle § 5 ZoLPTČ?

Pri hľadaní odpovede na uvedenú otázku je v prvom rade potrebné nahliadnuť do § 5 ods. 1 ZoLPTČ, ktorý taxatívne vymedzuje rozsah povinných osôb na účely ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti. V tomto zozname osôb nie je uvedený správca bytových domov alebo družstvo ako povinná osoba.

V zmysle § 5 ods. 1 ZoLPTČ je jednoznačne možné vyvodiť záver, že správca bytového domu nie je povinný uvádzať konečného užívateľa výhod zmysle § 5 ods. 1 ZoLPTČ.

V zmysle ust. § 5 ods. 3 ZoLPTČ „je povinnou osobou tiež právnická osoba, ktorá nie je uvedená v odsekoch 1 a 2, ak vykoná obchod v hotovosti v hodnote najmenej 10 000 € bez ohľadu na to, či je obchod vykonaný jednotlivo alebo ako viaceré na seba nadväzujúce obchody, ktoré sú alebo môžu byť prepojené“.

Správca bytového domu by technicky mohol spĺňať podmienky na zápis v prípade, ak by vykonal obchod alebo obchody v hotovosti v celkovej hodnote najmenej 10 000 €. V nadväznosti na uvedené je zároveň dôležité uviesť aj to, čo sa rozumie obchodom na účely ZoLPTČ.

V zmysle ust. § 9 písm. g) ZoLPTČ: „Na účely tohto zákona sa ďalej rozumie obchodom vznik, zmena alebo zánik záväzkového vzťahu medzi povinnou osobou a jej klientom a akákoľvek obchodná operácia klienta alebo v mene klienta, alebo nakladanie s majetkom klienta či v mene klienta, ktoré súvisia s činnosťou povinnej osoby, vrátane operácie, ktorú uskutočňuje klient vo vlastnom mene a na vlastný účet.“

Je teda správca bytového domu povinný podávať návrh na zápis konečného užívateľa výhod do obchodného registra alebo nie?

Už sme si povedali, že správca nespadá medzi povinné osoby podľa § 5 odsekov 1 a 2 ZoLPTČ a reálna pravdepodobnosť, že by sa správca bytového domu dostal do situácie, keď by vykonal obchod alebo obchody v zmysle vyššie citovaného ust. § 9 písm. g) ZoLPTČ v hotovosti v súhrnnej hodnote presahujúcej 10 000 €, je veľmi nízka.

Z uvedeného vyplýva, že povinnosť registrácie konečného užívateľa výhod sa na správcu bytového domu (eseročku alebo družstvo) vo všeobecnosti nevzťahuje, až na podmienenú výnimku podľa § 5 ods. 3 ZoLPTČ.

Touto výnimkou sú len prípady, keď správca bytového domu vykoná obchod alebo obchody v hotovosti v celkovej hodnote najmenej 10 000 € v priebehu jedného kalendárneho roka. V takomto prípade sa stáva osobou povinnou uvádzať konečného užívateľa výhod v neverejnej časti obchodného registra.

JUDr. Marek Perdík
CEO Finlegal services, s. r. o.
Spoločnosť Finlegal services, s. r. o., vymáha viac ako 52 000 pohľadávok a vykonáva pre správcov bytových domov a spoločenstvá právnu agendu.

Článok bol uverejnený v časopise Správa budov 4/2019.